入金の消込をAIに任せる手順。請求台帳との件数・金額の突合と確認

1．AIに任せること（入金の消込）

任せるのは、資料にある請求と入金を並べ、対応の根拠と不明点を見える形にする作業です。検索で値が見つかることと、消込を確定できることは分けて扱い、名義だけの一致や差額の理由をAIに決めさせません。

渡すもの

• 請求番号、取引先、請求額、確認対象の範囲をそろえた請求台帳の写し
• 明細の識別番号、入金日、名義、入金額を残した入金明細の写し
• 分割・合算の連絡など、対応を裏付ける資料
• 確認済みの社内ルールと、保留にする内容

AIが出すもの

• 明細の全行を「一致／候補あり／対応なし」に分けた下書き
• 対応する請求番号、割当候補額、判断に使った資料の箇所
• 請求ごとの入金候補額と残額、消込済み・未入金・保留の内訳案
• 差額、候補の重なり、追加確認が要る点

下表は入力用の見本です。「一致」も人の確認前の表示であり、消込済みを意味しません。

2．AIでの進め方

1. 対象を固定する：照合する期間と請求の範囲を人が決め、件数と合計金額を控えます。AIに渡せる情報かも確認します。
2. 写しを用意する：不要な情報を除き、元の行に戻れる識別番号を付けます。元の台帳や明細は直接書き換えさせません。
3. 見本で試す：分割・合算・差額・対応なしを含む見本を使い、原行を落とさず出せるかを確かめます。想定した分類と違う所は指示を直します。
4. 候補と理由を並べる：対象の写しから下書きを作り、根拠資料と割当候補額を対応させます。不明点は推測で埋めず、保留欄に残す形です。
5. 内訳を突き合わせる：請求単位の分類件数と元の請求額を台帳に戻して確認します。入金側は割当候補額と未対応額の合計を明細に照らすとよいです。
6. 人が確定して更新する：原資料と例外の扱いを確認した人が消込を決め、台帳を更新します。保留理由と確認先も記録に残します。

3．確かめる点

検査の中心は、請求台帳との件数と金額の突合です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 名義の異なる入金を、どの請求に結び付けるか
• 分割・合算入金の割当先と、残額の扱い
• 手数料の負担や差額について、取引先への確認が要るか
• 消込の確定、台帳の更新、未入金先への連絡

5．AIへの指示文の作例

上の入力用の表を添えて、照合の下書きを依頼する作例です。

架空の卸売店の請求台帳と入金明細を照合する下書きです。
添付の表と付属メモにあることだけを使います。
元の台帳・明細は変更しません。

入金明細の全行を残し、一致／候補あり／対応なしを表示します。
一致は人の確認前の仮表示です。名義だけでは一致にしません。
対応する請求番号、割当候補額、根拠の箇所、不明点を別欄に出します。
分割・合算・手数料差額は候補ありに置き、消込を確定しません。
自信のない所や資料のない理由は、推測せず確認事項に残します。

請求ごとの入金候補額と残額を示します。
分類は請求単位とし、元の請求額と残額を混ぜません。
件数・請求額の分類別集計と、入金の割当候補額・未対応額の集計も付けます。
同じ入金を重ねて割り当てていないかも確認事項に出します。
台帳の更新と消込の確定は人が行います。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

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