稟議書・社内通達の下書きをAIで作る手順。金額の根拠と決裁ルートの確認

1．AIに任せること（稟議書・社内通達の下書き）

公式資料では、Power Automateの承認機能は、承認要求の自動化と人による意思決定を組み合わせるものと説明されています（確認日：2026-11-03）。 Excelの［数式の検証］は、ネストされた数式の各部分を計算順に確認できる機能です（確認日：2026-11-03）。 ここからは当社の整理です。 AIに任せるのは、根拠資料を文書の項目に振り分け、下書きと確認待ちの欄を作るところまでです。稟議では購入目的・必要性・金額の出所を、通達では承認済みの変更内容・対象・発効日を対応づけます。金額の検算と決裁先の確定は人が行い、整った文章を承認済みの文書として扱わない運用にします。

渡すもの

• 購入目的のメモと、発行元・発行日・有効期限・版を確かめられる見積書
• 数量・単価・税・値引き・合計が分かる内訳
• 申請の種類・金額・部門に対応する決裁権限表と文書の様式
• 通達にする承認済みの変更内容、適用対象、発効日、問い合わせ先

AIが出すもの

• 購入理由と金額の根拠をまとめた稟議書の下書き
• 承認済みの内容を読み手向けに整えた社内通達の下書き
• 各記載を根拠資料の該当箇所へ戻せる対応メモ
• 決裁先の空欄、資料間の食い違い、担当者に確かめる事項の一覧

2．AIでの進め方

1. 原資料をそろえる：見積書と権限表の版、通達の承認済み文書を人が確かめます。入力に使うのは、社内で利用を認めた範囲の情報です。
2. 見本で試す：架空の見本で、金額の不一致や発効日の書き違いを確認待ちとして出せるかを見ます。文章の自然さと、根拠へ戻れるかを分けて評価します。
3. 原資料を残して下書きを作る：AIに元の見積書や権限表を直接書き換えさせず、別の文書へ出力します。資料間で異なる値は、採用する値を決めずに並べる形がよいです。
4. 金額と決裁先を照合する：人が数量・単価・税・値引きから合計を検算し、見積書の合計と申請額を比べます。決裁先は権限表の該当箇所と照らし、表にない代理や例外は担当者へ戻します。
5. 通達を原文と突き合わせる：変更前後の内容、対象、発効日を承認済み文書と照合します。対象外の部署にまで適用する表現や、未決定事項を決定済みとする表現も確認の対象です。
6. 確認後の版を回付する：食い違いの解消と担当者の確認を経て、人が申請・配布する版を確定します。AIには申請の提出や通達の送信まで続けさせません。

3．確かめる点

検査の中心は、金額と根拠、決裁ルートです（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 購入の必要性、予算の使い方、申請する金額を決めます。
• 権限表にない案件の決裁先、代理や例外の扱いを決めます。
• 就業時間変更の可否や必要な手続きは専門家に確認し、通達に使う内容を確定します。
• 下書きを申請・配布してよいか、誰へ届けるかを決めます。
• 労務の相談先について、厚生労働省は、就業規則の作成方法などに専門家が助言する窓口を案内しています。

5．AIへの指示文の作例

見本では、次の食い違いを残した資料から、下書きと確認待ちを分けて出す指示にします。

目的：備品購入の稟議書と、就業時間変更の社内通達の下書きを作ります。
入力：架空の見積書、購入理由のメモ、決裁権限表、承認済みの変更文書、既存の下書きです。
使う内容は資料にある情報だけとします。
数量・単価・税・値引き・合計は、転記元が分かる形で並べます。
見積書とメモの金額、承認済み文書と下書きの発効日は、食い違いを確認待ちの欄へ出します。
採用する金額や日付を推測で決めず、決裁権限表にない決裁先は空欄にします。
不明な点や根拠に自信のない所は、本文と分けて確認事項にまとめます。
出力は文書別の下書き、根拠資料との対応メモ、確認事項です。
原資料の変更、購入の承認、労務の判断、提出・送信は行いません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（初回無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。