写真整理・命名・台帳への紐付けをAIに任せる手順と枚数・日付・現場の確認

1．AIに任せること（写真の整理・命名・台帳への紐付け）

ファイル名、撮影日時の情報、台帳の行を照合し、社内整理用の新しい名前と紐付け先の候補を下書きさせます。写真の内容や傷の程度を判断する仕事は含めず、確認できる情報だけを使う範囲です。元ファイルの所在も残し、同名でも別フォルダにある写真を区別できる形にします。

渡すもの

• 元ファイル名、保存場所、撮影日時の情報を並べた写真一覧
• 行を識別する印、現場、撮影対象を含む台帳の写し
• 担当者が確認した現場一覧と撮影記録
• 社内整理用の命名規則と、情報が欠けた場合の保留ルール

AIが出すもの

• 元の保存場所・ファイル名と新しい名前を並べた対応表
• 台帳の該当行と、紐付けの根拠になった情報
• 日時不明、現場不一致、重複の疑いを分けた確認欄
• 振分け先別の枚数と、台帳に対応しない写真・行の一覧

例の対象は改修工事の写真と台帳です。重複や日時欠落の印は重なる可能性があるため、下表の項目を足して総枚数にする使い方は避けます。

2．AIでの進め方

1. 原本と作業対象を分ける：元の写真と台帳を保存し、AIには一覧と台帳の写しを渡します。AIに元のデータを直接書き換えさせず、移動・削除・一括改名もさせません。
2. 照合する情報をそろえる：撮った枚数、受け取ったフォルダ内の枚数、台帳の行数を記録します。撮影日時の情報と担当者が確認した日付は別欄にし、食い違いも残す形です。
3. 見本で保留の出方を試す：日時がない写真や別現場の写真を含む見本で、命名案と対応表を作らせます。未記載の日付を補ったり、同名の写真をまとめたりしていないか、人が確認する段階です。
4. 対応表を全体に広げる：見本で直した条件を使い、残りの写真について下書きを作ります。日時不明や端末の時計のずれが疑われるものは、名前を確定せず確認欄へ分けます。
5. 枚数と紐付け先をたどる：整理候補・重複候補・対象外候補・保留の振分け先が重ならず、合計が元の枚数と合うかを確かめます。台帳から写真を開き、写真からも台帳へ戻って、対応の抜けを見るとよいです。
6. 人が採用する案を決める：現場担当が保留理由を確認し、採用する名前と対応先を決めます。確認済みの対応表を残し、作業用の写しへの反映は人が管理する流れです。

3．確かめる点

検査の中心は、枚数、日付、現場との対応です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 日付がない写真や記録と日時が異なる写真を、誰に確認して保留を解くか。
• 重複候補や別現場の写真をどう扱い、原本をどこに残すか。
• 社内整理用の名前と提出用の名前を分け、発注者への確認を経てどの様式を使うか。
• 写真や一覧をAIへ渡してよい範囲と、対応表の採用・反映の可否。

5．AIへの指示文の作例

同じ架空の改修工事について、対応表と確認欄を分ける依頼の例です。

社内の写真整理用に、命名案と台帳への対応表を下書きします。
対象は架空の改修工事で、写真12枚と台帳10行です。
写真には撮影日時の情報がないもの2枚、別現場のもの1枚、
同じ写真の重複1組が含まれます。

添付する写真一覧、台帳の写し、確認済みの現場一覧、
社内の命名規則にある情報だけを使います。
元の写真と台帳は変更せず、移動・削除・改名は行いません。
写真の見た目から撮影日や現場を推測しません。

出力欄は、元の保存場所、元ファイル名、撮影日時の情報、
確認済みの日付、現場、台帳の該当行、新しい名前の案、
照合の根拠、振分け先、要確認の理由とします。
自信のない紐付けや時計のずれの疑いは、要確認欄に分けます。
日時欠落や重複の印は別欄に残し、振分け先は重複させません。
全ファイルを対応表に残し、振分け先別の枚数も併記します。
写真のない台帳の行は別に示します。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。