複数の表の突合をAIに任せる手順。重複・欠落を両方向の差分と件数で確かめる

1．AIに任せること（複数の表の突合（重複・欠落の検出））

AIには、受け取った表の列の意味を整理させ、指定した項目で対応する行を探す作業を任せます。結果は、対応あり・片方だけ・重複候補・判断待ちに分けた下書きです。行の存在の確認と、対応する行の内容の違いは分けて出し、元の表を訂正する作業には進めません。

渡すもの

• 対象範囲と抽出時点をそろえ、元の行をたどれる目印を付けた表のコピー。
• 列の意味と、同じ記録を見分ける照合キーとなる項目。
• 表記の違いを同一と扱う範囲と、勝手に変更しない値。
• 重複候補や判断待ちの出し方と、人が答え合わせした見本。

AIが出すもの

• 対応する行の一覧と、両側の元の行の目印。
• Aだけにある行とBだけにある行を分けた差分一覧。
• 同じ照合キーが繰り返される箇所と、判断待ちの理由。
• 表ごとの入力件数、分類別の件数、照合に使った項目のメモ。

2．AIでの進め方

1. 原本を残して範囲をそろえる：AIにはコピーを渡し、元のデータを直接書き換えさせません。対象外の行や集計行の扱いも、作業前に決めます。
2. 照合キーを決める：同じ記録を識別する項目を人が選び、文字か数値か、先頭のゼロや桁をどう扱うかを整理します。同じキーが繰り返される箇所は、対応を決める前に分けておくとよいです。
3. 答えの分かる見本で試す：対応あり、片方だけ、重複候補、空欄を含む見本で、期待した分類になるかを確認します。ずれた箇所は指示を直して再確認する段階です。
4. 両方向の差分を出す：Aを起点にBにない行を探し、Bを起点にAにない行も探させます。対応先の候補が重なる行は、無理に対応を決めず判断待ちに分ける方針です。
5. 件数と内訳を数え直す：人が表計算ソフトで入力表と結果を数え直します。重複・判断待ちを別管理し、照合キーに重複がない範囲では「Aの件数＝対応あり＋Aだけ」「Bの件数＝対応あり＋Bだけ」を照らし合わせるとよいです。
6. 差分の理由を確認する：元の行と照合キーへ戻り、抽出時点の違いや記録の未反映などを担当者が調べます。件数の照合後も、行の対応と内容を確認してから修正の要否を判断する流れです。

3．確かめる点

検査の中心は、両方向の差分、件数です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 何を同じ記録とするか、どの項目を照合キーに使うか。
• 同じキーが繰り返される理由と、明細を分ける必要の有無。
• 表記の違いや内容の差を許容する範囲。
• 差分が欠落なのか対象外なのかという判断と、修正・削除・追加の確定。

5．AIへの指示文の作例

架空の受注表と請求表を別添で渡す想定の指示文です。

目的は受注表Aと請求表Bの突合の下書き作成です。
使う情報は添付の表と列の説明にある内容に限ります。
照合キーは受注記号で、行の並び順は対応の根拠にしません。
元データの変更、削除、空欄の補完、表記の自動統一は行わない方針です。

出力は、対応あり、Aだけ、Bだけ、重複候補、判断待ちに分けます。
各行には、元の表の名前、行の目印、照合キー、分類理由を添えます。
キーが重複する行と、キーが空欄の行は、対応ありへ自動分類しません。
根拠が足りない所は判断待ちの欄へ出し、不足情報を記載する形式です。
対応する行の内容が異なる所は、行の有無とは別の欄に残します。

表ごとの入力件数と分類別の件数をまとめます。
同じ元の行の重複計上や、どの分類にも入らない行は確認対象です。
件数は人が表計算ソフトで数え直す前提です。
修正案は元の値と分け、採用は人の判断とします。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

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