名刺・メール署名から顧客台帳へ。AIで重複候補を分け、人が確認する手順

1．AIに任せること（名刺・メール署名から顧客台帳へ）

名刺や署名に記載された情報を、原文に戻れる形で台帳用の欄へ分ける下書きを任せます。既存台帳との重複候補には、似ている所と異なる所を添え、読めない文字や食い違いは確認欄へ分ける方針です。候補を出す作業と、統合・削除の決定は切り離します。

渡すもの

• 社内で利用を認めた名刺画像・署名の原文と、出所をたどる資料記号
• 比較に必要な範囲の既存台帳のコピー
• 台帳の項目名と、重複候補を拾う社内の基準
• 取得経路・取得時期・利用目的・閲覧範囲の確認メモ

AIが出すもの

• 原文の記載と転記先の欄を対応させた下書き
• 重複候補の組と、一致する項目・異なる項目
• 読めない箇所、欠けた項目、資料間の食い違い
• 取り込み対象・保留・除外の内訳と、その理由

2．AIでの進め方

1. 使う資料を絞る：取得経路と利用目的を確認し、作業に必要な連絡先だけを選びます。利用できる範囲が不明な資料は保留にします。
2. 元の台帳を分けて保管する：AIにはコピーを渡し、元のデータを直接書き換えさせません。名刺と署名にも資料記号を付け、出所を残します。
3. 見本で試す：同姓同名や電話の表記違いを含む見本で、転記欄と候補の出し方を確かめます。原文にない補完があれば指示を直す段階です。
4. 候補の組を並べる：氏名だけに頼らず、会社・部署・電話・メールの一致と相違を出させます。既存台帳との候補も別に確認できる形にします。
5. 残す情報を人が決める：異動前後の記載は取得時期と原文を照らし、残す連絡先と履歴を選びます。時期や本人の確認が足りない組は統合を保留にします。
6. 確認済みの下書きを反映する：取り込み・保留・除外・統合の内訳を元資料と照合し、人が台帳へ反映します。変更内容と判断理由も記録に残す流れです。

3．確かめる点

検査の中心は、表記の誤り、重複の検出です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 個人情報保護委員会は、所属を明らかにして名刺交換した場合について、相手側にはその所属先から広告宣伝の冊子や電子メールが届くことへの一定の予測可能性があると説明しています。取得経路ごとの利用可否や営業メールの送信可否は、この資料を踏まえて専門家に確認する事項です。
• 同じ人として統合するか、別人として残すかの確定
• 異動前後のどちらを現在の情報とし、何を履歴に残すか
• 名刺とメール署名それぞれの取得経路・利用目的を踏まえた利用範囲
• 元の台帳への反映、記載の削除、連絡や送信の可否

5．AIへの指示文の作例

架空の名刺を使い、統合せずに確認材料を出させる指示の作例です。

名刺8枚分を顧客台帳へ移す下書きを作ります。
資料にあることだけを使い、外部で調べたり欠けた情報を推測したりしない方針です。
元の台帳は変更せず、統合・削除・送信は行いません。
転記の下書きには資料記号を残します。
重複候補は組ごとに一致点・相違点・確認が要る理由を出す形式です。
読めない所や自信のない所は確認欄に分け、未記載は未記載とします。
同姓同名、同じ会社の別担当者、電話の表記違いを区別する材料を示します。

資料 | 会社 | 氏名 | 部署 | 電話 | メール
A | 架空あ社 | 架空いろは | 営業 | 000-0000-0001 | a@example.invalid
B | 架空あ社 | 架空にほへ | 開発 | 000-0000-0001 | b@example.invalid
C | 架空う社 | 架空ほへと | 営業 | 000-0000-0002 | c@example.invalid
D | 架空え社 | 架空ほへと | 企画 | 000-0000-0003 | d@example.invalid
E | 架空お社 | 架空ちりぬ | 総務 | 000-0000-0004 | e@example.invalid
F | 架空お社 | 架空ちりぬ | 総務 | 00000000004 | e@example.invalid
G | 架空か社 | 架空るをわ | 営業 | 000-0000-0005 | g@example.invalid
H | 架空き社 | 架空よたれ | 企画 | 未記載 | h@example.invalid

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（初回無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。