シフト表の下書きをAIに任せる手順と必要人数・連続勤務・希望との衝突の確認

1．AIに任せること（シフト表の下書き）

公式資料は、シフト作成のルールとして、シフト表の作成に当たり事前に労働者の意見を聴くことや、確定したシフト表を通知する期限・方法を、使用者と労働者で話し合って定めておく例に挙げています。 確定後の労働日や労働時間の変更は、基本的に労働条件の変更に該当するとされています。 労働時間を適切に管理する責務は、使用者にあります。 ここからは当社の整理です。 すでに文章にした条件を基に、担当者を割り当てる下書きと、その点検用の表を作る範囲を任せます。条件を満たせない枠は空欄にし、根拠が足りない所は要確認として残す扱いです。必要人数や連続勤務の許容範囲をAIに決めさせず、氏名は照合できる仮の記号に置き換えます。

渡すもの

• 対象の日付・時間帯・役割別に確認済みの必要人数表。
• 担当者の記号と勤務可能時間、希望休、担当できる業務。
• 確認済みの契約条件と、連続勤務などの点検基準。
• 前後の確定勤務、休憩・休日の予定、変更しない配置。

AIが出すもの

• 日付・時間帯・担当者が分かる、未確定の下書き表。
• 必要人数と配置人数を並べ、過不足を示した充足状況の表。
• 希望休・勤務可能時間・連続勤務との衝突一覧。根拠となる入力箇所と、判断できない点も添えます。

2．AIでの進め方

1. 元のデータを残す：元の勤務表や条件は保存し、AIには直接書き換えさせません。作業用の写しを渡し、下書きは別ファイルに出す形です。
2. 見本で試す：架空の受付当番など、内容を人が把握できる見本で試します。希望との衝突や未提供の条件が、要確認として残るかを見ます。
3. 下書きと照合表を受け取る：配置表だけでなく、充足状況と衝突一覧も依頼します。未配置の枠を隠したり、希望や点検基準を勝手に変えたりしていないかが確認の入口です。
4. 元の条件から数え直す：充足状況の数字を信じて終えず、人が配置表から人数を数え直します。担当者ごとの並びは、対象期間の前後の確定勤務につなげて確認します。
5. 調整した所を再点検する：人が変更案を決めた後は、変更した担当者と枠の充足状況を見直します。別の枠や隣接する日の衝突が増えていないかも確認する流れです。
6. 確定版と変更の記録を残す：本人の意向や未解決点を確認したうえで、人が確定し、下書きとは別ファイルに保存します。変更の申出先・確認する人・通知方法を決め、確定後も変更箇所と合意の記録を残す運用にします。

3．確かめる点

検査の中心は、必要人数、連続勤務、希望との衝突です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 人数の不足や希望の重なりを、誰とどのように調整するか。AIの案だけで本人の希望を取り下げる扱いにはしません。
• 必要人数、担当業務、契約条件や点検基準を変更するかどうか。
• 労務上の判断。上記の公式資料を参照し、専門家に確認します。
• 下書きを確定する時点、本人への通知、確定後の変更案と合意の確認。

5．AIへの指示文の作例

架空の小さな事務所の受付当番を、点検してから直す依頼の例です。

点検する下書き：

目的：平日の受付当番の下書きを点検し、修正案を作る。
月曜から金曜まで、午前・午後の枠を扱う。
担当者の記号は「あ」「い」「う」。各枠は単独担当とする。

点検する下書き：
| 曜日 | 午前 | 午後 |
|---|---|---|
| 月曜 | あ | い |
| 火曜 | う | い |
| 水曜 | あ | う |
| 木曜 | い | あ |
| 金曜 | う | あ |

見本の希望：担当「い」は火曜午後の休みを希望している。
勤務可能時間、契約条件、連続勤務の点検基準、前後の確定勤務は別添の確認済み資料を使う。
未添付の資料は、内容を推測せず要確認とする。

資料にあることだけを使い、元の下書きや条件を上書きしない。
出力は、未確定の下書き表、枠ごとの必要人数・配置人数・過不足の表、衝突の一覧。
希望を満たせない所は理由を示し、勤務可能か不明な人で穴を埋めない。
衝突の一覧には対象の担当者・枠・入力の根拠を添える。
自信のない所や不足資料は、衝突の一覧の要確認欄に分ける。
人が調整する箇所を残し、通知や確定は行わない。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。