点検記録の転記をAIに任せる手順。項目の欠落と前回との差を確かめる

1．AIに任せること（点検記録の転記）

任せる範囲は、元の点検票の記載を指定欄へ移し、抜けている項目と前回との違いを確認用に並べるところまでです。空欄・未実施・該当なし・異常ありを別の状態で残し、読み取れない文字や比較できない項目は確認欄へ分ける下書きとします。

渡すもの

• 設備を識別できる点検票・写真・メモと、元の記載位置が分かる情報
• 同じ設備の前回記録と、項目名・単位・様式の変更メモ
• 転記先の空の台帳様式と、人が選んだ点検項目の一覧
• 状態の書き分け、措置の原文保持などの転記ルール

AIが出すもの

• 設備・点検日・実施者・点検項目を対応させた転記の下書き
• 欠落、空欄、未実施、該当なし、異常ありを区別した確認欄
• 前回と今回の原記載を並べ、単位・様式の違いを添えた差分
• 措置の原文、未処置の記載、元の記載位置を残した一覧

2．AIでの進め方

1. 転記先を固定する：担当者が対象設備と採用する様式を選び、項目名と記載欄の対応を決めます。空欄の意味を推測で埋めない方針も添えます。
2. 元の記録を保つ：AIに元の点検票や台帳を直接書き換えさせず、別の下書きへ出力させます。写真やメモも、点検票との対応が追える形で渡します。
3. 見本で試す：空欄、単位の違い、未処置の記載を含む見本で試します。状態の書き分けと措置の原文保持を人が照合してから、対象を広げるとよいです。
4. 前回と並べる：同じ設備・同じ項目を対応させ、原記載のまま比較する下書きを作ります。単位や様式による違いと、内容の変化の候補を分け、比較できない所も残します。
5. 抜けと措置を照合する：項目一覧と元の記録を使って、下書きから落ちた欄を探します。異常の記載と対応する措置が離れていても、原文を省略せず照合します。
6. 確認後に反映する：読み取れない所や意味が曖昧な所は、点検の実施者へ確認します。担当者が確かめた下書きだけを台帳へ反映し、確認待ちの欄は残します。

3．確かめる点

検査の中心は、項目の欠落、前回との差です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 点検の要否・頻度・適用する基準は、前掲の公式資料と対象機械の資料を使って専門家に確認する事項です。
• 設備の安全性、使用の継続や停止、措置の内容・時期は、現場の責任者が判断します。
• 空欄の意味や不鮮明な記載の正しい内容は、実施者への確認で確定します。
• 台帳へ反映する内容と確認待ちとして残す箇所は、人が決めます。

5．AIへの指示文の作例

上の架空の例を含む点検票の転記を頼む指示文です。

架空の工場の月次点検票から、確認が必要な箇所を抜き出した例です。

資料にあることだけを使い、点検台帳への転記と前回との差の下書きを作ります。
題材は架空の工場の設備3台の月次点検票です。
設備名はミナモ架空機、コハル架空機、ソヨギ架空機です。
各設備の項目は、外観・固定・表示・異音・漏れ・隙間・振動・清掃の8項目です。
実際の点検の要否や頻度を示す例ではありません。

添付する今回票、前回票、空の台帳様式、項目一覧だけを参照します。
今回票には固定の空欄が1項目、前回と単位が異なる隙間が1項目、
「異常あり・措置は後日」の異音が1項目あります。

設備・点検日・実施者・項目・今回の原記載・前回の原記載・
状態・差の候補・措置の原文・元の記載位置・確認事項を並べます。
空欄、未実施、該当なし、異常ありは区別し、欠落を正常で補いません。
単位や様式の違いは別欄へ出し、原記載を残します。
同じ設備・同じ項目を対応させられない所は「比較不可」とします。
措置は言い換えず、読み取りに自信のない所は確認欄へ分けます。
合否、安全性、措置の完了は判定しません。
元の点検票・台帳は変更せず、別の下書きだけを出します。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

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