問い合わせメールの一次回答をAIで下書きする手順。事実は資料から、送るのは人

要点

一次回答の下書きは、AIに文面を整えさせ、事実（価格・日付・営業時間など）は渡した資料からだけ書かせます。回答に使った事実の出所を欄に書かせると、人が資料と見比べられます。約束（納期・値引き・返金）と例外の判断、送信は人が行います。

公開：2026年11月1日

問い合わせメールへの一次回答は、お客様が最初に読む文面です。AIの下書きを人が読んでから送る流れなので、間違いに気づくのは「送る前」にできる、AIに任せやすい仕事です。ただし、事実の間違いを見落とすと、そのまま会社の約束になります。

表・指示文・数字は、説明のための架空の例です。AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

1．AIに任せること（問い合わせメールの一次回答の下書き）

AIに任せるのは、受け取ったメールの内容を整理し、渡した資料（価格表・FAQ・営業時間）から答えられる部分だけで返信を下書きし、答えられない部分を「人が確認する点」に分けるところまでです。事実の出所も書かせます。

渡すもの

お客様からの問い合わせメール（個人情報を入れてよいか、仮名に置き換えるかは、先に社内で決める）
回答の根拠にする資料（価格表・FAQ・営業時間・返品のルールなど）
自社の文体の例（過去の返信を1〜2通）

AIが出すもの

返信の下書き
文ごとの「事実の出所」（資料名と該当の行）
資料で答えられず、人が確認する点の一覧

2．AIでの進め方

資料を先に決める：返信に使ってよい資料（価格表・FAQ・営業時間）を決めます。資料にないことは、AIに答えさせません。
メールと資料を渡す：受け取ったメールと資料を渡し、「資料に書かれている事実だけで返信を書く」と指示します。
事実の出所を書かせる：価格・日付・条件を書いた文ごとに、出所（資料名と該当の行）を別の欄に書かせます。
答えられない点を分けさせる：資料にない質問は、推測せず「人が確認する点」に分けさせます。
人が読んで直す：出所の欄を資料と見比べ、宛名・社名・日付・金額を確かめます。約束にあたる文（納期・返金・値引き）は、人が決めます。
送って記録する：人が送ります。使った資料の版と、送った文面を記録して、資料の更新に生かします。

3．確かめる点

検査の中心は、事実の出所、価格表との一致です（当社の「できること64項目」の記載）。

確かめること	見方	見落とすと
価格・金額	返信の金額を、価格表の該当行と1つずつ照合する	古い価格や、別の商品の価格が書かれたまま送られる
日付・納期・営業時間	資料の日付と比べる。「明日」「今週中」といった約束は、人が決める	守れない日付が、そのまま約束になる
事実の出所	出所の欄が空の文は、AIの推測として扱い、削るか人が確かめる	根拠のない文が、事実として送られる
約束の文	値引き・返金・特別対応を、AIが勝手に書いていないかを見る	会社が決めていない内容が、お客様に伝わる
宛名・社名・署名	お客様の名前・会社名・自社の署名の誤りを見る	別のお客様の名前が、文面に残る
口調	自社の文体の例と比べる。強い断定や、謝罪の書き方を見る	お客様の状況に合わない調子で送られる
個人情報	メールの本文を外部のAIに入れてよいか、仮名にするかを決めておく	お客様の情報を、意図せず外へ出してしまう

4．人が判断する所

約束にあたる回答（納期・値引き・返金・保証）。会社として決めた範囲で、人が書く
クレーム・法律や契約に関わる問い合わせ。AIの下書きに頼らず、担当者や専門家が対応する
資料にない質問への回答と、例外の扱い
送信の最終確認。送信は人が行う

5．AIへの指示文の作例

下書きを頼むときの指示文の作例です。問い合わせの内容と資料は架空で、AIが実際にそう答えることを示すものではありません。

次のお問い合わせへの返信を、下書きしてください。
・事実（価格・営業時間・返品の条件）は、下の「資料」に書かれていることだけを使ってください。資料にないことは書かず、「確認してご連絡します」と書いてください。
・文のあとに、事実の出所を「【出所】資料名・該当の行」の形で書いてください。
・値引き、返金、納期の約束はしないでください。
・最後に、資料で答えられず、人が確認する点を箇条書きで書いてください。

【お問い合わせ】
「A商品の価格と、土曜に受け取れるかを教えてください。」
【資料】
価格表：A商品 3,300円（税込）
営業時間：平日10:00〜18:00（土日は休み）

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。