RPAと生成AIの違い｜事務作業をどちらに任せるかの見分け方

1．RPAは、決まった操作を繰り返す仕組みです

RPAは、人が行っている定型的なパソコン作業を自動化する仕組みです。ソフトウェアのロボットが、ルールに基づく反復作業を担います。画面での操作に関しては、マウスやキーボードの操作を再現する説明が示されています。

事務で候補を探す際は、「どこから何を取り、どこへ入れるか」を担当者が説明できる範囲に絞ります。処理するたびに担当者が意味を読み直したり、転記する項目を選び直したりする部分は、操作の繰り返しと分けて考えるとよいです。

また、手順を書き出すときは、普段どおりに進む流れだけでなく、途中で人に戻す場所も記しておきます。作業の名前が同じでも、入力の形や処理先までそろっているかを見直すことが、任せる範囲の整理につながります。

2．生成AIは、内容を作る側から考えます

生成AIは、文章や画像などのデータを学習し、新しいコンテンツを生成する技術です。質問や作業指示に応じて文章などを生成するサービスもあります。文章作成や情報整理は、生成AIの用途として挙げられています。

文章を生成する言語モデルでは、同じ指示でも異なる応答になることがあります。また、生成AIは事実と異なる内容や、裏付けのない見解を出力することがあります。

当社では、文章を整える部分と、その内容を業務上の確定情報にする部分を分けます。下書きを作るところまで任せ、元の資料や社内で決めた方針との照合を担当者に残す考え方です。読みやすい文になったことと、社外に出してよい内容になったことは、別々に確認するとよいです。

3．作業名より、入力と手順の形で見分けます

候補を選ぶときは、困っている作業を「受け取るもの」「行う処理」「出来上がるもの」に分けて眺めます。以下は製品の対応可否を示す表ではなく、検討の入口をそろえるための見分け方です。

同じ「転記」でも、内容の読み取りから必要なのか、決まった欄を移すだけなのかで、検討する方向を分けます。最初から作業全体をまとめて任せようとせず、人が確認できる単位で区切る考え方です。

組み合わせの行では、候補作成と登録の間に確認を置いています。この構成は当社の検討案です。読み取り結果を後続の入力へ渡す前に、何を確定したのかが残る流れを考えます。

4．操作の確認と、内容の確認を分けます

操作の自動化では、止まった場所を見つけられる形にします

確認したいのは、開始したことだけでなく、どこまで処理したかです。担当者が処理済みの範囲と未処理の範囲を見分けられる記録を残す運用にします。再開する前に、重ねて登録する箇所がないかも点検対象です。

画面や入力する帳票を変更するときは、自動化した手順を確認する機会として扱います。普段の流れに加えて、入力欄の不足や想定外の表示を見つけた際の戻し先まで決めておくとよいです。確認担当が不在でも動かし続ける設計より、担当者に引き継ぐ位置を明らかにすることを重視します。

下書き支援では、元の材料に戻って確かめます

確認の中心は、文章が整っているかだけでなく、入力した材料と内容が対応しているかです。出力だけを眺める方法ではなく、元の材料を横に置いて読める流れを用意します。担当者が判断するための資料も、下書きと一緒に受け取れる形がよいです。

組み合わせて使う案でも、「内容を確認する人」と「後続の処理を開始する人」を決めます。どこで人の判断を挟むのかを、運用前に担当者どうしで共有しておきます。

5．導入を見送る目安と、最初に切り出す範囲

処理の機会が少ない作業では、仕組みを整えて保守する負担と、そのまま処理する負担を比べます。例外の扱いが整理できていない作業や、担当者自身が正しい結果を説明できない作業は、導入を急がず手順の整理を先に行う候補です。

また、相手への配慮や会社としての方針を決める部分は、人の担当として残します。資料を整理する補助まで任せる案と、判断そのものを任せる案を区別しておくと、必要な確認も考えやすくなります。

最初に試す対象は、出来上がりの形が明確で、担当者が元の材料と結果を照合できる範囲から選びます。本番の情報を書き換える前に、見本の材料と処理結果を比べて点検する流れがよいです。うまく進んだ部分だけでなく、手作業に戻した部分も残し、次に任せる範囲を判断する材料にします。確認にかかる手間も含めて、導入前より扱いやすい流れになったかを担当者が振り返ります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。