台帳の整備をAIに任せる手順。列の仕様と件数から重複・欠落を確かめる

1．AIに任せること（台帳の整備（1,000行まで））

Excelの「重複の削除」では、重複データが完全に削除されます（確認日：2026-11-03）。 Excelのデータの入力規則では、既存のセルに無効なデータがあっても自動的な通知は行われません（確認日：2026-11-03）。 ここからは当社の整理です。 AIに任せるのは、承認した仕様表に沿って列を並べ、確認が必要な行を取り出す下書き作業です。空欄を推測で埋めず、同じ備品らしい行も候補として残します。統合や除外を反映するのは、人が内容を確認した後です。

渡すもの

• 元の台帳の作業用コピーと、元の行をたどるための行識別子
• 列名・入れる形式・必須かどうかを記した仕様表
• 備品を識別する項目と、重複候補に挙げる基準
• 整備対象の範囲、除外の扱い、確認担当者

AIが出すもの

• 元の行識別子を保持した台帳の下書き
• 重複候補・必須欄の空白・形式違いの一覧と該当理由
• 元の行と整備後の行の対応、除外・統合の候補と理由
• 整備前後の行数の集計と、仕様だけでは決められない事項

架空の備品台帳では、次の仕様表を使って指摘を出す想定です。指摘の件数は、そのまま減らす行数には使いません。同じ行に空欄と形式違いがあっても、行数の集計とは分けて扱います。

2．AIでの進め方

1. 列の意味を決める：人が仕様表を作り、必須欄と備品を識別する項目を決めます。名前が同じという理由だけでは統合しない扱いにします。
2. 元の台帳を保全する：AIに元のデータを直接書き換えさせず、作業用コピーを渡します。整備後の台帳は別ファイルとし、元の行識別子を残す形です。
3. 見本で試す：重複候補、空欄、形式違いを含む少量の見本で試します。仕様の読み違いや、候補が勝手に削除されていないかを人が確認する段階です。
4. 下書きと指摘を分けて受け取る：台帳案とは別に、該当する行識別子と理由を受け取ります。まとめて見直しにくい量なら、分けた範囲を記録して進めるとよいです。
5. 件数と行の対応を確かめる：「元の行数＝整備後の行数＋除外行数＋統合で減った行数」で確認します。同じ行を除外と統合の両方に数えず、合計が合っても行識別子の対応までたどります。
6. 判断した変更を反映する：人が統合・除外・補完の採否を決め、理由を残します。確認待ちの行を明示したうえで、反映後の件数と必須欄を再確認して確定する流れです。

3．確かめる点

検査の中心は、件数の突合、重複と欠落の検出です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 何を備品として識別し、どの列を必須にするか
• 重複候補が同じ備品を指すか、どの記録を残すか
• 空欄の情報を何で確かめるか、補えない行をどう保留するか
• 除外や統合を採用するか、整備後の台帳を確定してよいか

5．AIへの指示文の作例

架空の備品台帳の作業用コピーと仕様表を添える場合の指示文です。

目的は、備品台帳の整備案と確認事項の下書き作成です。
添付の台帳と仕様表にあることだけを使います。
元のファイルは変更せず、整備案を別に出す方針です。

仕様表には、管理記号・備品名・保管場所・取得日を定義しています。
元の行識別子と元の値を残し、重複候補、必須欄の空白、形式違いを別の一覧にまとめる形です。
同名の備品は自動で統合せず、空欄や不明な日付は推測で補わない扱いにします。
自信のない所は確認待ちの欄に出し、行識別子・理由・人に確かめたい内容を添えます。

元の行数、整備後の行数、除外行数、統合で減った行数を別々に集計する形です。
人が承認するまでは除外・統合を反映せず、候補として示す扱いにします。
承認後は「元の行数＝整備後の行数＋除外行数＋統合で減った行数」を確認し、分類の二重計上を避けます。
元の行と整備後の行の対応も出し、件数が合わない場合は原因の候補を確認待ちに残します。

6．当社に相談するとき

この仕事は、当社のAI（Claude）で作り、作る係と確かめる係を分けて、検査記録つきで納めます。AIの契約がなくてもお受けできます。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。