経費・領収書の仕分けをAIでする手順。読み取りと勘定科目の案はAI、決めるのは人

要点

領収書の仕分けは、AIに「読み取り」と「勘定科目の案」までを任せ、枚数の突合と金額の照合は人が行います。渡す前に領収書へ番号をふり、枚数を数えておくと、抜けと二重を一覧の行数で見つけられます。勘定科目の最終の決定と、税務の判断は人（必要なら税理士）が行います。

公開：2026年11月1日

この仕事は、月末や期末にたまった領収書・レシートを、日付・支払先・金額・勘定科目の案つきの一覧にする作業です。間違いに気づくのが決算のとき（最長で1年後）になりやすい「気づくのが遅い仕事」なので、AIに任せるときは、検査を付けます。

表・指示文・数字は、説明のための架空の例です。AIが実際にそう答えることを示すものではありません。税務の判断や助言ではありません。

1．AIに任せること（経費・領収書の仕分け）

AIに任せるのは、領収書の写真やスキャンから日付・支払先・金額・税率を読み取り、自社の勘定科目表の中から科目の案を付けて、一覧表にするところまでです。科目を確定すること、迷う領収書の扱いを決めることは、人が行います。

渡すもの

領収書・レシートの写真またはスキャン（1枚ずつ、先に番号をふる）
自社で使っている勘定科目の一覧（AIに科目を新しく作らせないため）
科目を決める社内のルール（あれば。例：1万円未満の消耗品は消耗品費）

AIが出すもの

番号・日付・支払先・金額・税率・勘定科目の案・要確認の理由を並べた表（表計算ソフトで開ける形）
読み取れなかった領収書と、科目に迷った領収書の一覧

2．AIでの進め方

枚数を数えて番号をふる：渡す前に、領収書の枚数を数えて記録し、1枚ずつ番号（001、002…）を書き込みます。番号は一覧の行と領収書を結ぶ目印になり、あとで抜けと二重を見つける元になります。
科目表とルールを渡す：自社の勘定科目の一覧を貼り付け、「この中から選び、ない場合は『要確認』と書く」と指示します。AIに科目名を作らせません。
1枚ずつ一覧にさせる：番号順に、日付・支払先・金額・税率・科目の案を表にさせます。読み取れない文字や、迷う科目は、推測せず「要確認」と書かせます。
件数と合計を突き合わせる：一覧の行数が渡した枚数と一致するか、金額の合計が手元で数えた領収書の合計と一致するかを確かめます。
要確認と抜き取りを人が見る：「要確認」の行をすべて原本で確かめます。それ以外の行からも、数枚を抜き取って原本と照合します。
科目を確定して保存する：科目を人が決めて会計ソフトへ入れます。領収書の原本や電子データは、自社と税務上の保存のルールに従って残します。

3．確かめる点

検査の中心は、枚数の突合、勘定科目の判定、日付と金額です（当社の「できること64項目」の記載）。

確かめること	見方	見落とすと
枚数	渡した枚数と、一覧の行数を比べる	抜けた領収書が経費から漏れる。同じ領収書を2回撮ると二重に計上される
金額	合計の一致に加えて、数枚を抜き取って原本と1枚ずつ照合する	1と7、0と6などの読み間違いで、合計が合っていても個別の金額が違う
日付	年・月・日を原本と比べる（和暦と西暦の混在、月またぎ）	決算期がずれて、別の期の経費になる
支払先	同じ店の表記ゆれ（株式会社の有無、支店名）をそろえる	同じ支払先が別々に集計され、あとの突合ができない
税率	10%と8%の区分を、領収書の表示と比べる	税額の計算を誤り、消費税の確認でやり直しになる
勘定科目	AIの案は案として扱い、迷う領収書が「要確認」に回っているかを見る	AIが自信ありげに誤った科目を付け、決算まで気づかない
個人情報	領収書にお客様の氏名や住所が写っていないか。写る場合は、入力してよいかを決める	取引先やお客様の情報を、外部のAIへ渡してしまう

4．人が判断する所

勘定科目の最終の決定（会議費か交際費か、消耗品費か備品か、など）。迷う場合は税理士に相談する
私用と事業用が混ざる支払い（家事按分など）の扱い
領収書の原本や電子データを、どの期間、どう保存するか（税務上の要件は、国税庁の資料や税理士で確かめる）
AIが「要確認」にした領収書と、読み取れなかった領収書の最終確認

5．AIへの指示文の作例

仕分けを頼むときの指示文の作例です。支払先・金額は架空で、AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

次の領収書3枚を、番号順に表にしてください。
・列は「番号／日付／支払先／金額（税込）／税率／勘定科目の案／要確認の理由」です。
・勘定科目は、下の「勘定科目表」の中から選んでください。表にない科目を作らないでください。
・読み取れない文字、金額が不鮮明なもの、科目に迷うものは、推測せず「要確認」と書き、理由を書いてください。
・最後に、行数と金額の合計を書いてください。

【勘定科目表】消耗品費、旅費交通費、通信費、会議費、交際費、雑費
【領収書】
001 2026年10月3日 〇〇文具店 事務用品 1,980円（10%）
002 2026年10月7日 △△食堂 飲食 2,640円（税率の表示なし）
003 2026年10月9日 ××タクシー 乗車料金 1,230円

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。