安全書類の下書きをAIに任せる手順。様式の版と必要書類の欠落を確かめる

1．AIに任せること（安全書類の下書き）

AIに任せるのは、渡した資料から記入候補を拾い、書類ごとの不足と食い違いを並べる作業です。様式や必要書類を推測で追加せず、不明な欄は確認待ちとして残す下書きにします。 公式資料の説明として、厚生労働省の様式案内では、更新日は各様式で確認するよう案内されています。 国土交通省のページには、作業員名簿の作成例が掲載されています。 同ページは、発注者から法令以外の項目を含む記載・作成の指示がある場合の協議にも触れています。

渡すもの

• 提出先が指定し、人が採用する版を確認した空の様式
• 必要書類の一覧と、それぞれの提出先・期限・担当
• 提出済みの記録と、照合に必要な範囲の名簿・資格・保険の確認用資料
• 記入欄と参照資料の対応、補わない項目を記した作業ルール

AIが出すもの

• 参照した資料と箇所を添えた記入案
• 必要・提出済み・期限・担当を並べた欠落表
• 氏名・資格・保険などが書類間で食い違う箇所
• 空欄や判読できない箇所、責任者への確認事項

2．AIでの進め方

1. 提出先の指示をそろえる：現場責任者が対象工事、必要書類、採用する様式の版を決めます。前の工事の一覧をそのまま基準にはしません。
2. 原本と作業用を分ける：元の名簿や提出済み記録を保存し、AIには作業用の写しを渡します。元のデータを直接書き換えさせず、記入案を別に出す方法です。
3. 見本で照合を試す：架空の見本に、未提出・旧版・期限切れの記録を入れて試します。提出済みという記録だけで問題なしとせず、確認事項に残るかを見ます。
4. 書類単位で下書きを作る：記入案と欠落表を作り、根拠の箇所を添えます。欄が埋まったこと、提出したこと、内容を確認したことを分けて扱うとよいです。
5. 責任者が原本と照合する：様式の版、添付の有無、資格・免許・保険の有効期限を確かめます。教育の実施や資格の保有を、空欄から推測して補っていないかも確認の対象です。
6. 提出と記録を人が行う：確認待ちを解消した後、責任者が提出を判断します。提出先の受領確認を得た記録も、人が残します。

3．確かめる点

検査の中心は、様式の版、必要書類の欠落です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 今回使う様式と必要書類の範囲を、提出先の指示に照らして決めること
• 適用する法令や資格の要件を専門家に確認し、作業への配置を判断すること
• 旧版の差し替えや期限切れへの対応を、提出先・現場責任者と決めること
• 下書きの承認、提出、受領確認を完了として扱うこと

5．AIへの指示文の作例

上の見本を使い、記入案と確認待ちを分ける指示の例です。

見本の欠落表では、未提出、旧版、期限切れを別々に扱います。書類名も説明用に置いたものです。

架空の工事の入場準備について、添付の見本と指定様式から下書きを作ります。
必要書類は見本の一覧を基準とし、独自に追加・除外しません。
資料にあることだけを使い、元のデータは変更しません。
様式の版は指定された版と比較し、分からなければ確認待ち欄に残します。
提出済みの記録、様式の版、資格の期限を別々に扱います。
記入案には参照資料と箇所を付けます。
欠落表には書類名・必要・提出済み・期限・担当・確認事項を並べます。
自信のない箇所や資料間の食い違いは、根拠とともに確認待ち欄へ出します。
教育の実施、資格の保有、保険の有効性は推測で補いません。
提出や作業への配置の可否は判断しません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

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