引き継ぎ書の作り方｜抜けやすい項目とAI下書きの確認方法

1．引き継ぎ書には「次に動くための情報」を残す

ここでは、請求書の発行・送付担当を交代する場面を軸に説明します。先に担当業務を洗い出し、その一覧から引き継ぐ対象を選んでください。

近江八幡市の自治会向け資料では、主な業務に加え、進行中の案件・懸案事項を「今の状況」「対応が必要なこと」に分け、引継資料・物品も記す様式を示しています。

以下の項目表、質問、指示文、試行の進め方は、この記事のために作成した作例です。自治会向け様式を企業の義務として扱うものではありません。記入内容はすべて架空です。

2．日常の作業以外に、交代時に拾いたい抜け

請求書を作って送る流れだけでなく、次の点も聞き取ってください。

• 頻度の低い作業：契約更新や送付方法の変更など、毎月は行わない対応。
• 例外：金額の訂正依頼が来たときの確認先と、送付を止める判断。
• 取引先との約束：通常とは異なる送付先、先方と合意した連絡方法、その記録。
• 保管場所：訂正前後の書類や承認記録がある場所と、後任者が開けるかどうか。

「前任者に聞けば分かる」で終わらせず、退職・異動後も確認できる記録や、社内の相談先に結び付けます。口頭の約束を裏付ける記録が見つからないときは、合意済みと断定せず「確認待ち」と残してください。

3．項目表を埋め、未完了の案件を分けて渡す

請求書の発行・送付担当の項目表（架空の作例）

操作の説明は既存の手順書に任せます。引き継ぎ書には「どの資料を見るか」「どこで判断を止めるか」を残してください。

「対応中」を、次の行動まで書く（架空の作例）

対象：請求書の訂正依頼
現状：営業責任者に確認を依頼済み。回答待ち。
次の行動：後任者が回答を確認し、経理責任者へ訂正版の確認を依頼する。
停止点：確認が済むまで送付しない。
次回確認の期限：未確認。引き継ぎ前に責任者へ確認する。
根拠資料：共有フォルダ「訂正依頼／確認記録」。

このように、「誰が」「何を待ち」「次に何をするか」を分けます。期限が分からない欄を、もっともらしい日付で埋めないでください。

4．担当者への質問は、記録を開きながら進める

「ほかにありますか」だけで終えず、交代する業務に沿って尋ねます。次の質問も、請求書担当向けの作例です。

回答と一緒に根拠資料の場所を控えます。担当者の記憶だけで答えた部分には印を付け、確認先を決めてください。

5．AIへの指示は「足りない情報を埋めない」まで書く

Anthropicの公式資料では、不明と答えることを認め、与えた資料だけを使うよう明示する方法を紹介しています。

次は、匿名化した聞き取りメモを整理するための指示文の作例です。架空のメモを使っています。

請求書の発行・送付担当を交代するための引き継ぎ書を下書きしてください。
下のメモだけを使ってください。操作手順は新しく作らないでください。
メモにない締切・承認者・連絡先・判断基準は「未確認」としてください。
作業名／頻度／締切／手順の場所／例外／連絡先の参照先／
保管場所／未完了の作業に分けてください。
未完了の作業は、現状・次の行動・担当・期限に分けてください。
各項目に根拠となったメモの文を添えてください。
末尾に、前任者へ確認する質問を出してください。

【聞き取りメモ：架空】
・売上確定の連絡後、承認済みの請求書を送付する。
・送付手順は共有フォルダにある。正式なファイル名は未確認。
・訂正依頼の案件は営業責任者の回答待ち。回答までは送付しない。
・当月の締切と、回答後の確認先はまだ聞いていない。

「月末までに送付する」「営業責任者の回答が来たら送付する」といった、メモにない期限や条件が加わっていないか照合します。この作例では、回答を受けた後の確認先も未確認のままにします。

AIが示した根拠の文も、元のメモに戻って確かめてください。食い違う箇所は前任者へ質問し、確認できた内容だけを下書きへ反映します。

6．渡す前に、後任者が実際にやってみる

以下は、引き継ぎを確かめるために提案する試行手順です。公的な要件ではありません。

1. 試す対象を選ぶ：請求書の送付準備を対象に、社内で使用を認めた練習用データを用意します。
2. 後任者が資料を探す：引き継ぎ書を見て、既存の手順書と承認記録を開きます。
3. 一度、送付直前まで進める：実際の送信はせず、途中で止まった場所や口頭説明が必要だった箇所を控えます。
4. 例外も口頭で確かめる：「訂正依頼が来たら」と問い、停止点と確認先を後任者に説明してもらいます。
5. 修正して渡す：資料の場所や担当範囲を直し、未完了の案件について担当・次の行動・期限を読み合わせます。

確認時には、「資料を開けた」「通常時の担当範囲が分かった」「例外の確認先が分かった」「未完了案件の次の行動が分かった」に印を付けます。残った不明点には確認する人を付け、引き継ぎ書の確認日を記入してください。

7．個人情報とパスワードを本文に集めない

個人情報保護委員会は、個人情報を含む指示文の入力について、利用目的の達成に必要な範囲かを十分に確認するよう注意喚起しています。

まずは個人情報を除いたメモで下書きしてください。取引先の担当者名、個人の連絡先、請求書の実物を、そのままAIに渡す進め方は避けます。引き継ぎ書にも個人情報を転記せず、社内で管理する連絡先台帳などの参照先を記す形にします。自社での個人情報の取扱いの判断は、専門家に確認してください。

IPAの解説書は、パスワードを他人に教えず、パソコンやスマートフォン内のファイルに記載しないことを挙げています。

引き継ぎ書やAIへのメモに、パスワードや確認コードを入れないでください。利用するシステム名、権限の申請先、後任者が使える状態かを記録し、設定は管理担当者と進めます。

警察庁は、退職や異動などで利用する立場でなくなった人に対し、割り当てたIDの削除・停止やパスワードの変更を速やかに行うよう示しています。

交代前には、未完了の案件メモを開き、後任者が次に取る行動と資料へのアクセスを確かめてください。

8．引き継ぎ書を渡す前の確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

9．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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