在庫表の更新と発注点の警告をAIに任せる手順。差引とマイナス在庫を確認

1．AIに任せること（在庫表の更新と発注点の警告）

人が定めた「期首＋入庫−出庫±調整＝期末」の式で、品目・保管場所ごとの更新案を作る仕事です。記録済みの期末との差、マイナス、承認済みの発注点未満を分けて出させます。理由が分からない差は推測で埋めず、調べる候補として残す範囲です。

渡すもの

• 期首と記録済みの期末在庫、品目の識別記号、保管場所、数量の単位。
• 対象期間の入出庫履歴と、返品・廃棄・移動・取消・調整の記録。
• 品目・保管場所別の承認済み発注点と、発注済み・予約済み数量を比較に含めるかの決まり。
• 反映済みの記録を見分ける識別記号と、前回どこまで反映したかの記録。

AIが出すもの

• 元の記録をたどれる、計算過程つきの期末在庫の更新案。
• 差引の不一致とマイナス在庫の一覧。
• 発注点を下回る行と、発注点が未設定で比較を保留した行の一覧。
• 反映候補・反映済み・保留の記録と、それぞれの件数を照合する一覧。

2．AIでの進め方

1. 対象をそろえる：在庫の基準時点と入出庫を集める期間を人が決めます。品目・保管場所・単位がそろわない記録は、計算から分けて保留にする扱いです。
2. 見本で差引を試す：架空の表を使い、担当者が計算した答えとAIの下書きを照合します。マイナス、発注点未満、発注点と同じ値、調整のある行で扱いを確かめるとよいです。
3. 反映する記録を絞る：識別記号で反映済みの入出庫を除き、今回の対象を残します。重複か判断できない記録は保留とし、反映候補・反映済み・保留の件数が元の履歴と合うかを見ます。
4. 更新案と警告を分ける：AIには元のデータを直接書き換えさせず、別の表として下書きを出させます。計算上の期末と記録済みの期末の差、マイナス、発注点未満を別々の欄に残す形です。
5. 元の記録で理由を調べる：担当者が入出庫の伝票や現物と照らし、入力漏れ・時点のずれ・実棚との差などを調べます。マイナスという理由だけで数量を訂正せず、確認できた理由を記録します。
6. 確認後に反映して履歴を残す：人が承認した行を在庫表へ反映し、対象の識別記号と範囲を記録します。再処理で同じ入出庫を重ねて足さないよう、前回の反映記録と照合する形です。

3．確かめる点

検査の中心は、入出庫の差引、マイナス在庫の検出です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 発注点と安全在庫の数量、その根拠を見直す時期。
• マイナス在庫の原因と、元の記録や数量を訂正してよいか。
• 発注済み・予約済み数量、納入までの期間を踏まえた追加発注の要否。
• 在庫表に反映する行と、保留した行を再確認する担当者。

5．AIへの指示文の作例

差引の不一致と警告を分ける作例です。

発注済み・予約済み数量は今回の比較に含めません。

架空の資材置場の在庫確認として、更新案の下書きを作ります。
元の表は変更せず、渡した資料にあることだけを使います。
全品目は同じ保管場所で、数量の単位は個です。
入庫・出庫は今回の対象期間の集計、調整は符号つきです。
発注点は架空の承認済み値で、未満を警告の対象にします。
発注済み・予約済み数量は今回の比較に含めません。

| 品目 | 期首 | 入庫 | 出庫 | 調整 | 記録済み期末 | 発注点 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 留め具 | 20 | 5 | 8 | 0 | 17 | 10 |
| 保護板 | 8 | 0 | 11 | 0 | -3 | 未設定 |
| 緩衝材 | 12 | 0 | 8 | 0 | 4 | 6 |
| ふた材 | 15 | 3 | 4 | -1 | 12 | 8 |
| 仕切り材 | 10 | 0 | 2 | 0 | 8 | 8 |

計算式は「期首＋入庫−出庫＋符号つき調整」です。
計算過程、計算上の期末、記録済み期末との差を出します。
マイナス、発注点未満、発注点未設定は別々の欄に分けます。
未設定の発注点は補わず、比較を保留します。
自信のない所や不足資料は別の確認欄に出し、理由を推測しません。
入出庫ごとの識別記号や反映履歴は、この表には含まれません。
重複の有無は確認済みとせず、追加で必要な資料を挙げます。
発注点の設定、数量の訂正、発注の確定は行いません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。