勤怠の集計をAIに任せる手順。打刻の欠落・深夜と休日の区分・合計時間の確認

1．AIに任せること（勤怠の集計）

ここからは当社の整理です。 AIへの依頼は、出勤・退勤の組み合わせを整理し、人が渡した区分ルールに沿って時間の下書きを出すところまでにします。出勤だけ、退勤だけ、重複、日またぎの記録は、元の行をたどれる形で別に出す流れです。欠けた時刻を予定から埋めたり、給与や割増分の金額を計算したりする依頼は含めません。

渡すもの

• 対象者と対象期間をそろえ、元の行を識別できる印を付けた打刻データのコピー。
• 記録された休憩と、人が承認した打刻の修正内容。
• 担当者が確認した休日カレンダーと、区分・日またぎ・集計単位のルール。
• 出力欄の見本と、情報が足りない行を保留する方針。渡す情報の範囲は人が先に決めます。

AIが出すもの

• 元の行と対応する、日別・人別の集計の下書き。
• 打刻の欠落、重複、日またぎと、その確認理由の一覧。
• 区分別の時間と、深夜・休日などが重なる時間の内訳。
• 集計できた範囲と保留した範囲、使ったルールを記した照合用メモ。

2．AIでの進め方

1. 締める範囲をそろえる：対象者・期間・休憩の記録をそろえ、期間の境をまたぐ勤務の扱いを決めます。集計から外す行にも、理由を残す形です。
2. 原本を残す：AIにはコピーを渡し、元のデータを直接書き換えさせません。修正が必要な行は候補として分け、人が確認して反映します。
3. 区分を文章にする：所定内・時間外・休日・深夜の区分と、その重なりの数え方を担当者が整理します。判断の付かない区分は、保留欄に出す方針です。
4. 見本で試す：欠落・日またぎ・休日出勤を含む見本で、先に人が作った確認結果と突き合わせます。合わない部分は指示や入力欄を直してから対象を広げます。
5. 下書きと保留を分ける：欠けた時刻や休憩は推測で埋めず、確認先と不足情報を一覧にします。未処理の行を除いた小計には、集計できた範囲を添えるとよいです。
6. 元の記録から照合する：担当者が別に再集計し、日別・人別・対象期間全体の合計を比べます。区分の重なりを含む内訳は、そのまま足して総時間にせず、差の理由を確認してから確定します。

3．確かめる点

検査の中心は、打刻の欠落、深夜と休日の区分、合計時間です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 欠けた打刻の確認先と、本人への確認を経た修正内容。
• 休憩や勤務に当たる時間の扱い。記録の差だけで機械的に決めません。
• 区分ルールの適用と給与額に関する判断。導入で示した公式資料を参照し、専門家に確認する範囲です。
• 保留分の解消、勤怠の確定、給与担当者へ渡す内容。

5．AIへの指示文の作例

確認用の抜粋を使い、集計に含めた行と保留した行を分ける依頼例です。

提示した資料だけを使い、表にない日の勤務は推測しません。

勤怠集計の下書きと要確認の一覧を作る依頼です。
対象は架空の従業員A・B・Cの月曜から日曜までの打刻で、以下は確認用の抜粋です。
提示した資料だけを使い、表にない日の勤務は推測しません。

| 対象 | 出勤 | 退勤 | 休憩の記録 | 担当者のメモ |
|---|---|---|---|---|
| 従業員A | 月曜09:00 | 空欄 | 12:00〜13:00 | 退勤の確認待ち |
| 従業員B | 金曜21:00 | 土曜05:00 | 土曜01:00〜02:00 | 日またぎ |
| 従業員C | 日曜09:00 | 日曜12:00 | なし | 休日出勤の記録 |

元データは変更せず、欠落は補いません。
出勤だけ・退勤だけ・重複・日またぎを確認対象として抽出します。
提示されていない区分ルールは作らず、深夜と休日の区分は保留にします。
時刻がそろった行では、打刻間の経過時間と休憩控除後の参考時間を分けます。
参考時間を、確定した労働時間として扱いません。
日別・人別の内訳と、集計できた行だけの小計を出します。
各出力には対応する元の行と、使った計算の説明を添えます。
自信のない所、不足資料、確認理由は別の欄に出します。
給与額や割増分の金額、法令への適合性は判定しません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。