備品の発注をAIで下書きする手順。品番・数量・単価をマスターと照合

1．AIに任せること（備品の発注）

Microsoft の Dynamics 365 の操作例では、発注明細に商品、数量、価格などを記載すると説明しています（確認日：2026-11-03）。 Excel の XLOOKUP 関数は、範囲や配列を検索し、最初に見つかった一致に対応する項目を返します（確認日：2026-11-03）。 ここからは当社の整理です。 AIに依頼する範囲は、補充依頼を商品マスターと突き合わせ、発注候補と要確認の行に分ける下書きです。検索結果だけで同じ商品と断定せず、依頼の記載と照合先の値を併記させます。品番の補正、単位の換算、単価の採用は人が確認してから反映します。

渡すもの

• 補充依頼の写し。依頼者、品番、名称・規格、希望数量と単位を残します。
• 商品マスターの抜粋。品番、名称・規格、購入単位、入り数を含めます。
• 承認済みの単価表や見積。単価の対象となる単位も添えます。
• 発注済み・納品待ちの一覧と、担当者が確認した在庫の状況。

AIが出すもの

• 依頼の記載とマスターの値を並べた発注候補。
• 品番、数量・単位、単価の食い違いを分けた確認欄。
• 照合に使った資料名と該当箇所。
• 資料不足や判断に迷う行の保留一覧。

突合の見本です。単価は表記した購入単位あたりの架空の金額です。「記載は一致」の行も、発注済み分との重複や補充の要否まで承認した扱いにはしません。

2．AIでの進め方

1. 照合元をそろえる：使う商品マスターと単価表を人が選び、依頼の写しに対応づけます。使用する版もそろえます。
2. 見本で試す：品番の取り違え、単位の食い違い、単価の違いを含む見本を渡します。違いを別の欄に残せるか確かめます。
3. 元データを保護する：AIには写しを渡し、元の表を直接書き換えさせません。結果は別の下書きとして受け取ります。
4. 根拠を並べて出す：依頼値とマスターの値、照合元を併記させます。空欄や対応先が定まらない行は、推測で埋めず保留欄に出します。
5. 食い違いを担当者に戻す：確認表で照合し、品番や単位の訂正内容を依頼者と確認します。修正後も該当行を見直す流れです。
6. 承認して送信する：発注済み分と補充の要否を人が確かめ、承認した内容を送信します。保留行は確定分に混ぜません。

3．確かめる点

検査の中心は、品番と数量、単価です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 似た規格や別の色を代替品として認めるか。
• 単位の食い違いをどう直し、補充量をどこまで認めるか。
• 単価の違いや追加費用を承認するか。
• 保留を解消して発注を確定し、送信するか。

5．AIへの指示文の作例

上の架空の表に添える指示文です。

目的は、現場の消耗品の補充依頼を発注候補の下書きにすることです。
渡した表の依頼欄とマスター欄にある情報だけを使います。
元の表は変更せず、別に下書きを出します。

品番の対応、名称・規格、数量、単位、入り数、単価を照合します。
出力欄は「依頼の記載／マスターの値／照合元／食い違い／人への確認事項／保留の理由」です。
食い違いは品番、数量・単位、単価に分けて残します。
品番の似た候補を見つけても、置き換えや行の合算は行いません。
単位の自動換算、単価の採用、空欄の推測補完は行いません。
自信のない所や資料が足りない所は保留の理由に出します。
記載の一致と発注の承認を分け、送信は行いません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。