補助金・助成金の締切をAIで追跡する手順。公募要領の版と原文を確かめる

1．AIに任せること（補助金・助成金の締切の追跡）

ここからは当社の整理です。 担当者が集めた公式ページと公募要領を材料に、AIへ期限の抜き出し、一覧の下書き、前回から変わった箇所の抽出を任せます。渡した資料にない日付を補わせず、不明点は確認待ちに分ける扱いです。情報を集め直す担当者と再確認の予定も人が決め、資料を渡すたびに前回分と比べる運用にします。

渡すもの

• 制度名・年度・枠・募集回を指定した追跡対象の一覧
• 公式ページと公募要領の本文、URL、取得日、版や改訂日の表示
• 前回確認した資料と締切一覧の複製、確認済み箇所の記録
• 申請、事前書類の発行、事業後の報告など、分けて管理する期限の種類

AIが出すもの

• 年度・枠・募集回と期限の種類を分けた一覧の下書き
• 締切の原文、公募要領の版・改訂日、出所URL・取得日を添えた行
• 前回と今回の記載の差、変更箇所をたどるページや見出し
• 記載なし、読み取り不能、資料間の食い違いを集めた確認待ち欄

2．AIでの進め方

1. 追跡対象を固定する：制度名だけでまとめず、年度・枠・募集回まで識別できるようにします。確認する公式ページと公募要領を人が選びます。
2. 資料の状態を残す：本文とURL、取得日時、版・改訂日を控えます。版表示が見当たらない資料は、その旨と作成日などを残し、AIに版番号を作らせません。
3. 見本で抜き出しを試す：範囲を絞って下書きを作り、原文・期限の種類・時刻が対応しているかを人が照合します。予定や記載なしの扱いもここで確かめるとよいです。
4. 元の一覧とは別に出す：AIに元のデータを直接書き換えさせず、複製から更新案を作ります。前回の値と今回の値を並べ、違いが分かる形にします。
5. 食い違いを保留する：日程ページと公募要領の記載が異なる箇所は、双方の原文と出所を残します。どちらを採るかAIに決めさせず、人が変更告知や窓口を確認します。
6. 照合後に更新する：確認した担当者が一覧へ反映し、変更前の値と確認日を残します。次に公式資料を開き直す担当者と時期も決めておきます。

3．確かめる点

検査の中心は、公募要領の版、締切日の原文確認です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 追跡する募集の選定と、申請するかどうかの判断
• 公式資料間に食い違いがある場合の問い合わせと、確認後の採用値
• 社内の準備期限、再確認の時期、担当者への連絡と一覧の確定
• 対象要件や法律・税務・労務・会計に関わる解釈は、出典の公式資料を示して専門家に確認

5．AIへの指示文の作例

架空の一覧を材料に、原文と不明点を分けて出すための指示文です。

目的は、架空の青い机支援・白い棚支援・丸い窓支援の締切一覧の下書き作成です。
材料は、担当者が添える今回の資料、前回の資料、既存一覧の複製です。
資料に書かれたことだけを使い、日付・版番号・URLの推測はしない扱いとします。

出力欄は、制度名、年度、枠、募集回、期限の種類、締切の原文、
整理した日付と時刻、予定の表示、公募要領の版・改訂日、
出所URL、該当ページや見出し、取得日、確認状況とします。
申請と事前書類の発行、事業後の報告は別の行に分けます。
前回からの変更候補は、変更前後の原文と出所を並べます。
自信のない所、記載なし、資料間の食い違いは別の確認待ち欄に出します。
同じ記載でも、今回開いて確認したか分かる形とします。
元の一覧への上書きや予定表への登録はせず、下書きだけを出す範囲です。
申請の可否や採択の見込みは判断しません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。