転記ミスの原因と防止策。件数・合計・重複の3つで照合する

1．転記ミスは、5つの型に分けると探しやすい

「ミスがあった」で止めずに、どの型のミスかを分けると、見つけ方が決まります。

どの型が多いかは、職場や資料によって違います。この記事では割合の数字は出しません。自社で見つかったミスを型ごとに記録しておくと、どこから手を打つかを決めやすくなります。

2．防ぎ方は「写す回数を減らす」と「照合する」の2つ

一つ目は、写す回数そのものを減らすことです。元の資料がCSVやExcelで届くなら、手で打ち直さずに取り込みます。同じ内容を2つの表に打っているなら、片方からもう片方を参照します。取引先名を選んで入れる形にすると、表記のゆれも起きにくくなります。

二つ目は、写したあとに照合することです。ミスがまったく起きない入力の方法はないので、起きたミスを見つける手順を先に決めておきます。Microsoft のサポートページも、数式に値を直接打ち込む足し算は入力ミスが起きやすいとして、値をセルに置いて SUM 関数で合計する方法を勧めています。

3．照合の3つの確認：件数・合計・重複（Excel）

3つとも、元の資料と写した先の両方で数えて、同じになるかを見ます。

件数：COUNTA は「空白でないセル」を数える

COUNTA 関数は、範囲の中で空白でないセルの数を数えます。Microsoft のサポートページによると、空の文字列（""）を返す数式が入ったセルも数えます。数式が入った空欄のある列で数えると、件数が多く出ることがあります。件数は、伝票番号のように必ず値が入る列で数えます。

合計：同じ範囲を両方で足す

元の資料にも合計欄があれば、その数字と写した先の SUM の結果を比べます。合計が合っていても、行のずれ（金額は合っているが取引先が違う）は見つかりません。件数・重複とあわせて使います。

重複：COUNTIF で同じ番号の数を数える

COUNTIF 関数は、範囲の中で条件に合うセルの数を数えます。伝票番号の列の隣に上の式を入れて下までコピーすると、各行の番号がいくつあるかが出ます。2以上の行が重複の候補です。番号のない資料では、日付・取引先・金額を1つのセルにつないだ列を作り、その列で数えます。

重複の候補は、すぐに消さずに元の資料で確かめます。同じ日に同じ金額の取引が、本当に2件あることもあるためです。

4．同じ見方で2回見るだけのダブルチェックは、見落としが重なりやすい

担当者が写したものを、もう一人が同じ資料を横に置いて、上から順に見比べる。この方法は、2人目も1人目と同じ順番・同じ見方で見るので、1人目が見落とした所を2人目も見落とすことがあります。

そこで、2回目は見方を変えます。1回目が行ごとの見比べなら、2回目は件数・合計・重複を数えて比べ、合わなかった所だけを行ごとに見直します。数えて比べる方法は、誰がやっても同じ結果になるので、確認した記録も残しやすくなります。

5．AIに転記を任せる場合も、同じ照合が要る

AIに明細を読み取らせて一覧へ写す場合も、写した結果の件数・合計・重複を、元の資料と比べる手順は変わりません。AIが写した結果も、人が写した結果と同じく、元の資料と数えて比べるまでは正しいかどうか分かりません。

AIへの指示の書き方と、重複の候補や読み取れない行を「保留」として残す方法は、6行の架空明細を使ったAIで転記作業・集計を進める手順で紹介しています。Excel・CSV で重複を確かめる手順は、同じページの重複を確かめる手順にあります。

6．転記したあとの確認表

印刷するか、表の横に置いて使います。

7．転記の確認を、毎月の仕組みにしたいとき

毎月同じ転記がある場合は、元の資料の形、照合する列、重複や読み取れない行の扱いを決めておくと、担当が替わっても同じ確認ができます。手順の実演は転記・集計の実演ページにあります。

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