引き継ぎ書・事業継続計画をAIで下書きする手順と判断基準・連絡先の確認

1．AIに任せること（引き継ぎ書・事業継続計画の下書き）

ここからは当社の整理です。 引き継ぎ書は日常の作業を担当交代後も進める資料、事業継続計画は非常時に止める業務、続ける業務、戻す順番を分ける資料として扱います。AIに任せるのは、決定事項を並べた下書きと、判断役・開始条件・代わりの担当が欠けた箇所の一覧の作成までです。資料にない基準や連絡先は補わせず、確認待ちとして残すとよいです。

渡すもの

• 対象業務の既存手順と、通常の作業を続けられなくなる場面のメモ
• 経営者が決めた重要業務、復旧の目標、再開する順番と、その決定記録
• 連絡先一覧、役割分担、代わりの担当、連絡がつかない際の扱い
• 代替拠点・必要な道具・資料の保管先と、訓練で見つかった問題の記録

AIが出すもの

• 日常の手順と非常時の対応を分けた引き継ぎ書の下書き
• 重要業務・復旧目標・緊急時の体制・対応手順・訓練と見直しを分けた計画の下書き
• 元資料の該当箇所を添えた、手順の抜けと判断基準の確認待ち一覧
• 連絡先の有効性と代わりの担当を、人が照合するための確認表

2．AIでの進め方

1. 非常時の範囲を決める：どの業務が止まった場面を扱うかを人が決め、日常の引き継ぎと区別します。中止の判断役と復旧の目標は、決定済みか確認待ちかを明記する形です。
2. 複製して渡す資料を整える：元の手順書や連絡先一覧を保管し、AIには元のデータを直接書き換えさせません。入力が認められた情報だけを複製し、連絡先は役割名に置き換え、実際の値との照合は社内で行うとよいです。
3. 見本で抜けの扱いを試す：連絡先が古い、担当者が退職済み、代わりの担当が未記入という見本を使います。空欄を推測で埋めず、確認待ちとして出すかを確かめる段階です。
4. 決定事項から下書きを作る：重要業務、復旧目標、緊急時の体制、対応手順、訓練と見直しの欄に整理させます。各手順に判断役・開始条件・次の作業を添え、根拠のない記述は別欄に出す指定です。
5. 連絡網と代行を照合する：管理資料や相手先への確認を通じて、窓口の実在と最新の連絡方法を人が確認します。連絡不能から代わりの担当への移行を、文書で追えるかも確認するとよいです。
6. 訓練で直して承認する：机上訓練などで、下書きの手順が止まる箇所や通常業務への戻り方を確かめます。修正理由・確認した人・版を残し、経営者の承認後に配布する流れです。

3．確かめる点

検査の中心は、手順の抜け、判断基準、連絡先の実在です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 業務を中断する基準、安全を確かめたうえで再開する基準と判断役
• 優先する重要業務、復旧の目標、代替手段に充てる人や費用
• 連絡先の有効性、代わりの担当への権限の委ね方、相手先との約束
• 訓練結果を踏まえた計画の承認、配布先と更新を担う人

5．AIへの指示文の作例

架空の会社の連絡先一覧を使い、不足箇所を下書きと分けて出させる例です。次の表を指示文に添えます。

目的：担当者不在や停電に備える引き継ぎ書と事業継続計画の下書きを作ります。
入力資料にあることだけを使い、日常の手順と非常時の対応を分ける方針です。

架空の連絡先一覧：上の表のとおり。

出力：重要業務、復旧目標、緊急時の体制、対応手順、訓練と見直しの下書きです。
資料にない欄は「確認待ち」とし、元資料の記載箇所を併記する形にします。
自信のない所、記載の食い違い、手順の抜けは、確認事項の別欄に分けます。
中止・再開の基準、戻す順番、担当や連絡先の値は推測で決めません。
元の資料の変更、連絡先への発信、計画の確定は行わず、人が確認する下書きで止めます。

6．当社に相談するとき

この仕事は、当社のAI（Claude）で作り、作る係と確かめる係を分けて、検査記録つきで納めます。AIの契約がなくてもお受けできます。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。