Document drafting and checking
会議メモから文書・資料へ。
決定・提案・不明点を分けるAI活用の実演。
議事録や報告資料は、整った文章になっても、担当や期限が正しいとは限りません。短い架空のメモから下書きを作り、出典を照合し、人が確認して共有するまでの進め方を説明します。
このページは架空データによる手順と想定出力の設計例です。実際のお客様の事例、AIを実行したログ、時間削減の実測値ではありません。
2026年10月22日公開／作成：合同会社Vaynexis
最初に決める完成条件
読み手は社内の責任者。完成形は、決定事項、提案、作業、未確認事項を分けた1ページの会議記録と、3枚の資料構成案です。どの記述も元メモの行番号でたどれるようにします。担当・期限・効果の数値を推測で足しません。
1．元メモを行番号つきで渡す
| 出典 | 架空の元メモ |
|---|---|
| 出典">M1 | 2026年10月22日。事務改善の試行について打合せ。まず1業務を対象にする。 |
| 出典">M2 | 決定：対象は日報から集計表への転記。 |
| 出典">M3 | 営業担当Aが、次回打合せまでに手順の初回案を作る。 |
| 出典">M4 | 次回の開催日は未定。 |
| 出典">M5 | 提案：週報の文章づくりにも広げたい。実施するかは未決定。 |
| 出典">M6 | 現在の作業時間と誤り件数は未測定。試行前後で確認する。 |
今回は個人名・顧客情報のない架空メモです。実務の録音やメモを渡す際は、社内の許可と利用するAIのデータ取り扱いを確認し、必要な範囲に絞ってください。聞き取れない箇所は無理に文章化せず、元の記録で確認します。
2．出典つきの下書きを指示する
次の架空メモだけを根拠に、社内共有用の下書きを作ってください。 出力1：会議概要、決定事項、提案、担当作業、未確認事項。 出力2：社内説明資料3枚の構成案（各見出しと要点）。 各項目の末尾に根拠の行番号（M1など）を付けてください。 提案を決定事項に変えないでください。 担当、期限、数値、承認者を推測で追加しないでください。 未定・未測定はそのまま示してください。 期限が「次回まで」で次回日が未定なら、具体日付を補わず要確認としてください。 資料に使える数値がない場合、グラフや削減率は作らないでください。 矛盾や情報不足があれば、必要な質問を別欄にまとめてください。 本文に「確認前の下書き」と表示し、自動送信はしないでください。
文書やスライドの自動作成ファイルではありません。テキストを開き、自社の許可範囲でコピーして試すためのひな形です。
3．文書と資料構成の想定出力
会議記録の下書き
| 区分 | 記載する内容 | 根拠 |
|---|---|---|
| 概要 | 2026年10月22日、1業務を対象とした事務改善の試行について打合せ。 | M1 |
| 決定事項 | 日報から集計表への転記を試行対象にする。 | M2 |
| 担当作業 | 営業担当Aが手順の初回案を作る。期限は次回打合せまで。開催日が未定のため具体日付は要確認。 | M3・M4 |
| 提案 | 週報の文章づくりへの展開案。実施は未決定。 | M5 |
| 未確認 | 次回開催日、現在の作業時間、誤り件数。 | M4・M6 |
確認前の下書きとして扱います。承認者や参加者の一覧はメモにないため追加しません。必要なら質問欄で確認します。
3枚の資料構成案
- 試行の対象：まず1業務。日報から集計表への転記を対象にする（M1・M2）。
- 次回までの作業：営業担当Aが手順の初回案を作る。次回日程は要確認（M3・M4）。
- 確認すること：試行前後の作業時間と誤り件数を測る。週報への展開は提案段階（M5・M6）。
これは資料の構成案です。実際のスライドファイルや成果のグラフではありません。数値がない段階で「50％削減」などの効果を作らず、測定項目を示します。
4．人が確認し、共有できる範囲を決める
| 確認箇所 | 照合の方法 | 差し戻す例 |
|---|---|---|
| 決定と提案 | M2・M5と区分を照合 | 週報への展開が決定済みになっている |
| 担当と期限 | M3・M4と一字ずつ照合 | 担当者を増やす、次回日を勝手に決める |
| 数値と効果 | M6と照合。未測定を維持 | 削減時間や達成率が追加されている |
| 根拠と抜け | 全項目の出典を確認し、M1〜M6の重要事項が含まれるか確認 | 出典の番号が違う、未確認事項が消える |
| 共有の範囲 | 担当者が内容と宛先、添付を確認して承認 | 未承認のまま送信する |
修正した箇所は「何を・なぜ直したか」を残します。根拠がない記述は削除するか要確認に戻します。次回日程などが決まったら、元メモを更新し、文書と資料の両方へ反映してから再確認します。
時間の記録も、確認までを含める
従来の作成時間と、AI利用時のメモ整理・指示・生成・出典照合・修正の実作業時間を同じ条件で測ります。初期の型づくりは別に記録します。この例の時間と削減効果は未測定です。見た目の整い方だけで、仕事が減ったと判断しません。
自社の文書・資料づくりを相談する
滋賀県愛荘町の合同会社Vaynexisが、業務の棚卸しと、AIへの指示・検査方法の設計を支援します。基本は、お手元のAIで実装していただくための手順づくりです。当社が文書や資料を制作する場合は、対象・完成形・検査方法を別途確認します。滋賀県内は訪問、全国はオンラインで対応します。
30分の無料相談は1社1回。メールと電話で受け付けています。初回の連絡に実際の顧客データや録音を添付する必要はありません。
電話：090-1079-0692／平日10:00〜18:00（土日祝休み）。メールが開かない場合・相談時に伝えること ／ AI業務改善の支援内容 ／ 料金と保証