AIに渡す前に個人情報を伏せる手順｜置換表で戻すまでの確認

1．伏せる前に、入力する情報の範囲を確かめる

個人情報保護委員会の令和5年6月2日付の注意喚起では、事業者が個人情報を含む指示文を入力する場合、特定した利用目的を達成するために必要な範囲内か、十分に確認するよう求めています。

記号にする作業と法律上の分類を分ける

仮名加工情報の定義では、他の情報と照合しない限り、特定の個人を識別できないように加工することが示されています。匿名加工情報の定義には、特定の個人を識別できないことに加え、元の個人情報を復元できないようにすることが含まれます。また、同委員会の説明では、加工基準に基づかず、安全管理の一環としてマスキングなどで仮名化した情報は、仮名加工情報として扱われません。

ここで扱うのは、業務用の控えに記号を付ける手順です。伏せ方だけで法律上の分類や入力の可否を判断せず、上記の公式資料を示して専門家に確認します。

2．記号への置き換え・一部削除・渡さないを使い分ける

資料の原本を残し、送信用の控えを作ります。先に依頼したい作業を短く書くと、残す情報を絞りやすくなります。文章を読みやすく整える依頼なら、相手の連絡先まで渡す必要があるかを見直す、という考え方です。

残す範囲に迷う情報は、空欄か「省略」にして作業が成立するかを考えます。意味が失われる場合は、伏せ方を工夫して入力を続ける前に、扱いを確認する段階へ戻るとよいです。

3．置換表を分けて保管し、元の値を手元に残す

置換表は、記号と元の値の対応を記録した控えです。元の値は送信用の資料に書き足さず、作業担当者が扱う社内の保管先に分けます。送信用の資料とまとめて添付しない運用にします。

同じ人が本文、宛名、署名に出てくる場合は、呼び方をそろえてから置き換えます。姓だけの表記や空白の違いも拾い、別の人を同じ記号にまとめていないか確認するとよいです。元の氏名や連絡先を推測できる略し方は避け、資料の中で重ならない記号を付けます。

別の依頼で使った置換表を流用せず、送信用の資料と対応が分かる名前で管理します。閲覧できる人は、戻し作業に必要な担当者に絞る考え方です。保管期間や削除の時期は既存の社内の取扱いに合わせ、作業後に不要な控えが残っていないかも点検します。

4．送る資料そのものを、検索と目視で点検する

検索では、置換表にある元の氏名や連絡先を送信用の資料から探します。姓だけ、読み方、空白の有無など、原本にある表記でも確認する手順です。メールアドレスの区切り記号や、連絡先の見出しも探す手がかりになります。

目視では、検索した値以外にも目を向けます。本文のほか、宛名、引用された過去のやり取り、欄外、ファイル名、添付する資料を読み直します。住所を削った後も、訪問先の詳しい説明などを残していないか、文章のまとまりで確認するとよいです。

入力する形で読み直す

送信前の入力欄まで含めて確認します。置換表の元の値を説明文に貼り戻していないか、別の添付に原本が混ざっていないかが見る所です。点検を終えた後に資料を修正した場合は、その版を再度見直します。

次の指示文は、伏せた後の問い合わせ文を整える際の短い例です。元の値や置換表は含めません。

問い合わせ文を読みやすく整える依頼です。
【顧客甲】などの記号は、そのまま残す方針です。
氏名や連絡先を推測して補うことはせず、情報が足りない箇所は「要確認」と記す形です。
出力は下書きとして、人が内容を確認する前提です。

指示を書いた後も、送信する本文と添付を見直してから渡します。伏せる作業を外部への入力前に終え、元の資料を渡して伏せさせる流れにしないことが、この手順の出発点です。

5．結果の対応を点検してから、手元で元に戻す

返ってきた下書きは、記号を残したまま読みます。登場する人が入れ替わっていないか、誰の発言・依頼なのかが原本と合うか、文の意味を先に確かめる流れです。元の値への置き換えは、その後に担当者の手元で行います。

置換表にない記号が出たときや、記号が省かれて対応が分からないときは、推測して戻さず保留にします。必要な箇所を原本と照合し、対応を確認できた部分から戻すとよいです。下書きに見慣れない氏名や連絡先があっても、そのまま採用せず内容を確かめます。

戻す対象は、最終文書で必要な箇所に絞ります。文章を整えるために外した連絡先などは、置換の逆操作で一括して復活させる対象にしません。補う場合も原本から確認します。

戻した文書は送信用の控えと区別し、以後の修正でそのまま外部へ送り直さないよう扱います。最後に、記号の取り残し、宛先と本文の人物の一致、元の値の入れ違いを点検します。伏せた資料を作る所から、戻した文書の確認までを続けて担当できる形にしておくとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

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