定型メールの下書き生成をAIと作る手順。差し込み項目の欠落を確かめる

1．AIに任せること（定型メールの下書き生成の仕組み）

GmailApp の createDraft は、メールの下書きを作成する機能です（確認日：2026-11-03）。 Google の HTML テンプレートには、値を出力するときに文脈に応じて文字をエスケープする書き方があります（確認日：2026-11-03）。 ここからは当社の整理です。 AIには、定型文の差し込み箇所と入力の列を結びつけ、必要な値がそろった行だけを下書きにする処理案を作らせます。コード案を求める場合も、下書き作成までを範囲とし、文字の処理と必須項目の欠落の検査は分けて設計します。

渡すもの

• 件名と本文の定型文、差し込み箇所の記号。
• 差し込み項目の一覧と、必須・任意、対応する列、表記の決まり。
• 実在の連絡先を除いた値の表と、入力の行を区別する管理用の印。
• 欠落した行を保留する扱いと、人が下書きを確認する流れ。

AIが出すもの

• 定型文の差し込み箇所と入力の列の対応案。
• 不足や形式の違いを検出し、保留する処理案。
• 下書きを生成するコードの下書きと、見本で試す手順。
• 入力の行と生成した下書きの対応、不足理由を残す確認表。

日程調整メールの確認例です。修正値は元の表に戻って人が確かめ、意味が確定しないまま表記だけをそろえません。

2．AIでの進め方

1. 変える箇所を棚卸しする：件名と本文から差し込み箇所を拾い、必須項目と入力の列を対応づけます。似た名前の列は意味まで確認して、人が対応を決めます。
2. 元のデータを保つ：AIには見本のコピーを渡し、元の表や定型文を直接書き換えさせません。修正候補は別の欄に出す方針にします。
3. 欠けた行の扱いを組み込む：必須値が空欄、空白だけ、列自体がない場合は、その行を保留する処理案にします。前の行の値で埋めず、理由を確認表に残す形です。
4. 見本で試す：会社名の欠落、日付の表記違い、差し込み記号の残りを含む見本で処理を確かめます。全角・半角、記号、改行、長い名前でも、人が見える下書きの表示まで比べるとよいです。
5. 入力と下書きを突き合わせる：管理用の印を手掛かりに、宛先・件名・本文を入力の行と照合します。保留した行から下書きが作られていないか、再実行で重複しないかも点検します。
6. 確認後に使う範囲を決める：人が見本を確認し、問題がある場合は処理案に戻ります。下書きを作る処理に送信処理を含めず、送るかどうかは内容を確認した人が決めます。

3．確かめる点

検査の中心は、差し込み項目の欠落です（当社の「できること64項目」の記載）。

4．人が判断する所

• どの項目を必須にし、欠落した場合にどこへ確認するか。
• 日程の解釈、相手への約束、定型文では扱えない例外。
• 入力データをAIへ渡してよい範囲と、仕組みを使う権限。
• 修正後の下書きを採用するか、実際に送信するか。

5．AIへの指示文の作例

日程調整の定型文を基に、差し込みの対応と欠落検査の案を求める指示です。

目的は、定型メールの下書き生成の仕組みを設計することです。
資料にある値だけを使い、元の表や定型文は変更しない方針です。

定型文
件名：日程のご相談
本文：[会社名] 御中。打合せ候補は[候補日]の[候補時刻]です。
ご都合を伺えますと幸いです。

差し込み項目
会社名・候補日・候補時刻は必須とします。
入力の列名も同じです。宛先と管理用の印は別の列にあります。

値の表
管理用の印／宛先／会社名／候補日／候補時刻
甲／甲の試験用宛先／（空欄）／2027/02/05／午前
乙／乙の試験用宛先／架空の乙社／２月５日／午前
丙／丙の試験用宛先／架空の丙社／2027/02/05／[候補時刻]
（空欄）は値がないことを表します。

出力は、項目と列の対応案、下書き作成までの処理案、
不足のある行の保留理由、見本での確認手順とします。
必須値の空欄・空白だけの値・列の不足を分けて検査する案にします。
日付の解釈は推測せず、全角・半角と差し込み記号の残りも確認対象です。
自信のない箇所は「要確認」欄に分け、値は補いません。
送信処理は含めず、人が下書きを確認して採否を決める設計とします。

6．当社に相談するとき

この仕事は、当社のAI（Claude）で作り、作る係と確かめる係を分けて、検査記録つきで納めます。AIの契約がなくてもお受けできます。

どの業務から始めるか迷う場合も、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。