発注書の作成をAIに任せる手順。数量・単価・納期・宛先と送付前の確認

1．AIに任せること（発注書の作成）

AIには、資料にある品番・数量・単位・単価を所定の欄へ転記し、資料ごとの不一致や不足を別欄に出す下書きづくりを任せます。希望納期と取引先の回答納期、発注書の宛先と納品先も別に整理する方針です。未記入の価格や日付を補うこと、取引条件を交渉すること、承認や送信を行うことは任せる範囲に含めません。 Microsoft Learnの「発注書を作成する」では、発注ヘッダーに仕入先・配達場所・受領日などを含めています（確認日：2026年11月2日）。 同提供元の「発注書の承認と確認」では、仕入先の同意後に発注書の確定を記録する流れを示しています（確認日：2026年11月2日）。

渡すもの

• 承認された依頼書と、その依頼に対応する見積書・単価表
• 取引先名、担当窓口、送付先、納品先を確かめた一覧
• 希望納期と、取引先から受け取った納期回答の記録
• 使用する発注書の見本と、変更・取消・再発注の記録

AIが出すもの

• 資料の記載を転記した発注書の下書き
• 転記元の資料名と該当箇所を付けた照合用の一覧
• 単価の不一致、空欄、読み取れない箇所をまとめた確認欄
• 下書き・承認状況・取引先の確認状況を分けた管理欄

2．AIでの進め方

1. 発注の根拠をそろえる：承認された依頼書と対応する見積書を組にし、品番や改訂の表示を照らします。取消・変更・再発注の記録も添えて、今回作る書面の対象を人が決めます。
2. 見本で転記を試す：架空の見本を使い、単価が違う行や回答納期が空欄の行を確認欄に出せるかを見ます。下書きが読みやすいことと、内容が正しいことは別に確かめる扱いです。
3. 複製した資料から下書きを作る：AIには作業用の複製を渡し、元の依頼書・見積書・取引先一覧を直接書き換えさせません。転記元を残し、不明点は空欄のまま別欄に出す形にします。
4. 明細と合計を照合する：人が数量・単位・単価を原資料へ戻って確かめ、数量と単価の掛け算や合計を別に検算します。依頼書と見積書の単価が違う行は、採用する価格を担当者が確かめるまで送付対象から外す扱いです。
5. 納期と宛先を確かめる：希望納期と回答納期を並べ、回答のない日付を約束済みとして記載していないかを見ます。送付先の担当窓口と、商品を届ける納品先も分けて照合します。
6. 承認を経て送付を判断する：人が確認事項を解消し、社内の承認を受けた版を選びます。送付の記録と取引先からの回答を別に残し、回答前の注文を取引先確認済みに変えない運用とします。

3．確かめる点

検査の中心は、数量と単価、納期、宛先です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 不一致がある単価や数量について、相手への確認を経て何を採用するか
• 回答された納期や代替品を受け入れるか、追加の調整を行うか
• 変更・取消・再発注の扱いと、元の注文をどう整理するか
• 社内承認を受けた内容を、どの版で誰に送付するか

5．AIへの指示文の作例

架空の事務用品店への発注資料を照合し、単価の相違を下書きと分けて示す作例です。 付箋の行は、異なる単価を確認欄へ残し、人が確かめるまで採用単価を決めない想定です。

資料を照合するための表です。

目的：架空事務用品店甲への発注書の下書きと、確認用の一覧を作ります。
資料にある情報だけを使い、元資料の変更・発注の確定・送信は行いません。

宛先：架空事務用品店甲の受注窓口
納品先：発注元の事務所
希望納期：来月上旬
取引先の回答納期：未回答
元の依頼書：承認済みという設定
発注書の社内承認：未承認
取引先の確認：未確認

資料を照合するための表です。
| 品番・品名 | 依頼数量 | 依頼書の単価 | 見積書の単価 |
|---|---|---|---|
| P-A・鉛筆 | 10箱 | 300円／箱 | 300円／箱 |
| P-B・付箋 | 6包 | 280円／包 | 240円／包 |
| P-C・クリップ | 4箱 | 180円／箱 | 180円／箱 |

各資料の記載を区別し、発注書の下書きには転記元を付けます。
単価が違う行はどちらかを勝手に選ばず、採用単価を未確定にします。
不一致、不足、読み取りに自信のない所を別欄にまとめます。
希望納期を回答納期へ転記せず、未回答のまま残します。
下書き、社内承認、取引先の確認を別の欄にし、不明な状態は補いません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

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