Sample · Audit Record
検査記録・処理ログ・月次レポートの見本
当社がお渡しする記録は3つです。検査記録、処理ログ、月次レポート。どれも「AIが何をしたか」ではなく「人が何を確かめたか」を残すものです。架空の会社の1か月を題材に示します。
この見本は、架空の会社と架空の1か月を題材に作ったものです。実在の会社、実在の数値ではありません。
Audit Record
検査記録（請求書の作成・2026年10月分）
- 会社
- 設備工事会社A社（架空）。滋賀県彦根市。空調・給排水の設備工事。事務1名
- 対象業務
- 請求書の作成。月30件前後
- 1件あたりの時間
- 10分（見積もり）。着手前に合意し、期間中は動かしません
- 時給
- 2,000円（給与台帳から。架空）
- 期間
- 2026年10月1日〜31日
- 記録した人
- 検査の欄は合同会社Vaynexisの検査担当。最終確認の欄はA社の事務担当
AIがするのは、工事台帳と見積書から請求書の下書きを作るところまでです。下書きは送付前に次の5項目で検査し、通ったものだけを事務担当が開いて送付します。
「合格」は検査を通った件数、「差し戻し」は検査が誤りを見つけて直した回です。直して送付しても合格には数えず、節約時間には合格の28件だけを使います。
何を確かめたか
| No. | 検査項目 | 確かめ方 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 1 | 合計金額の検算 | 明細の小計と消費税を足し直し、請求書の合計と比べる | 31件 合格 |
| 2 | 宛名と工事名の突合 | 工事台帳の発注者名・部署名・工事名と1字ずつ比べる | 29件 合格・2件 差し戻し |
| 3 | 消費税の丸め | 税抜合計の10%の端数が、貴社の規則（切捨て）どおりか | 30件 合格・1件 差し戻し |
| 4 | 件数の突合 | 工事台帳で10月に完了した案件数と、下書きの数が一致するか。多くても少なくても止める | 合格（31件＝31件） |
| 5 | 前月比±30%の異常 | 10月の請求合計が、9月の±30%に収まるか。外れたら人が見る | 合格（+4.5%） |
差し戻しは3件で、重複はありません。
見つけた誤りと直し方
| 案件番号 | 検査項目 | 見つけた誤り | 直し方 | 直した後 |
|---|---|---|---|---|
| 2610-017 | No.2 宛名 | 宛名に部署名（施設管理課）がなかった | 工事台帳の発注者欄から部署名を補った | 差し戻し。再検査のうえ送付 |
| 2610-021 | No.3 消費税の丸め | 税抜187,325円の消費税を18,733円（切上げ）としていた。規則は切捨てで18,732円 | 切捨てで計算し直し、合計を206,057円に直した | 差し戻し。再検査のうえ送付 |
| 2610-029 | No.2 工事名 | 工事名が同じ取引先の前回案件（9月完了）のままだった | 工事台帳の工事名に置き換えた | 差し戻し。再検査のうえ送付 |
人が最終確認した位置
検査を通った28件は、送付前に事務担当が1件ずつ開き、宛名と合計を見てから送付します。これが「人が最終確認した件数」です。差し戻した3件は事務担当が直し、当社が再検査して送付しました。人が直したので最終確認には入れず、差し戻しに数えます。
作る仕事の検査記録（業務マニュアル「請求書作成の手順」20頁）
同じ月に納めた成果物です。作る係と確かめる係を分け、確かめる係が実際の画面で手順を追いました。換算時間は着手前に合意した40時間です。
| 検査項目 | 見つけたこと | 直し方 |
|---|---|---|
| 手順の抜け | 2箇所。入金の消込の手順が飛んでいた。送付先の変更手順がなかった | 事務担当に聞き取り、2節を追加した |
| 用語のぶれ | 3箇所。「請求先」と「宛名」が混在していた | 「宛名」に統一し、用語の表を1頁目に置いた |
| 画面の記録との食い違い | 1箇所。手順書の画面名が、現在の画面と違っていた | 現在の画面を撮り直して差し替えた |
直したうえで、2026年10月28日に貴社が受け入れました。受け入れの判断は貴社が行います。
Processing Log
処理ログの形式
処理ログは1件1行です。AIが下書きを作るたびに1行増え、検査と最終確認の結果を同じ行に書き足します。件数はこのログの行を数えます。AIの報告からは数えません。
