業務フロー図をAIに任せる手順。手順書との一致と抜け・差し戻しの確認

1．AIに任せること（図解・業務フロー図（流れを1枚に））

Visio の公式ヘルプには、手順ごとに図形を配置する操作が示されています（確認日：2026-11-03）。同じく公式ヘルプは、各ステップの担当者や部門を表す枠を「スイムレーン」と説明しています（確認日：2026-11-03）。 ここからは当社の整理です。 AIには、元の文と図の要素を対応させた分類表、作業の前後関係、分岐と戻り先の候補を出させます。まず分類表を人が確かめ、その後に人が図を描く進め方です。AIに図のつながりをテキストで出させる場合も、資料にない条件や経路を補わず、不明点を別欄へ分ける形にします。

渡すもの

• 対象業務の範囲と、版・更新履歴が分かる手順書のコピー
• 担当者、確認者、引継ぎ先を示す業務分担の資料
• 分岐条件と、差し戻し・再申請の扱いを記した資料
• 図の用途と、表示する作業の細かさについての指定

AIが出すもの

• 元の文を添えた、開始・処理・判断・終了の分類表
• 作業名、担当、次の行き先を対応させた一覧
• 分岐と戻り先を含む、図のつながりの下書き
• 資料だけでは決められない箇所と、人への確認事項

経費申請の図の下書きで、分岐の片側や修正後の経路が抜けている場面を考えます。

2．AIでの進め方

1. 図にする範囲をそろえる：開始と終了、使う手順書の版を決めます。元のデータはAIに直接書き換えさせず、コピーを材料にして別の下書きへ出す形です。
2. 短い見本で分類を試す：通常の流れと差し戻しを含む短い範囲を渡し、元の文と分類が対応するかを人が確認します。作業と判断が混ざる箇所は、分け方をそろえてから対象を広げるとよいです。
3. 図の要素と出所を対応させる：分類表の各要素に、元の見出しや該当文を添えさせます。元の文に対応しない要素と、図に入っていない文を探すためです。
4. 分岐と戻り先を並べる：「はい」「いいえ」の行き先と、差し戻し後の再開位置を一覧にします。不明な行き先は空欄を埋めず、確認事項として取り出す扱いです。
5. 人が図にして経路をたどる：確認した分類表から図を描き、通常・差し戻しの流れを現場担当者と追います。矢印の向き、担当の切替え、途中の行き止まりが照合の対象です。
6. 採用する版を人が確定する：直した経路を手順書に照らし直し、確認者と元資料の版を残します。業務ルールの変更が必要な箇所は、図の修正とは分けて責任者へ戻すとよいです。

3．確かめる点

検査の中心は、手順書との一致、抜けと戻りの経路です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 図に含める業務の範囲と、細かい作業をまとめる程度
• 資料どうしで食い違う担当や分岐の扱い、確認を依頼する相手
• 差し戻し先や承認経路を変える必要性と、変更を認める責任者
• 現場で使う図としての採用、共有する範囲、版の確定

5．AIへの指示文の作例

経費申請の手順から分類表を作り、図にする前の確認事項を分ける指示の例です。

目的は、経費申請の業務フロー図にするための下書きです。
資料にあることだけを使い、元の資料は変更しない扱いです。

手順のメモ：
申請を受け付け、担当者が内容を確認する。
記載漏れがなければ承認して受付を終える。
記載漏れがあれば申請者へ差し戻す。
申請者が修正した後、担当者が内容を再確認する。

出力の形：
・開始／処理／判断／終了の分類表。元の文、作業名、担当、行き先を併記する。
・判断の「はい」「いいえ」それぞれの行き先と、修正後の戻り先。
・図のつながりを表したテキストの下書き。
・不明点、自信のない分類、資料だけでは決められない点を別欄にまとめる。
資料にない担当や経路は推測で確定せず、図としての採用は人の確認待ちとする。

6．当社に相談するとき

この仕事は、当社のAI（Claude）で作り、作る係と確かめる係を分けて、検査記録つきで納めます。AIの契約がなくてもお受けできます。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。