日報・作業報告の転記と集計をAIで進める手順。枚数の突合と紙の読み違い

1．AIに任せること（日報・作業報告の転記と集計）

日報から日付・担当・作業内容・時間を拾う下書きと、読み取りに自信がない欄の洗い出しを依頼します。作業内容を要約して記載を落とすのではなく、原票の表現と所在を残す方針です。訂正の採否や合計の確定は人の担当とします。 読み取り後の照合に使う機能の例として、Acrobatではスキャン画像と認識されたテキストが表示されます（確認日：2026-11-02）。

渡すもの

• 対象期間・現場ごとの受領一覧と、原票の番号を付けた日報画像
• 日付・担当・作業内容・時間を並べる転記先の列見本
• 時間の単位、日付の区切り方、訂正を扱う社内の記入規則
• 再送・差替えの関係が分かる受領時のメモ

AIが出すもの

• 原票の番号と記載位置を添えた転記表の下書き
• 不鮮明な文字や未記入の欄を分けた確認待ち一覧
• 同じ日付・担当・作業内容が重なる日報の候補
• 受領一覧にあるのに転記行と対応しない原票の一覧

2．AIでの進め方

1. 受領した束を分ける：現場・対象期間ごとに受領一覧を作り、紙と写真で同じ日報が届いていないか整理します。原票の番号で後から画像へ戻れるようにします。
2. 見本で試す：読みやすい日報に加え、薄い文字や訂正のある日報も見本に含めます。人の転記結果と比べ、欄の取り違えや保留の出し方を確認します。
3. 別の下書きへ転記する：AIに原画像や元の台帳を直接書き換えさせず、別の表へ出力させます。読めない欄を文脈から補わせない指示も添えます。
4. 枚数と行を照合する：受領一覧・取込画像・転記行を原票の番号で結び、抜けと重複を探します。日報に作業の明細がある場合は、枚数と行数を単純に等しくせず、明細の対応までたどります。
5. 原票へ戻って直す：日付・担当・時間・単位を画像と見比べ、判断できない文字は記入者へ照会します。訂正した値と確認理由を残す進め方です。
6. 確認した表を集計する：人が対象期間・現場・単位を確定し、表計算ソフトの式で集計します。保留分を含む範囲を明示し、集計値から転記行と原票をたどって確かめます。

3．確かめる点

検査の中心は、枚数の突合、紙の読み取りの誤りです（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 訂正や差替えの経緯を確かめ、採用する原票を決めます。
• 読めない文字を記入者に照会し、転記する値を確定します。
• 日をまたぐ作業の区分や時間の単位を、社内の記入規則に照らして決めます。
• 未提出や保留分の扱いを決め、集計表の確定と共有を行います。

5．AIへの指示文の作例

次は、架空の日報10枚のうち、6枚分の記載だけを渡す場面の指示文です。

目的は、作業日報を集計前の転記表の下書きに整えることです。
受領一覧には原票あ〜この10枚があり、今回は下記の6枚分だけを渡します。
日付は同じ架空の作業日で、担当は架空の呼び名です。

| 原票 | 日付 | 担当 | 作業内容 | 作業時間 |
|---|---|---|---|---|
| あ | 作業日甲 | 担当甲 | 資材整理 | 2時間 |
| い | 作業日甲 | 担当乙 | 棚の清掃 | 1時間 |
| う | 作業日甲 | 担当丙 | 道具点検 | 空欄 |
| え | 作業日甲 | 担当甲 | 資材運搬 | 判読できない |
| お | 作業日甲 | 担当乙 | 通路清掃 | 2時間 |
| か | 作業日甲 | 担当丙 | 片付け | 1時間 |

資料にあることだけを使う方針です。
出力は原票・日付・担当・作業内容・作業時間・確認事項の列にそろえます。
空欄と判読できない欄は区別し、自信がない内容は確認事項へ分けます。
未提供の原票き・く・け・こは転記せず、受領一覧との差として挙げます。
記載のない値の補完、重複候補の削除、時間の合算は行いません。
原画像や元の台帳は変更せず、確認用の下書きだけを出す方針です。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

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