| 列 | 内容 | 誰が書くか |
|---|---|---|
| 日付 | AIが下書きを作った日 | AI（自動） |
| 案件番号 | 工事台帳の番号（年月と連番）。台帳と突き合わせられる番号を使う | AI（台帳から転記） |
| 宛名 | 請求先の会社名と部署名 | AI（台帳から転記） |
| 金額 | 税込の合計（円） | AI |
| AIの処理結果 | 下書きを作れたか。作れなかった場合はその理由も残す | AI |
| 検査の合否 | 5項目すべてを通れば合格。1つでも外れれば差し戻し | 検査（機械＋当社） |
| 差し戻しの理由 | どの項目で何が違ったか。合格の行は空欄 | 当社 |
| 確認者 | 送付前に開いた人 | 貴社の事務担当 |
| 確認日時 | 開いて確かめた日時 | 貴社の事務担当 |
記入例（2026年10月分から5行）
| 日付 | 案件番号 | 宛名 | 金額 | AIの処理結果 | 検査の合否 | 差し戻しの理由 | 確認者 | 確認日時 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10-02 | 2610-002 | 取引先B ビル管理会社 施設管理課 | 253,000 | 作成 | 合格 | 事務担当 | 10-02 16:40 | |
| 10-02 | 2610-003 | 取引先C 医療法人 総務課 | 1,078,000 | 作成 | 合格 | 事務担当 | 10-02 16:45 | |
| 10-06 | 2610-005 | 取引先D マンション管理組合 | 96,800 | 作成 | 合格 | 事務担当 | 10-06 10:15 | |
| 10-17 | 2610-017 | 取引先B ビル管理会社 | 418,000 | 作成 | 差し戻し | No.2 宛名に部署名（施設管理課）がない | 事務担当（直して送付） | 10-17 17:05 |
| 10-24 | 2610-024 | 取引先E 製造業 彦根工場 総務課 | 572,000 | 作成 | 合格 | 事務担当 | 10-24 15:30 |
この月のログは31行です。合格28行、差し戻し3行。月次レポートの件数は、この行数から数えます。
Monthly Report
月次レポートの見本（2026年10月分）
- 宛先
- 設備工事会社A社 御中（架空）
- 期間
- 2026年10月1日〜31日
- 対象業務
- 請求書の作成
- 数の出どころ
- 処理ログ31行と、検査記録
- 作成
- 合同会社Vaynexis。2026年11月2日
載せる数
| 項目 | 値 | 実測か換算か | 出どころ |
|---|---|---|---|
| 今月AIが処理した件数 | 31件 | 実測 | 処理ログの行数 |
| 作った検査の数 | 5項目 | 実測 | 検査記録 |
| 検査が見つけた不整合の件数 | 3件 | 実測 | 差し戻し3件（宛名1・消費税の丸め1・工事名1） |
| 検査を通った件数 | 28件 | 実測 | 処理ログの合格の行数 |
| 人が最終確認した件数 | 28件 | 実測 | 処理ログの確認者・確認日時の欄 |
| 節約時間 | 280分（4.7時間） | 換算 | 合意した10分 × 合格28件。時間は分を60で割り、小数第2位を四捨五入 |
| 受け入れられた成果物 | 1本 | 実測 | 業務マニュアル「請求書作成の手順」20頁。10月28日受け入れ |
| 成果物の換算時間 | 40時間 | 換算 | 着手前に合意した値 |
載せない数
月ごとに推定し直した削減時間、削減できた人件費、生産性の向上率は載せません。実測できないからです。節約時間の「10分」も見積もりですが、着手前に合意して固定するので月ごとに変わりません。動くのは件数だけです。
来月の着手予定
見積書の作成。11月の第1週に1件あたりの時間の見積もりを内訳つきでお出しし、合意してから着手します。検査項目は請求書の5つを土台に、単価表との突合を加えます。
成果連動の額
契約3か月目までは最低額がないので、これがそのまま今月の額です。最低額が効く月は、この額と最低額（ライトは月5万円）の大きい方になります。受け入れられた成果物の分は、換算時間 × 時給 × 50% で別に計算します。