業務マニュアル（20頁程度）をAIで作る手順。素材の集め方と、受け入れるときに確かめること

要点

業務マニュアル（20頁程度）は、担当者への聞き取り、既存のメモ、画面の記録を素材に、AIで下書きを作り、別の係が「手順の抜け・用語のぶれ・画面との食い違い」を確かめて納めます。受け入れる側は、実際に1人がマニュアルのとおりに作業してみて、止まる所がないかを見ます。自分で作る場合のやり方は、別のページにあります。

公開：2026年11月1日

マニュアルは、「書いてある手順が、実際の画面や現場と違う」ことに、使う人が迷ってから気づく「気づくのが遅い仕事」です。AIで作るときは、作る係と確かめる係を分け、確かめた内容を記録に残します。

表・指示文・例は、説明のための架空の例です。AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

1．AIに任せること（業務マニュアル（20頁程度））

素材（聞き取り・既存のメモ・画面の記録）から、目次、各章の手順・例外・終了の条件を整理した下書きを、AIが作ります。業務の正しいやり方を決めること、例外の扱いを決めること、受け入れて使い始めることは、貴社の担当者が行います。

渡すもの

担当者への聞き取り（録音でもよい）
既存のメモや古いマニュアル
画面の記録（画面の写し、操作の録画）と、使う帳票の見本
社内の用語の一覧

AIが出すもの

目次案（章立てと、各章で扱う業務）
マニュアルの下書き（各手順に、手順・例外・終了の条件）
検査の記録（何を確かめ、何を直したか）

2．AIでの進め方

範囲と読む人を決める：どの業務を、誰が読むか（新しく担当になる人、など）を決めます。20頁程度に収まる範囲に、業務を絞ります。
素材を集める：聞き取りと既存の資料を集めます。画面の記録は、実際の操作の順に残します。
目次を合意する：章立てと、各章で何を書くかを、先に貴社と決めます。ここで、書かないことも決めます。
AIで下書きを作る：素材から、手順・例外・終了の条件を分けて、章ごとに下書きを作らせます。素材にないことは足さず、足りない点は「素材なし」と書かせます。
別の係が確かめる：作った係とは別の係が、手順の抜け、用語のぶれ、画面との食い違いを、素材と現行の画面に照らして確かめ、直した点を記録します。
貴社が受け入れる：受け取った側は、1人がマニュアルのとおりに実際に作業し、止まる所・迷う所を書き出します。直したあとで、使い始めます。

3．確かめる点

検査の中心は、手順の抜け、用語のぶれ、画面との食い違いです（当社の「できること64項目」の記載）。

確かめること	見方	見落とすと
手順の抜け	聞き取りの内容と、マニュアルの手順を、章ごとに照合する。実際に1人が手順どおりにやってみる	新任者が途中で止まる。例外のときに対応できない
用語のぶれ	同じ物を別の言葉で呼んでいないか。社内の用語の一覧と比べる	「請求書」と「インボイス」など、別の物と受け取られる
画面との食い違い	マニュアルの画面の名前・ボタンの名前を、現行の画面と比べる	古い画面のまま書かれ、操作で迷う
例外と終了の条件	例外のときの動き、作業の終わりの条件が書かれているか	通常の流れしか分からず、終わったかどうかの判断が人によって違う
粒度	読む人に合った細かさか。新任者が読んで進められるか	細かすぎて読まれない、または粗すぎて使えない
機密・個人情報	実際の取引先名や個人情報が、載っていないか	社外に渡したときに情報が漏れる
更新の担当	誰が、いつ、直すかが決まっているか	業務が変わっても直されず、古いマニュアルが残る

4．人が判断する所

業務の正しいやり方（会社としての標準）の決定
例外の扱いと、判断の線引き
受け入れ（実際にやってみて、使い始めてよいかの判断）
マニュアルを更新する担当と、見直しの日の決定

5．AIへの指示文の作例

下書きを頼むときの指示文の作例です。業務と聞き取りの内容は架空で、AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

次の聞き取りメモから、「請求書の作成」の手順の下書きを作ってください。
・読む人は、新しく担当になる人です。
・各手順に「手順」「例外（うまくいかないとき）」「終わりの条件」を分けて書いてください。
・メモに書かれていないことは足さず、足りない点は「素材なし」と書いてください。
・使われている用語は、下の「用語の一覧」に合わせてください。

【聞き取りメモ】
月末に、受注台帳から当月分を抜き出して、請求書を作る。金額が合わないときは、納品書を見る。作ったら、上司に見せてから送る。
【用語の一覧】
受注台帳／請求書／納品書

6．当社に相談するとき

この仕事は、当社のAI（Claude）で作り、作る係と確かめる係を分けて、検査記録つきで納めます。AIの契約がなくてもお受けできます。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。