台帳の日次更新と差分の報告をAIに任せる手順。前回との差と欠測の確認

1．AIに任せること（台帳の日次更新と差分の報告）

Excelの［変更］ウィンドウには、特定の編集の以前の値が表示されない場合があります（確認日：2026-11-03）。 また、データの入力規則では、コピーやオートフィルによる入力時にメッセージは表示されません（確認日：2026-11-03）。 AIには更新案と差分表の下書きを作らせます。案件番号で行を対応づけ、追加・削除・変更・変化なしに分類する役割です。元の行と列、変更前後の値を添え、入力不足や曖昧な所は確認待ちに分けます。

渡すもの

• 前回確定時の台帳のコピーと、今回の更新に使う入力資料
• 行を識別する案件番号と、比較する列の説明
• 対象範囲・締め時点・版、および今回入力が届く予定の一覧
• 空欄・未着・ゼロの扱いと、削除や更新を認める社内の基準

AIが出すもの

• 元の台帳とは別に作る更新案
• 案件番号、区分、変更した列、前後の値、入力元を載せた差分表
• 行の未着や必要な項目の空欄をまとめた欠測・確認待ち一覧
• 前回と今回の行数、増減の内訳、処理できなかった範囲の報告用メモ

2．AIでの進め方

1. 前回の状態を残す：確定済み台帳を別名で保存し、対象範囲と締め時点を記録します。比較元を更新途中の台帳で置き換えない運用にします。
2. 比較の基準をそろえる：案件番号と比較列、入力が届く予定の範囲を決めます。値が空欄でもよい場面と、入力不足として扱う場面を区別するとよいです。
3. 見本で試す：追加・削除・値の変更・空欄化を含む見本で、想定した分類が出るかを人が確認します。同じ入力を再処理して、二重追加や不要な上書きが起きないかも点検します。
4. 更新案と差分を出す：AIに元のデータを直接書き換えさせず、更新案を別に作らせます。前回と更新案の比較に加え、届く予定の入力と実際に届いた入力の差も出す流れです。
5. 差分と欠測を照らす：人が入力元へ戻り、行の増減、値の変更、空欄になった項目を確認します。今回もあるはずなのに見当たらない行は、削除候補と欠測候補の両面から調べます。
6. 確定後に報告を合わせる：人が承認した内容を台帳へ反映し、確定後の台帳で差分を取り直します。報告の件数はその差分表から引き、保留・失敗を処理済みと混ぜずに残します。

3．確かめる点

検査の中心は、前回との差、欠測の検出です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 消えた行を削除として確定するか、未着・抽出漏れとして保留するか
• 空欄を許容するか、担当者へ確認して更新を止めるか
• 金額や予定日の変更を承認するか、入力元の訂正を待つか
• 更新案を確定台帳へ反映し、差分報告を誰に送るか

5．AIへの指示文の作例

架空の案件台帳と更新用資料、入力予定一覧を添える指示文です。

架空の案件台帳は前日が10行、今日が11行という設定です。

案件台帳の更新案と差分報告の下書きを作ります。
元の台帳は書き換えず、資料にあることだけを使う方針です。
案件番号を行の識別に使い、金額・予定日・進捗を比較します。
まず前日版から今日の更新案を別に作り、前日版と比較します。
差分表の区分は「追加・削除・変更・変化なし」です。
案件番号、変更した列、前後の値、入力元の行を載せます。
前日版だけにある行は削除候補とし、削除の確定は人に残します。
入力予定と到着済み資料も比べ、未着の行と必要項目の空欄を別欄に出します。
空欄・未着・ゼロは区別し、前回の値で推測して埋めない扱いです。
重複した案件番号、自信のない対応、不明な変更理由は確認待ち欄に出します。
前回＋追加−削除＝今回の件数を示し、変更・変化なしも集計します。
再処理で重複が生じそうな所や処理不能な範囲も記載します。
報告用メモは差分表を根拠にし、保留事項を分けます。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。