年末調整の書類準備をAIで進める手順。提出漏れと年分を人が確かめる

要点

AIには、人が決めた必要書類と提出状況を照合させ、不足している人・書類の候補を下書きにまとめてもらいます。人が確かめる中心は、必要書類の欠落です。書類の年分と原本の有無を照合し、計算と申告は担当の税理士に任せる範囲として分けます。

公開：2026年11月2日／情報の確認日：2026年11月2日（出典はこのページの最後）

総務が従業員から書類を回収し、担当の税理士に渡す前に、受領状況を整理する場面で使います。国税庁の手順には、扶養控除等申告書の提出漏れを確かめる項目があります。公式の様式一覧には、令和８年分と令和９年分の扶養控除等（異動）申告書が掲載されています。

表・指示文・数字は説明のための架空の例で、実在の会社の話ではなく、AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

1．AIに任せること（年末調整の書類の準備）

任せる範囲は、提出状況の一覧から、未提出・確認中・年分違い・重複の候補を拾い、担当者が原本へ戻れる形に整える所までです。書類の要否は人が先に決め、AIにはその基準と受領記録だけを渡します。空欄を提出済みに補ったり、確認中を未提出と決めたりせず、理由を添えた下書きとして扱う進め方です。

渡すもの

氏名を作業用の記号に置き換えた、対象者と必要書類の対応表
書類ごとの用途・必要な年分・提出済み／未提出／確認中を記した一覧
原本を探すための管理番号と、担当者が確認した変更・差し替えの記録
担当の税理士と確認した回収基準、連絡に使う社内期限と表現

AIが出すもの

対象者・書類・元の記録を示した不足候補の一覧
年分違いと重複の候補、その判断に使った欄
空欄や記録の食い違いを分けた、確認待ちの一覧
不足候補ごとの連絡文と、税理士へ渡す確認事項の下書き

2．AIでの進め方

書類ごとの用途と年分をそろえる：対象の処理と、書類ごとに必要な年分を担当の税理士と確認します。翌年用を同時に集める際も、今年の処理に使う書類とは別の用途として記録するとよいです。
渡せる項目だけを写す：原本は社内で保管し、個人を識別する番号・家族の情報・保険料の金額を除いた作業用の一覧を作ります。氏名との対応は社内に残し、渡す範囲を人が先に決めます。
見本で状態の分け方を試す：提出済み・未提出・確認中を含む見本を使い、人が拾った不足候補とAIの下書きを比べます。空欄の補完や、確認中の扱いに違いがあれば、指示を直して再確認する流れです。
元の一覧とは別に候補を出す：AIに元のデータを直接書き換えさせず、管理番号と該当欄を添えた候補一覧を出してもらいます。必要書類の追加判断はさせず、基準にない書類は確認待ちに分けます。
候補と原本を照合する：担当者が受領記録と原本を見直し、不足か、受領記録の更新漏れかを確かめます。AIが候補に挙げなかった対象者にも戻り、必要書類の一覧全体と突き合わせることが大切です。
連絡と引き渡しを人が確定する：連絡文の宛先・書類名・社内期限を人が確認して送信します。原本で確認した状態だけを元の一覧に反映し、確認中の項目は残したまま担当の税理士へ渡します。

3．確かめる点

検査の中心は、必要書類の欠落（計算と申告は税理士）です（当社の「できること64項目」の記載）。

確かめること	見方	見落とすと
必要書類の欠落（計算と申告は税理士）	人が決めた対象者別の必要書類と、受領記録・原本を突き合わせます。	不足した書類が引き渡しの対象から抜けます。
書類の用途と年分	原本の年分表示を、書類ごとに定めた必要な年分と照合します。	別の年の処理に使う書類が混ざります。
提出済みと確認中の区別	原本の受領を確認し、空欄や確認中を提出済みに変えていないか見ます。	確認が終わっていない書類を回収済みとして扱います。
対象者の追加・変更と重複	対象者一覧、変更記録、差し替え前後の管理番号を比べます。	確認する相手が抜けたり、同じ相手へ連絡が重なったりします。
付随する書類の回収状況	税理士と確認した回収基準に戻り、必要とされた書類の受領を確認します。	主な書類だけで回収が終わった扱いになります。
連絡文と引き渡し内容	宛先・書類名・期限を照合し、未解決の項目も引き渡し一覧に残します。	誤った案内が届いたり、確認待ちの項目が伝わらなかったりします。

4．人が判断する所

誰にどの書類が必要か、提出不要とする書類があるかは、専門家に確認して決めます。参照先は導入に示した公式資料です。
控除の適用・税額の計算・申告の判断は担当の税理士へ渡し、AIの下書きで確定しません。
年分違いや差し替えの候補を確定し、原本と提出状況を修正するかは担当者が判断します。
不足者への連絡の宛先・期限・送信と、確認中のまま税理士へ渡す項目を人が決めます。

5．AIへの指示文の作例

架空の提出状況を使い、回収基準との照合と、連絡文の下書きだけを依頼する指示文です。

全員の必要書類は「基本票」と「確認票」、必要な年分はともに「対象年」です。

対象者	基本票の状態・年分	確認票の状態・年分
従業員A	提出済み・対象年	提出済み・対象年
従業員B	提出済み・対象年	未提出・未記録
従業員C	確認中・未記録	提出済み・対象年
従業員D	提出済み・前年	提出済み・対象年
従業員E	提出済み・対象年	確認中・未記録

目的は書類回収の確認用の下書き作りです。
資料にあることだけを使い、元の一覧は変更しない方針です。
必要書類の要否は担当者が確認済みとして扱います。
次の書類名と年分の呼び方は、この練習だけの仮のものです。
全員の必要書類は「基本票」と「確認票」、必要な年分はともに「対象年」です。

| 対象者 | 基本票の状態・年分 | 確認票の状態・年分 |
|---|---|---|
| 従業員A | 提出済み・対象年 | 提出済み・対象年 |
| 従業員B | 提出済み・対象年 | 未提出・未記録 |
| 従業員C | 確認中・未記録 | 提出済み・対象年 |
| 従業員D | 提出済み・前年 | 提出済み・対象年 |
| 従業員E | 提出済み・対象年 | 確認中・未記録 |

出力は、不足候補、年分違い候補、確認待ちを分けた一覧です。
対象者、書類名、元の状態、候補に挙げた理由、担当者が見る欄を記載します。
空欄や確認中を未提出・提出済みと断定せず、自信のない所は確認待ち欄に出します。
重複や不足の判断材料がなければ「判断材料なし」とします。
不足候補に挙げなかった対象者も、照合した結果を残します。
連絡文は宛先と期限を未確定のまま下書きにし、送信は行いません。
書類が必要かの再判定、税額の計算、申告は作業に含めません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。

出典（確認日：2026年11月2日）

令和８年分年末調整のしかた（手順などの説明）｜国税庁：扶養控除等申告書の提出漏れの確認項目。適用・計算の説明は本文の対象外です。
各種申告書・記載例（扶養控除等申告書など）｜国税庁：異なる年分の申告書が同じ一覧に掲載されていること。