電話メモの整理と要約をAIに任せる手順。要点の欠落と固有名詞の確認

1．AIに任せること（電話メモの整理と要約）

個人情報保護委員会は、通話内容から特定の個人を識別できる場合は個人情報に該当すると説明しています。 提供元の確認用資料では、回答が元資料を正確に反映しているかを確かめる問いが示されています。 AIに任せるのは、入力用に整えた電話メモから用件を拾い、引き継ぎ用の要約と原文の抜き出しを別々に作ることです。読めない文字や聞き違いのおそれは補わず、確認待ちに残す形にします。元メモの保管と、担当者に渡す内容の確定は人が行う範囲です。

渡すもの

• 氏名・社名・電話番号などを伏せ、原メモと対応する目印を付けた入力用の写し
• 「聞いたこと」「聞き返して確かめたこと」「聞き取れなかったこと」を分けた記録
• 用件・要約・原文の抜き出し・確認待ちという出力欄の指定
• 推測で補わず、記載がない項目は未記載とする扱い

AIが出すもの

• メモごとに分けた用件の要約の下書き
• 社名・氏名・電話番号・日時・金額を、伏せ字も含め入力どおりに抜き出した欄
• 聞き返して確認できた内容と、確認待ちの内容を分けた欄
• 原文にある次の行動と期限の記載。担当の割り当ては含めません

2．AIでの進め方

1. メモの対応を残す：元の紙は保管し、入力用の写しに目印を付けます。読める部分だけを転記し、判読できない文字はその位置とともに不明と残す方法です。
2. 入力する情報を絞る：氏名・社名・番号は伏せ字に置き換え、対応表は社内で管理します。用件の文章に残る識別の手掛かりも見直し、入力先・保存・閲覧範囲を社内の担当者が確認します。
3. 見本で欄の分け方を試す：架空のメモを使い、要約と原文の抜き出しが分かれるかを見ます。聞き違いや読めない文字を、確定した内容として埋めていないかも確認対象です。
4. 写しから下書きを出す：AIには元のデータを直接書き換えさせず、別の出力先に下書きを作らせます。メモの目印を出力にも残し、別の電話の用件が混ざらない形にします。
5. 原メモに戻って照合する：要約と抜き出しを原メモと見比べ、依頼や保留事項の欠落を確かめます。伏せた固有名詞や番号は、人が社内の対応表と原メモを使って照合する手順です。
6. 担当と期限を決めて引き継ぐ：確認待ちを誰が確かめるか、折り返しの担当と期限を人が決めます。相手が希望した時刻と、こちらが引き受けた期限を分け、確認した内容を伝言や台帳へ反映します。

3．確かめる点

検査の中心は、要点の欠落、固有名詞です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• 聞き取れなかった内容を誰に聞き直し、どこまで確かめてから引き継ぐか。
• 折り返しの担当、優先順位、期限と、相手に約束する対応の範囲。
• 伏せた情報を戻す範囲と共有先。法的な判断が要る点は、上記の公式資料を参照して専門家に確認します。
• 下書きを伝言や台帳に反映してよいか、確認待ちを残して引き継ぐか。

5．AIへの指示文の作例

用件の要約と原文の抜き出しを分ける、架空の電話メモを使った指示文です。

聞いたこと、聞き返して確かめたこと、聞き取れなかったことを区別します。

電話メモを、担当者に引き継ぐための下書きに整理します。
使うのは以下のメモにある内容だけとします。
読めない文字や聞き違いのおそれを推測で補わず、自信のない所は確認待ちの欄に残します。
聞いたこと、聞き返して確かめたこと、聞き取れなかったことを区別します。

| 目印 | 聞いたこと | 聞き返して確かめたこと | 聞き取れなかったこと |
|---|---|---|---|
| あ | [社名あ]から訪問日の問い合わせ。火曜か木曜か不明 | なし | 訪問の曜日 |
| い | [社名い]から書類が届いたとの連絡 | 書類の受領 | 手書きの氏名が判読できない |
| う | [氏名う]から見積内容の問い合わせ。本日夕方までの折り返しを希望 | 折り返しの希望時刻 | なし |
| え | 担当者不在時に[氏名え]から伝言。担当者に資料の到着を伝えてほしい | なし | なし |

出力欄は、目印、用件の要約、原文の抜き出し、確認済み、確認待ち、原文にある次の行動とします。
抜き出し欄には社名・氏名・電話番号・日時・金額を入力どおりに残し、ない項目は未記載とします。
伏せ字はそのまま残します。相手の希望を、こちらが引き受けた約束に変えません。
担当者や対応期限を新しく決めず、元メモや台帳は書き換えません。

6．当社に相談するとき

この仕事は、手順書と検査を当社が設計し、お手元のAIで回していただく形が基本です。

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