受注メールの台帳転記をAIに任せる手順。件数の突合と訂正・再送の確認

1．AIに任せること（受注メールから台帳への転記）

Power Automate の公式資料には、送信者のメールアドレスを条件にクラウドフローを開始する方法が示されています（確認日：2026-11-02）。 同サービスの公式資料では、生成した出力の後に人によるレビューを加える手順を説明しています（確認日：2026-11-02）。 この仕事では、メールを処理対象に選ぶことと、注文内容を読み取ることを分けて考えます。AIに任せる範囲は、資料に記載された注文情報の抜き出し、台帳の列への整理、関連する訂正・再送の候補と不明欄の提示までです。

渡すもの

• 対象期間・受信先・送信元・件名を定めた抽出範囲と、対象メールの一覧
• 参照用の識別符号を付けたメール本文、添付資料、訂正や再送を含むやり取り
• 台帳の列名、列の意味、入力済みの見本、既存行を確認するための写し
• 重複候補・訂正・取消・追加注文・読取不能をどう記録するかの社内ルール

AIが出すもの

• 注文番号・取引先・品番・数量・単価・納期を整理した転記用の下書き
• 転記値と、根拠となるメール・本文の箇所・添付の箇所の対応
• 訂正・再送・取消・追加注文と、関連する元の注文の候補
• メールごとの処理結果、保留理由、不明欄をまとめた確認用の一覧

2．AIでの進め方

1. 対象を一覧にする：処理する期間・受信先・送信元・件名を決め、人が対象メールを一覧にします。AIに渡す前の一覧を残し、取り込み後の件数と突き合わせる基準にします。
2. 見本で下書きを試す：通常の注文に加え、訂正・再送・読めない添付を含む見本で試します。元メールへ戻れるか、空欄を推測で埋めていないかを確認する段階です。
3. 原本と下書きを分ける：メールと台帳は写しを渡し、AIに元のデータを直接書き換えさせません。注文の明細は行に分け、各行に参照元の符号を残します。
4. 関連メールを整理する：訂正は変更前と変更後を並べ、再送や返信内の引用は重複候補にします。取消・追加注文も元の注文との関係を残し、人の確認前に旧内容を上書きしません。
5. 処理結果と原文を照合する：「対象メールの件数＝処理した件数＋保留の件数」を確認します。処理済みは転記候補の作成や重複確認を終えたメール、保留は未読の添付や不明点が残るメールとし、同じメールを両方に数えません。
6. 人が台帳へ反映する：人が原文と下書きの値を照合し、訂正や重複の扱いを決めて台帳に反映します。メールの通数と明細行の数は分けて数え、保留も記録に残す流れです。

3．確かめる点

検査の中心は、件数の突合、読み取りの誤りです（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 訂正・取消を受け付けるか、どの注文の変更として扱うか
• 再送と追加注文の区別、既存行への反映先
• 数量・単価・納期が不明または食い違う場合に、取引先へ確認する内容
• 台帳への登録・変更の確定と、保留を解除する根拠

5．AIへの指示文の作例

通常注文・訂正・再送・添付を読めない注文を並べた、転記前の確認用の指示文です。

架空のメールと台帳の行の関係：

受注台帳への転記用の下書きを作ります。
資料にあることだけを使い、原本のメールや台帳は変更しません。
数量・単価・納期がない場合は補わず、不明と記録します。
自信のない箇所は、確認欄に理由とともに出します。

架空のメールと台帳の行の関係：
| メール符号 | メールに書かれた内容・資料の状態 | 台帳で確認する行 |
|---|---|---|
| 甲 | 注文符号「芽」、品名「紙箱」の注文。数量・単価・納期の記載なし | 「芽」の新規行候補 |
| 乙 | 「芽」の品名を「封筒」に訂正するメール | 「芽」の変更候補 |
| 丙 | 甲と同じ注文内容の再送 | 「芽」との重複候補 |
| 丁 | 注文符号「葉」。明細は添付のみで、その添付は読み取れない | 「葉」の保留記録 |

出力は転記用下書きと、メールごとの処理・保留の一覧に分けます。
転記用下書きには、注文符号、品名、数量、単価、納期、
メール符号、根拠箇所、確認欄を設けます。
乙は甲との変更関係、丙は甲との重複候補を残します。
丁の明細は推測せず、添付を読めないことを保留理由にします。
処理・保留の一覧から元メールへ戻れる形にします。
訂正の採用、重複の確定、台帳への登録は人の判断に残します。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。