手順書（1業務・5頁程度）をAIで作る手順。すぐ試せる形にするための書き方と確かめ方
要点
手順書（1業務・5頁程度）は、業務マニュアルより範囲を絞り、1つの業務を「準備するもの・手順・うまくいかないとき・完成の条件」に分けて、すぐ試せる形にした文書です。担当者が実際にやって見せた内容を元にAIで下書きを作り、初めての人が手順書だけを見て試して、止まった所を直します。業務全体を扱うマニュアルは、別のページにあります。
手順書は、読んだ人が「これで本当にできる」と感じるかどうかが全てです。AIの書いた手順は読みやすくても、動作が1つ抜けていることがあるため、初めての人に試してもらうことを、検査の中心にします。
表・指示文・例は、説明のための架空の例です。AIが実際にそう答えることを示すものではありません。
1．AIに任せること（手順書（1業務・5頁程度））
AIに任せるのは、1つの業務について、担当者が実際にやって見せた内容（メモや録画の文字起こし）を、準備するもの・手順・うまくいかないとき・完成の条件の4つに分けた文書の下書きにするところまでです。正しいやり方を決めること、試して直すこと、使い始めることは、貴社の担当者が行います。
渡すもの
- 対象の業務を1つ（例：経費精算の申請）
- 担当者の実演のメモ、または録画の文字起こし
- その業務で使うファイル・システム・帳票の名前
AIが出すもの
- 手順書の下書き（4つの部分に分けた文書）
- 実演になかった点の一覧（担当者に確認する）
- 初めての人が試した結果の記録（止まった所と、直した所）
2．AIでの進め方
- 始まりと終わりを決める：「何が届いたら始め、何ができたら終わりか」を、業務ごとに1行で書きます。始まりと終わりが2つ以上ある場合は、手順書を分けます。
- 実演を記録する：担当者が、実際の画面で、声に出しながら1回やって見せ、メモか録画で残します。
- 4つの部分に分けて下書きを作らせる：実演の内容を、準備するもの・手順・うまくいかないとき・完成の条件に分けさせます。手順は、1つの手順に1つの動作にします。
- 実演と見比べる：担当者が、下書きと実演を見比べ、動作の抜けや、言い回しの違いを直します。
- 初めての人に試してもらう：その業務に慣れていない人が、手順書だけを見て作業し、止まった所・迷った所に印を付けます。
- 直して、版と日付を付ける：印を付けた所を直し、版と日付を書きます。業務が変わったときに直す人を決めます。
3．確かめる点
検査の中心は、同上。すぐ試せる形かです（当社の「できること64項目」の記載）。
| 確かめること | 見方 | 見落とすと |
|---|---|---|
| 試した結果 | 慣れていない人が、手順書だけで最後までできたか | 書いてある手順が1つ飛んでいて、実際には完了しない |
| 手順の粒度 | 1つの手順に1つの動作か。「確認する」だけの手順がないか | 何をどう確認するかが分からず、人によって結果が変わる |
| 実演との一致 | 手順が、担当者の実演と同じ順番か | AIが一般的な手順を足し、自社のやり方と違う |
| 画面・帳票の名前 | ボタンやファイルの名前が、現行のものと同じか | 古い名前のまま書かれ、探せない |
| うまくいかないとき | よくある失敗と、そのときの動き、相談する人が書かれている | 失敗したときに誰に聞くかが分からない |
| 完成の条件 | 終わりが、見て分かる形で書かれている | 終わりの判断が人によって違い、やり直しになる |
| 版と日付 | 最新の版であることが、見て分かる | 古い版の手順書が使われ続ける |
4．人が判断する所
- 正しいやり方（会社としての標準）の決定
- 失敗したときの判断と、相談先の決定
- 試した結果の受け入れ（使い始めてよいかの判断）
- 手順書を直す担当と、見直しの日の決定
5．AIへの指示文の作例
手順書の下書きを頼むときの指示文の作例です。業務と実演の内容は架空で、AIが実際にそう答えることを示すものではありません。
次の実演のメモから、「経費精算の申請」の手順書の下書きを作ってください。 ・「準備するもの」「手順」「うまくいかないとき」「完成の条件」の4つに分け、手順には番号をふってください。 ・手順は、1つの手順に1つの動作にしてください。 ・実演のメモにない動作は足さず、足りない点は「実演なし」と書いてください。 ・最後に、初めての人が試すときに止まりそうな箇所を3つ挙げてください。 【実演のメモ】 申請の画面を開く。領収書の写真を添付する。金額と日付を入力する。上長を選んで送信する。承認の通知が来たら終わり。
6．当社に相談するとき
この仕事は、当社のAI（Claude）で作り、作る係と確かめる係を分けて、検査記録つきで納めます。AIの契約がなくてもお受けできます。
どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。