現場の記録の事務・制作をAIに任せる。5項目の案内と、共通の確かめ方

1．現場の記録の5項目

ページのある項目は、名前からたどれます。「検査の中心」は、AIコンサルティングの「できること64項目」の記載と同じです。

2．最初の1業務の選び方

日報の転記と集計から始めると、紙の枚数と台帳の行数を突き合わせるだけで、抜けと二重を見つけられます。 点検記録の転記では、空欄・未実施・該当なし・異常ありを別々の状態として残し、前回の記載と並べて単位や様式の違いを分けて見ます。写真の整理では、元の写真は動かさず、撮影日時のない写真や別の現場の写真を保留に残して、台帳に戻って枚数を数え直します。安全書類では、提出先が指定した様式の版と必要書類の一覧を先にそろえ、提出済みの記録だけで問題なしとはしません。 備品の発注では、補充依頼と商品マスターを行ごとに並べ、品番・数量と単位・単価が合うかを見ます。似た品番への置き換え、箱と個の換算、単価の採用は人が決め、AIには候補と食い違いを出させます。点検記録や日報の転記では、紙の枚数と台帳の行数を合わせ、読み取れない数字は推測で埋めず、原本の写しに戻って確かめます。写真の整理では、命名のルールと台帳への紐付けを、写真の枚数と行数で突き合わせます。安全書類は、提出先の様式の版を人が確かめてから下書きに使います。

3．この分野で共通して確かめること

• 枚数：紙や写真の枚数と、台帳の行数が一致するか
• 読み取り：数字や手書きの文字の読み間違いを、抜き取りで原本と照合したか
• 空欄：必須の項目が空欄のとき、推測で埋めず「要確認」になっているか
• 様式の版：提出先の様式が最新の版か（安全書類）
• 状態の書き分け：空欄・未実施・該当なし・異常ありを、点検票のとおり別々に残したか
• 措置の原文：異常時の措置と未処置の記載を、言い換えずに原文のまま残したか
• 撮影日時・現場：日時のない写真や別の現場の写真を、推測で振り分けず保留にしたか
• 必要書類の欠落：指定された書類の一覧と、提出済みの記録・様式の版を照合したか
• 品番・単位・単価：備品の発注で、依頼とマスターの品番、箱と個の単位、単価が合っているか
• 原本に戻れる印：転記した行から、元の紙や写真の枚数・位置に戻れる識別の印が付いているか
• 読み取れない値：判読できない数字や手書きの文字を、推測で埋めず「要確認」に残したか
• 提出先の版：安全書類の様式が、提出先の最新の版か（人が確認したか）

4．当社に相談するとき

減らす項目は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。