納品書・検収書の作成をAIに任せる手順。受注台帳との突合と分納の確認

1．AIに任せること（納品書・検収書の作成）

ここからは当社の整理です 受注番号ごとに品番や数量を並べ、出荷記録を根拠に納品明細の下書きを作ります。検収書は様式への転記までを任せ、検収日・検収者・結果は確認記録がある欄だけに入れる扱いです。資料が足りない欄は空欄にし、確認待ちの理由を別に出させます。

渡すもの

• 受注番号、取引先、品番、受注数量、単位が分かる受注台帳の写し
• 過去分と今回分を区別した出荷記録、納品日を確認できる記録
• 分納、数量の変更、返品、取消について人が確定した記録
• 相手方指定の様式と、検収日・検収者・結果を確認できる記録

AIが出すもの

• 今回分だけを記載した納品書の下書き
• 確認記録のある欄だけを埋めた検収書の下書き
• 受注・出荷・納品明細の対応と差異を並べた突合表
• 資料の不足、対応しない行、判断待ちの一覧

2．AIでの進め方

1. 対象の記録をそろえる：今回作る書類の範囲を決め、受注台帳と過去分を含む出荷記録の写しを用意します。AIに元のデータを直接書き換えさせず、作業用の写しから下書きを作る流れです。
2. 受注と出荷を結び付ける：受注番号を軸に、取引先、品番、単位まで照合します。件数が違う所は、分納による行の増加か、抜け・重複かを人が見分けます。
3. 分納を含む見本で試す：受注全体の数量と、過去分・今回分の出荷数量を並べて下書きを作らせます。受注全量を今回分に入れたり、前便を再び載せたりしていないかを先に確かめるとよいです。
4. 検収の記録を別に扱う：出荷記録だけで検収済みとは埋めず、検収日・検収者・結果を確認記録に戻って見ます。資料にない欄は空欄にし、確認待ちへ回す扱いです。
5. 差異を確かめて確定する：不足・過納・返品・取消を別々に確認し、人が判断した内容だけを下書きに反映します。確認担当が承認した書類を送付し、台帳の更新も人が管理します。

3．確かめる点

検査の中心は、受注台帳との突合です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 分納の残りの扱いと、相手方に伝える納品予定
• 不足・過納・返品・取消への対応と、数量変更の合意
• 検収の成立、相手方指定様式の使い方、書類の確定と送付
• 納品書を適格請求書として扱うか、必要な記載事項を満たすかは、国税庁の資料を示して専門家に確認します。

5．AIへの指示文の作例

受注台帳との対応と今回分の納品明細を、同じ表で確認する作例です。 この数量の対応だけで検収済みとは判断せず、確定前に元の記録へ戻ります。

納品書・検収書の下書きを準備する作業です。
使うのは次の架空資料にある内容だけとします。

受注台帳：
受注甲／品番あ／12個
受注乙／品番い／5個
受注丙／品番う／8個

出荷記録：
受注甲／品番あ／前便5個、今回7個
受注乙／品番い／今回5個
受注丙／品番う／今回8個

検収記録：
受注乙のみ、検収者は担当甲、結果は数量一致。
検収日は未記録。ほかの受注の検収記録は未提供。

受注ごとに、受注数量、前便、今回の納品数量、
数量の対応、検収の確認待ちを表に並べます。
検収書には記録のある内容だけを転記する扱いです。
納品日や検収日、自信のない所は補わず、
空欄とした項目と理由を別の確認待ち欄に出します。
元の台帳と出荷記録は変更しません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。