請求書の作成と送付の準備をAIで進める手順。毎月の請求対象を、件数と合計で突き合わせる

1．AIに任せること（請求書の作成と送付の準備）

AIに任せるのは、請求対象の一覧から、取引先ごとの請求書の下書きと、送付の準備のリスト（宛先・件名・添付ファイル名・送付日）を作るところまでです。請求の可否、金額の最終確認、送付は人が行います。

渡すもの

• 請求対象の一覧（受注台帳・納品の記録。当月に請求するものの印つき）
• 取引先の情報（請求先の名称・担当者・送付方法）
• 請求書の書式と、自社の請求のルール（締め日・支払い期日）

AIが出すもの

• 取引先ごとの請求書の下書き（品目・数量・単価・金額は式で入れた表）
• 送付の準備のリスト（宛先・件名・添付・送付日・送付済みの欄）
• 請求対象の件数と、作った請求書の枚数・合計の対応表

2．AIでの進め方

1. 請求対象を確定する：当月に請求するものを、台帳から人が抜き出して件数を数えます。納品や検収が終わっていないものは、入れません。
2. 取引先ごとにまとめさせる：請求対象の一覧を、取引先ごとにまとめさせます。請求先の名称は、取引先の情報のとおりに使わせ、推測で直させません。
3. 金額は式で出す：品目ごとの金額と、取引先ごとの合計は、AIに数字を書かせず、表計算ソフトの式で入れさせます。
4. 件数と合計を突き合わせる：請求対象の件数と、作った請求書の明細の行数・合計金額が一致するかを、人が確かめます。
5. 宛名・日付・期日を確かめる：請求先の名称、請求日、支払い期日を、取引先の情報と見比べます。
6. 送付の準備をして、人が送る：送付のリストを作り、人が送ります。送ったら「送付済み」を記録し、二重に請求しないようにします。

3．確かめる点

検査の中心は、件数の突合、合計の検算、宛名、丸めです（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 請求するかどうか（納品・検収が済んでいるか、取引先と条件が決まっているか）の判断
• 金額の最終確認と、特別な条件（値引き・分割）の扱い
• 送付と、送付後の記録
• インボイスの記載事項や税額の端数など、税の判断（国税庁の資料や税理士で確かめる）

5．AIへの指示文の作例

請求書の下書きを頼むときの指示文の作例です。取引先・金額は架空で、AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

次の請求対象の一覧から、取引先ごとの請求書の明細を表で作ってください。
・取引先の名称と品目は、一覧に書かれているとおりに使い、推測で直さないでください。足りない項目は空欄にして「要確認」と書いてください。
・金額（数量×単価）と取引先ごとの合計は、数字を直接書かず、Excel の式で入れてください。
・最後に、請求対象の件数と、作った明細の行数を書いてください。

【請求対象の一覧（当月）】
A社（仮）／事務用品／10個／500円
A社（仮）／梱包資材／4個／900円
B社（仮）／事務用品／5個／500円

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。