経費精算の点検と督促文の下書きをAIに任せる手順。上限・添付・重複の確認

1．AIに任せること（経費精算の点検と督促文の下書き）

Dynamics 365 Expense Managementの公式資料には、社内方針に合わない経費や領収書を検出する説明があります（確認日：2026-11-02）。 重複する値を扱う公式資料では、別の行に一致する値を持つ行を抽出した結果が示されています。 国税庁の出張旅費等の案内には、一定の事項を記載した帳簿のみの保存による取扱いが示されています。 ここからは当社の整理です。 AIには確認が必要な申請と理由、照合先を並べてもらいます。添付の要否は渡した規程から扱い、不明な基準は補いません。税務・会計の扱いは、先の公式資料を基に専門家に確認する範囲です。

渡すもの

• 個人情報を必要な範囲に絞った申請一覧と、申請を識別する記号
• 適用する規程の版、費目別の上限、必要な添付、例外の扱いをまとめた基準表
• 添付資料の一覧と、申請との対応が分かる情報
• 督促先、担当者が決めた提出期限、最新の提出状況

AIが出すもの

• 申請ごとの確認候補と、該当する基準の箇所
• 不足している添付資料と、照合できなかった項目
• 重複が疑われる申請の組合せと、一致した項目
• 不足資料の督促文の下書きと、人への確認事項

例では、上限を示す欄に会社が決めた額を入れる想定です。

2．AIでの進め方

1. 基準をそろえる：担当者が規程から上限と添付要件を整理します。適用する版と例外の相談先も添えるとよいです。
2. 照合用の写しを用意する：申請と添付を同じ記号で結び、AIには元のデータを直接書き換えさせません。出力先は点検結果用の別の表にします。
3. 見本で試す：上限超過、添付不足、重複候補、不足のない申請を含む見本を渡します。担当者の見方と比べ、拾い漏れや不要な指摘を確かめる段階です。
4. 理由付きの候補を出す：申請の記号、確認内容、基準の箇所を対応させます。読めない資料や判断材料のない項目は、未確認として分ける扱いです。
5. 督促の下書きを作る：提出状況と照合し、不足資料名と担当者が決めた期限を文面に入れます。根拠のない催促理由は加えません。
6. 人が照合して引き継ぐ：担当者が候補と元資料を確かめ、必要な修正を反映します。送信と承認への引継ぎは人が行う流れです。

3．確かめる点

検査の中心は、上限額、添付書類、重複申請です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 上限超過や添付不足について、例外を認めるか、追加の説明を求めるか。
• 重複候補が同じ支出か別の支出か、どの申請を訂正の対象にするか。
• 督促先と提出期限をどう決め、どの文面で送信するか。
• 確認が済んだ申請を承認へ回すか、差し戻すか。

5．AIへの指示文の作例

先の架空の表を添え、確認候補と督促文を分けて受け取る指示の作例です。

目的は、経費申請の点検と不足資料の督促文の下書き作成です。
入力は添付した架空の規程表と申請表です。
表にある情報だけを使い、上限の額や例外を推測しない方針です。
申請ごとに「記号／確認候補／該当する基準／照合した情報／未確認」を出す形にします。
重複は組合せと一致した項目を示し、確定せず候補として残します。
不足のない申請も結果に残し、元のデータの変更や行の削除は行いません。
自信のない所は未確認の欄へ分けます。
督促文は添付不足の申請を対象にし、宛先と期限は〔宛先〕〔提出期限〕のまま残します。
文面には不足資料名と確認の依頼だけを含め、送信は行いません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。