開示請求の本人確認、来所・電話・郵送の受付で用意するもの

1．受付方法の例と自社の手続を分ける

ここでは、会社が本人から開示請求を受けるときの、本人確認の準備を扱います。通則編が本人確認の例を示しているのは、開示のほか、利用目的の通知の求め、訂正等、利用停止等、第三者提供記録の開示を含む「開示等の請求等」の受付手続の中です。代理人が請求する場合は、この記事では扱いません。

個人情報保護委員会の通則編（令和８年６月一部改正）では、本人確認は事業の性質、保有する個人データの取扱状況、受付方法などに応じて適切な方法にするよう示されています。同委員会のＱ＆Ａ（令和８年10月30日の更新を含む掲載内容）は、受付方法をあらかじめ定めていない場合は、本人が任意の方法で請求するため、事業者は個別に相談しながら対応することになると説明しています。

ここからは当社の整理です。読み合わせる箇所は、通則編の本人確認の例と、自社の受付案内です。受け付けられる連絡方法、提示や送付を求める資料、確認を担当する人を並べると、案内と実際の準備の食い違いを見つけやすくなります。書類名だけを転記せず、どの場面で何を確かめるためのものかを責任者と共有しておきます。

2．来所・電話・郵送で準備するもの

来所は、採用する証明書と確認方法をそろえる

来所の本人確認の例には、運転免許証、健康保険の資格確認書、旅券などが挙げられています。個人番号カード（マイナンバーカード）は、表面が例に挙げられています。担当者の準備としては、自社の案内に載せた資料と照合の手順を手元で参照できるようにしておくとよいです。

電話は、既に登録された情報と折り返しの手順を確認する

電話では、あらかじめ本人が登録した生年月日などの登録情報や、コールバックが確認方法の例です。窓口の準備では、照合に使う項目、登録情報の参照先、折り返しを担当する人を責任者と確かめます。その場で聞き取った連絡先と、以前から登録されている情報を混同しないよう、受付用のメモでも区別しておくと整理しやすくなります。

郵送は、写しの受領から文書の送付までを確認する

郵送などの例は、運転免許証や健康保険の資格確認書などの写しを受け取り、そこに記載された住所へ文書を書留郵便で送る方法です。用意するものは、受け取る側の案内だけでなく、送付先を確認する手順や発送担当への引き継ぎまで含めて整理するとよいです。写しの確認と発送の準備を別の担当者が受け持つ場合も、参照する住所が途中で変わらないよう、引き渡す情報を責任者とそろえます。

3．書類を増やす前に、照合の目的を確かめる

公式のＱ＆Ａは、運転免許証に加えて印鑑登録証明書の提示を求めることについて、保有する個人データに比べて必要以上に多くの情報を求めないようにする必要があると説明しています。公式の例に並んでいる資料を、そのまま全部そろえてもらう案内に置き換えず、採用する方法を責任者と確認します。

「念のため追加する」だけでは、何が不足しているのかが伝わりません。担当者が迷った箇所は、照合できた項目と照合できていない項目に分けて相談すると、追加で求めたいものの目的を確かめやすくなります。案内を直す際にも、本人に用意してもらうものと、社内で参照する情報を分けるとよいです。

4．受付前・受付時・引き継ぎの準備をそろえる

受付担当が毎回その場で準備を組み立てずに済むよう、誰が、いつ、何を確かめるかを共有します。表は書類の提出要件を決めるものではなく、社内の分担を考えるための例です。

記録を残す際は、確認結果を書く欄と資料そのものを置く場所を分けて考えます。担当者のメモには「何を見て、何が確認でき、何が残っているか」を記し、写しの保管や返却、閲覧できる人の範囲は社内の責任者に確認する項目として扱います。引き継ぎのために資料を増やす前に、確認結果の伝え方をそろえるとよいです。

5．迷うときは、確認した事実をそろえて相談する

氏名や住所の記載が手元の情報と合わないとき、案内にない資料を提示されたときは、その違いを整理して責任者へ引き継ぎます。「どの資料で、どの項目が合わなかったか」を伝える形にすると、次の確認を相談しやすくなります。照合方法の適否や、追加で求める情報の範囲に法律上の判断が要るときは、公式資料を示して専門家に確認します。

個人情報保護法相談ダイヤルは、法律や制度に関する質問を電話で受け付け、ガイドラインやＱ＆Ａに基づく助言や回答を行う窓口です。ただし、この窓口では適法性・違法性の判断を求める相談には応じていません。

相談前には、資料の内容を広く転送するのではなく、確認したい論点を文章でまとめます。相談の結果を受けて社内の案内や担当の分担を見直すところまで、責任者と確認しておくとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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