AIで作るチラシ・DM・挨拶状と差し込み印刷。宛名・通数・郵便規格の確認

要点

AIには文面の下書き、名簿の列と印刷位置の対応案、確認待ちの抽出を任せます。人が確かめる中心は、宛名と本文の突合、通数、郵便の規格です。元の名簿を残し、見本の試し刷りを経て、送る対象と完成品を照合します。

公開：2026年11月3日／情報の確認日：2026年11月3日（出典はこのページの最後）

挨拶状や案内の発送では、文面づくりから宛先別の印刷・封入へと作業が続きます。文章が整っていても、本文の取り違えや重ねて封入する誤りがあるため、完成品まで確認が要ります。

表・指示文・数字は説明のための架空の例で、実在の会社の話ではなく、AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

1．AIに任せること（チラシ・DM・挨拶状の文面と差し込み印刷）

Wordの差し込み印刷では、Excelの表をデータのソースとして使えます（確認日：2026-11-03）。差し込みフィールドは、データを入れる文書内の位置をWordに指定するものです。Wordの［次のレコード］ルールは、新しいページを始めずに次のレコードへ進むために使います。日本郵便の定形郵便物は、長さ14～23.5cm、幅9～12cmの長方形です。定形郵便物の重さは50g以下です。定形郵便物の厚さは1cmまでです。ここからは当社の整理です。 AIには文面の下書きと印刷項目の整理を任せ、約束の表現や差し替え箇所を人が承認します。当社の確認では封入後の完成品を測り、選んだ郵便物の規格と照合します。

渡すもの

案内の目的、承認済みの事実、使う表現と避ける表現
必要な列に絞った名簿の写しと、送付・保留の指定
共通の本文、宛先別に替える箇所、完成形の見本
封筒・用紙と折り方

AIが出すもの

見出しと本文の下書き
名簿の列と本文・宛名欄の対応案
敬称の重なりや空欄を示した確認待ち
印刷・封入後に使う宛先別の確認表

名簿の列と、本文・封筒の位置の対応は、次のように整理します。

名簿の列	本文・封筒の位置	確認すること
宛先記号	作業用の照合欄	本文と封筒が同じ宛先か
宛名・敬称	本文の呼びかけ・封筒の宛名	敬称を重ねていないか
部署	宛名の部署欄	必要な部署が欠けていないか
住所・本文区分	封筒の住所欄・本文の差し替え箇所	空欄や別の本文がないか

2．AIでの進め方

発送対象を固定する：送付・保留を決め、元の名簿を保存します。AIには写しを渡し、元のデータを直接書き換えさせません。
文面を承認する：AIに共通本文と宛先別の文面案を出させ、資料にない約束を足していないか確かめます。
列と印刷位置を結ぶ：対応案を人が文書に設定し、宛名と本文を宛先記号で追います。空欄を推測で埋めず、確認待ちに分けます。
見本だけで試す：まず見本の宛先だけを実寸で試し刷りします。長い住所や空欄の行も試し、文字切れと宛先の進み方を見ます。
全件を印刷して数える：承認した送付対象を印刷し、対象件数と完成通数を比べます。印刷失敗や刷り直しは別に数えます。
封入して発送を承認する：封筒と本文を照合し、封入後の大きさ・厚さ・重さを測ります。完成通数と確認待ちの残りを確認し、投函へ進めます。

3．確かめる点

検査の中心は、宛名と本文の突合、通数、郵便の規格です（当社の「できること64項目」の記載）。

確かめること	見方	見落とすと
宛名と本文の突合、通数、郵便の規格	宛先別に封筒と本文を照合し、完成通数と実寸・重量を確認します	別の本文の封入、通数の差、規格との相違が残ります
敬称と正式な宛名	敬称の重なりと法人格の位置を承認済みの宛名と見比べます	宛名の表記が意図と異なります
部署名と住所の空欄	空欄の行を確認待ちに分け、担当者の回答と照合します	宛先の情報が不足したままになります
宛先の進み方と差し替え箇所	連続した出力で同じ宛先の繰り返しや項目名の残りを見ます	重複や飛ばし、未置換が残ります
印刷対象と完成品の内訳	保留・除外・失敗・刷り直しを分け、対象件数と発送する完成通数を比べます	送り漏れや重複発送につながります
実寸と承認済み文面	文字切れ、余白、折り位置と文面を試し刷りで見ます	読みにくさや変更前の案内が残ります

4．人が判断する所

案内する事実、約束の表現、宛先別に変える内容
送付・保留・除外の対象と、確認待ちへの回答
敬称や部署の扱い、正式な宛名の確定
郵送の方法、完成品の規格への適合、印刷と投函の承認

5．AIへの指示文の作例

挨拶状の下書きと確認待ちを分けて出す指示です。

目的：挨拶状の文面の下書きと、宛名・本文の対応案を作る。
承認済みの内容：日頃のお礼。今後も連絡を取り合いたい旨。
本文区分：通常／継続連絡。区分に合わせた結びの文案を出す。

架空の名簿8件：
記号｜宛名｜敬称｜部署｜住所｜本文区分
甲｜担当甲｜様｜部署甲｜住所甲｜通常
乙｜担当乙様｜様｜部署乙｜住所乙｜通常
丙｜担当丙｜様｜部署丙｜住所丙｜継続連絡
丁｜担当丁｜様｜部署丁｜住所丁｜通常
戊｜担当戊｜様｜空欄｜住所戊｜通常
己｜担当己｜様｜部署己｜住所己｜継続連絡
庚｜担当庚｜様｜部署庚｜空欄｜通常
辛｜担当辛｜様｜部署辛｜住所辛｜継続連絡

資料にあることだけ使い、元の名簿は変更しない。
本文案、列と印刷位置の対応案、確認待ちを分けて出す。
敬称の重なり、部署名の欠落、住所の空欄を拾う。
自信のない所は宛先記号と理由を別の欄に出し、補完しない。
送付の可否、正式な宛名、郵送の方法は人が判断する。

6．当社に相談するとき

この仕事は、当社のAI（Claude）で作り、作る係と確かめる係を分けて、検査記録つきで納めます。AIの契約がなくてもお受けできます。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。

出典（確認日：2026年11月3日）

メール、手紙、ラベル、封筒を一括にして差し込み印刷を使用する：表をデータのソースとすること、差し込み位置
差し込み印刷のルールを設定する：次のレコードへ進むルール
第一種郵便物手紙・封書：定形郵便物の形・大きさ・厚さ
定形郵便物・はがきの基本条件：定形郵便物の重さ