Data entry and checking
AIで転記・集計を進めるには。
重複と不明点を残して確かめる実演。
明細を表にするだけでは、仕事の完了を判断できません。6行の架空データを使い、入力の整理、重複の確認、件数と金額の照合、採用する範囲の決定までを説明します。
このページは架空データによる手順と想定出力の設計例です。実際のお客様の事例、AIを実行したログ、時間削減の実測値ではありません。
2026年10月22日公開／作成：合同会社Vaynexis
最初に決める完成条件
今回の完成形は「原本と照合できる一覧」と「確定・保留・重複を分けた集計」です。行の識別子、元の明細番号、原文、判断の根拠を残します。AIが金額や分類を推測して埋めた表は採用しません。
1．元データと条件をそろえる
この架空例では、金額は元資料に記載された税込の円単位です。税額の推定や会計判断は行いません。空欄は空欄のまま扱います。実際に試す際は、氏名・連絡先・取引情報などを伏せ、利用するAIの契約・データの取り扱いと自社の許可範囲を確認してください。
| 行ID | 明細番号 | 日付 | 費目の原文 | 金額（円） |
|---|---|---|---|---|
| R01 | B001 | 10月1日 | 消耗品 | 1,800 |
| R02 | B002 | 10月1日 | 交通費 | 3,200 |
| R03 | B003 | 10月2日 | 消耗品 | 2,400 |
| R04 | B002 | 10月1日 | 交通費 | 3,200 |
| R05 | B004 | 10月3日 | 空欄 | 900 |
| R06 | B005 | 10月3日 | 会議費 | 1,500 |
照合の条件：R04はR02と同じ明細番号です。初めは「重複候補」とし、人が原本を見て同じ明細の二重入力と確認できた場合だけ除外します。この例では、原本で同一と確認できたものとして次の結果を示します。別の取引なら番号の重複を修正して両方を残します。
2．AIへの指示を固定する
入力・処理の規則・出力・止める条件を一緒に渡します。数字の最終照合には、元資料と表計算などによる別の計算を使います。
次の架空の明細を整理してください。 ・行ID、明細番号、日付、費目の原文、金額を変更しない。 ・行を勝手に追加、削除、統合しない。 ・同じ明細番号は「重複候補」と表示する。人の原本確認が済むまで除外しない。 ・費目の空欄は「要確認」とし、推測で分類しない。 ・全行一覧と、確認が必要な行・理由の一覧を出す。 ・集計は、全行の参考合計と、確認済みの採用行の合計を区別する。 ・採用／保留／除外の件数と行IDを明示する。 ・必要な原本がない、読めない、条件が矛盾する場合は、その行を保留にして質問する。 最後に、人が照合する項目を挙げてください。
AIや表計算への一括取り込み機能ではありません。テキストを開き、自社の許可範囲でコピーして試すためのひな形です。
3．想定出力を、件数と金額で照合する
| 区分 | 行ID | 件数 | 金額（円） | 判断の根拠 |
|---|---|---|---|---|
| 採用 | R01・R02・R03・R06 | 4 | 8,900 | 費目と金額を原本と照合済み |
| 保留 | R05 | 1 | 900 | 費目の空欄。確認が済むまで確定集計に含めない |
| 除外 | R04 | 1 | 3,200 | R02と同じ原本の二重入力と人が確認した場合 |
件数の照合は 6行＝採用4行＋保留1行＋除外1行。金額の照合は 全行13,000円＝採用8,900円＋保留900円＋除外3,200円。重複を除いた9,800円も、費目が確認できた確定額8,900円とは区別します。
採用した4行の内訳は、消耗品4,200円、交通費3,200円、会議費1,500円です。元データと別の計算で照合します。実務では、元データ・指示・出力・確認者・確認日・除外理由を一組で保存します。
起こり得る誤りと、止める条件
- 13,000円をそのまま確定額にする：重複と未確認の行が混ざっています。
- 空欄900円を消耗品に補う：元資料にない分類です。
- 番号が同じだけで自動削除する：原本の確認が必要です。
- 原本が読めない、分類の基準がない、件数・金額が一致しない：その範囲を保留にし、担当者に確認します。
この段階のAIの役割は整理と確認箇所の提示です。帳簿への反映、送信、支払いや承認など、後続の操作は自動で行いません。
4．確認・修正を含めて効果を測る
同程度の件数・難しさの仕事で、人手の準備・処理・確認・修正時間と、AI利用時の準備・操作・確認・修正時間を測ります。初期の手順作成時間は別欄に残します。経過時間と実際に手を動かした時間も分けます。
| 比較する項目 | 従来の方法 | AIを使う方法 |
|---|---|---|
| 対象件数と難しさ | 未測定 | 未測定 |
| 準備＋処理＋確認＋修正の実作業時間 | 未測定 | 未測定 |
| 誤り・差し戻し・保留の件数 | 未測定 | 未測定 |
確認まで含めて負担が減るか、品質が維持できるかを複数回確かめてから適用範囲を広げます。削減率や導入効果は、ここでは保証していません。
自社の仕事で、どこから試すか相談する
滋賀県愛荘町の合同会社Vaynexisが、業務の棚卸しと、AIへの指示・検査方法の設計を支援します。基本は、お手元のAIで実装していただくための手順づくりです。制作が必要な場合は対象と範囲を別途確認します。滋賀県内は訪問、全国はオンラインで対応します。
30分の無料相談は1社1回。メールと電話で受け付けています。初回の連絡に実際の顧客データを添付する必要はありません。
電話：090-1079-0692／平日10:00〜18:00（土日祝休み）。メールが開かない場合・相談時に伝えること ／ AI業務改善の支援内容 ／ 料金と保証