業務の洗い出し方。部署名ではなく「作業」で書く

1．1件の大きさは「受け取るもの」と「作るもの」が言える単位

書き出す1件は、入力（受け取るもの）と完成物（作るもの）が分かる大きさにします。部署名や仕事の大きなくくりのままでは、どこに時間がかかっているのかが見えません。

迷ったら、「この作業は何から始まり、何ができたら終わりか」を書いてみます。始まりと終わりが1つに決まらないときは、まだ大きすぎます。

2．総務・経理・営業事務の作業の例

どれも「〇〇を受け取って（見て）、△△を作る（更新する）」の形で書いています。自社の言葉に置き換えて使ってください。

総務

• 入社・退社の書類を受け取り、社員名簿を更新する
• 備品の申請を受けて発注し、届いたら備品台帳に記録する
• 会議室の予約の依頼を受けて、予定表に入れる
• 社内へのお知らせの文を作り、掲示・配信する
• 届いた郵便物を仕分けて、宛先の部署へ回す

経理

• 届いた請求書を確かめ、支払予定表へ写す
• 入金の明細と売上台帳を照合する
• 経費の申請と領収書を突き合わせる
• 請求書を作って送り、送った記録を残す
• 月末に、まだ入金のない請求の一覧を作る

営業事務

• 見積の依頼メールから、見積書の下書きを作る
• 受注した内容を、受注一覧へ入力する
• 納期の問い合わせに、出荷の予定を調べて答える
• 顧客名簿の住所や担当者を更新する
• 月ごとの売上の一覧を作る

3．洗い出しで漏れやすい作業

毎日している作業は思い出しやすい一方で、次のような作業は一覧から抜けやすくなります。

• 月末・月初だけの作業：締め、請求、集計、報告
• 年に1回の作業：年末の書類集め、契約や保険の更新の手続き
• 例外の対応：差し戻し、問い合わせへの回答、間違いの訂正
• 確認の作業：照合、承認を待つ間の確認、ダブルチェック
• ほかの作業の「ついで」：メールを見たついでの転記、電話のついでの記録

確認や例外の対応は、作業の一覧に書かれないまま時間を取っていることがあります。AIや仕組みで作業を減らすときも確認の時間は残るので、最初から一覧に入れておきます。

4．担当者に聞くときの質問の例

一覧は、作業をしている本人に聞きながら作ります。「何をしていますか」と大きく聞くより、時期や物を手がかりに聞く方が、作業が出てきやすくなります。

• 昨日の仕事を、朝から順に教えてください。
• 月末か月初にだけする作業はありますか。
• 1年に1回だけの作業は何ですか。いつごろですか。
• 差し戻しや問い合わせがよく来る作業はどれですか。
• ほかの人に確認してもらってから終わる作業はどれですか。
• 紙やメールで届いたものを、どこかへ写している作業はありますか。
• あなたが休むと止まる作業はどれですか。

聞いた内容は、その場で「〇〇を受け取って、△△を作る」の形にして、本人に確かめます。

5．一覧ができたら、1業務ずつチェックシートへ

一覧ができたら、時間がかかっている作業や、結果を確かめやすい作業から1つ選び、担当・頻度・いまの時間・元のデータ・ルールと例外などを書きます。10項目のチェックシートは、Excel などで開けるCSVで業務棚卸しチェックシートから保存できます（無料・登録不要）。

最初に試す1業務の選び方は、同じページの4項目チェックで確かめられます。

6．洗い出しの確認表

7．洗い出しから一覧づくりまでを頼むとき

自社だけで洗い出しを進めるのが難しい場合は、聞き取りから作業の一覧、AIで試す業務の選び方までを、業務の棚卸しとAI化プランとしてお受けしています。

まず話を聞いてみたい場合は、30分の無料相談をご利用ください。