シフト表をAIで作るときの条件の書き方｜人が確かめるポイント

1．勤務希望と、変更できない条件を混ぜない

この節は当社の整理です。この記事の例は説明のための架空の例です。実在の会社の話ではありません。

準備するのは、勤務希望、店舗側が必要とする配置、契約や制度に基づいて確認した制約です。同じ文章にまとめず、別の欄に置くと、どこを調整する話なのかを見返せます。

勤務希望には「勤務できない」と「できれば避けたい」を区別して記載します。必要人数には、人数だけでなく対象の曜日、時間帯、担当する仕事も添えるとよいです。契約に関わる欄は、担当者の記憶で埋めず、手元の書面から確認した内容を転記する形にします。

空欄は「制約なし」と扱わず、「確認待ち」と記録します。条件を同時に満たせない箇所を見つけたら、どの入力を見直す必要があるかを人が判断する進め方です。

2．公式資料が扱う「シフト制」の範囲

厚生労働省の留意事項でいう「シフト制」は、契約時には労働日や労働時間を確定せず、後から勤務シフトなどで具体化する形態で、勤務時間のパターンを組み合わせる交替勤務は対象から除かれています。 同省は、シフト制労働者の年次有給休暇の円滑な取得と適正な管理を目的に、2026年6月に留意事項を改正したと案内しています。

同省の学習資料では、始業・終業時刻、休憩、休日などが、契約締結時に書面で明示する労働条件として挙げられています。

シフト表を組む準備では、希望を集める書類と、既に合意した働き方を確認する書類を分けて扱うとよいです。制度の適用や書面の記載に迷う点は、公式資料を手がかりに専門家に確認します。

3．労働時間・休憩・休日を照合する基本

以下は公式資料の原則の紹介です。個別の職場への適用や例外の判断は、専門家に確認します。

厚生労働省の資料では、労働時間は原則として1日8時間、1週間40時間とされています。 休憩は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上が必要とされています。 休日については、少なくとも毎週1日、または4週間を通じて4日以上を与えることが示されています。 また、昼休み中の電話や来客対応は勤務時間に含まれると説明されています。

当社の整理として、表に休憩と書かれているかに加え、その間に誰が担当業務を引き継ぐかも照合します。日別の合計だけを眺めず、対象期間の前後を含む勤務の並びも、確認用に手元に置くとよいです。

4．AIへ渡す条件を表と指示文にする

この節は当社の整理です。次の表は入力の書き方の例で、公的な様式ではありません。角括弧の欄には、店舗側で確認した内容を入れます。

「空いている人を入れる」とだけ書くより、対象期間と条件を対応させた形に整えます。入力前には、必要のない氏名や私生活の事情を省き、担当者記号で照合できる形を検討するとよいです。

目的：添付した条件表を使ったシフト案の作成。
対象期間：〔開始日と終了日〕
入力：勤務希望、時間帯別の必要人数、確認済みの制約。
希望は「勤務できない日時」と「優先したい希望」を区別して扱う。
制約の追加・削除や、空欄の推測による補完はしない。
出力は、勤務案、条件との不一致、確認が必要な入力項目に分ける。
満たせない条件は、該当する日時と理由を表示する。

これは求める処理を伝える指示文で、正しい案が出ることを保証するものではありません。埋まった表だけを受け取らず、不一致と確認待ちの項目も一緒に照合する運用を考えます。

5．案を確定する前に、人が見る観点

この節は当社の整理です。以下の分類は、公的な確認基準ではありません。

時間帯ごとの配置

担当者ごとの勤務欄だけでなく、時間帯ごとの配置を見ます。休憩や引き継ぎの時間を重ねても担当業務を担えるか、入力した必要人数と突き合わせます。不足を見つけた場合は、確定を保留し、該当箇所を確認用に残す方法です。

契約内容と勤務の並び

元の条件表と、できあがった案を並べて照合します。勤務できない日時が入っていないか、確認済みの休憩や休日の扱いが反映されているかが確認対象です。希望に沿わなかった箇所は理由とともに残し、本人に確認する材料にします。

確定後の変更の扱い

案の修正と、確定して共有した後の変更を分けて管理するとよいです。変更した箇所、確認した相手、共有し直す相手を記録し、古い案との取り違えを避けます。

6．制度の扱いに迷ったら、根拠を持って専門家に確認

留意事項では、確定後のシフト上の労働日や労働時間などの変更は、基本的に労働条件の変更に当たるとされています。 学習資料にも、確定した労働日や労働時間などの変更には、基本的に会社と労働者双方の合意が必要との説明があります。

変形労働時間制について確認する入口として、同省は制度の概要や導入に当たってのポイントを紹介しています。 また、時間外労働協定は一般に「36協定」とも呼ばれています。 年少者の勤務時間帯については、労働基準法の深夜業の規定も参照し、専門家に確認します。

こうした制度の適用、確定後の変更、休暇の扱いに迷う場合は、契約書面、社内の定め、変更前後の案をそろえて専門家に確認します。案のどこで判断が止まっているかを添えると、質問の対象を絞れます。

7．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

8．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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