来客が執務室へ直接入らない受付・呼出し・案内の流れを決める

要点

来客受付は、入口付近で待つ場所を示し、受付から受入担当を呼び出し、担当者が迎えに来て案内する流れにします。訪問予定の確認、入ってよい範囲、担当不在時の引継ぎ先、退出を確かめる人まで社内で決めることが中心です。書類を受け取る作業と、来客を室内へ通す判断を分けておくと、受付での対応をそろえやすくなります。

公開：2026年11月4日／情報の確認日：2026年11月4日（出典はこの記事の最後）

この記事は、来客が執務室へ直接入らないように、受付・呼出し・案内・退出までの流れと担当を決めたい小さな会社の総務担当者のためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月4日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．公的資料の対策例を受付の設計に使う

確認日：2026-11-04

受付場所を検討する根拠として、IPAの自社診断解説編にある、受付カウンターの設置や守衛配置の対策例を参照します。同資料は、名札・制服・入館証などで従業員かどうかを見分けられるようにする対策も挙げています。また、入退出の記録を残す対策は、案内して終わりにせず、退出までの確認を考える根拠として使います。解説編は、IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」のページの関連資料欄から開けます。

2．入口から待機場所までを先に決める

受付の流れを作る担当者は、来客の立場で入口から打合せ場所まで歩き、どこで声をかけ、どこで待ってもらうかを決めます。執務室の机まで進んで用件を伝える配置では、受付を終える前に業務の場所へ入ることになります。入口から見つけやすい位置に受付の案内を置き、待機場所から担当を呼ぶ順序に整えます。

待機場所は、呼出しを受けた担当者が迎えに行ける位置にします。来客の目線で、机上の書類や作業中の画面が見える方向、執務室へ続く通路も確認する整理です。案内表示の位置と待つ場所を合わせ、受付後の行き先を来客自身に探してもらう運用を避けるとよいです。

受付専任の人を置かない運用でも、到着を知らせる方法と、その連絡を受ける担当を決めます。入口の表示だけを設けるのではなく、呼出しに応じる人までを受付の仕組みに含める考え方です。

打合せをする場所と、用件上立ち入る場所は、受入担当と施設の管理担当が事前にすり合わせます。荷物の受渡し、打合せ、設備の点検では、案内する範囲が異なります。用件ごとの行き先と案内役を決め、立入りを認める人も社内で明確にしておきます。

3．受付から退出までの担当をつなぐ

流れを決める際は、受付で聞く内容だけでなく、次の対応を誰に渡すかを合わせて考えます。社内手順を組み立てる例は次のとおりです。記録表の記入欄ではなく、対応する人と引継ぎの順序を示しています。

場面	対応する人	その場で行うこと	次へ渡す内容
訪問前	受入担当	来訪予定と用件、使う場所、案内役を受付へ共有します	迎えに来る担当と連絡先
到着時	受付を受け持つ人	訪問先と用件を聞き、社内で共有した予定と照らし合わせます	来客の到着と待機場所
呼出し後	受入担当	受付へ来て、用件と案内先を確認します	案内を引き受けたこと
移動中・滞在中	案内を引き受けた人	決めた場所へ同行し、帰りの案内役も明らかにします	滞在場所と対応する担当
退出時	見送りを受け持つ人	出口まで案内し、来客対応の終了を受付へ伝えます	退出の確認結果と未処理の連絡

担当者の名前だけでなく、引継ぎを受けた側の返事までを手順に含めます。呼出しを送っただけの状態と、迎えに来る担当が決まった状態を区別するためです。受付と案内を兼ねる運用では、受付を離れる間の呼出先も決めておきます。

案内役の交代も、引き受ける人の返事を確認してから渡す手順にします。来客がいる場所と帰りの案内役を共有し、対応する人が分からない時間を作らないように整えます。

4．担当不在と予定外の来訪の行き先を決める

受入担当につながらない場面

通常の呼出先に加え、代わりに受入可否を確認する担当と連絡方法を用意します。返答を待つ場所は受付側にそろえ、来客が執務室へ担当者を探しに行く流れにはしません。待機の継続、別の担当への引継ぎ、訪問予定の調整について、受付が相談する相手を決めておくとよいです。

待ってもらう時間については、受付だけで見込みを約束せず、受入側の返答を確認して伝える運用案です。担当者の離席や外出について、来客へどこまで説明するかも社内でそろえます。

予定を照合できない場面

予定外の訪問は、来客から聞いた用件を社内の確認先へ取り次ぎ、受入れの返答を待つ流れにします。相手が名乗った担当者や、以前の訪問経験だけで案内先を決めず、今回の受入担当につなぎ直す整理です。担当者への連絡と、立入りを認める判断を区別します。

受渡しだけの用件は受付付近で対応できる形を検討し、室内で作業する用件は受入担当に範囲を確認します。受付で判断に迷う用件の相談先は、社内で権限を持つ人にそろえておきます。

5．社内で流れを試し、変更を受付へ戻す

運用を始める前に、受付を受け持つ人と受入担当が来客役・案内役を交代して、入口から退出まで動いてみるとよいです。表示に気づけるか、呼出先が分かるか、待機中に執務室へ進まずに済むか、帰りの案内を誰が受け持つかを確かめます。設備の購入より先に、動線と引継ぎの抜けを見つけるための確認です。

連絡がつかない場面も想定し、代わりの確認先へ連絡できるかを試します。受付から離れている担当者にしか分からない手順は、共有場所に短くまとめておきます。担当者の記憶に頼る部分を、引継ぎ可能な手順に直す考え方です。

訪問先の部屋や受入担当の変更は、予定を把握した人から受付と案内役へ伝える流れにそろえます。対応が終わった後は、呼出先の不明、待機場所の迷い、退出連絡の行き違いなど、手順上の困りごとを残します。見直しを担当する人が、案内表示、連絡先、同行する範囲へ修正を戻す運用にします。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	入口から分かる受付の案内と待機場所を決めたか
□	来訪予定と当日の用件を照合する担当を決めたか
□	通常の呼出先と担当不在時の引継ぎ先を共有したか
□	受入れを判断する人と、案内する人の役割を確認したか
□	用件ごとに立ち入る範囲と同行する担当を決めたか
□	見送りと退出の連絡を受け持つ人を決めたか
□	対応中の行き違いを残し、手順へ戻す担当を決めたか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月4日）

5分でできる!情報セキュリティ自社診断（解説編）／IPA 独立行政法人情報処理推進機構：冊子66頁の受付カウンター・守衛配置、従業員か否かの識別、入退出記録の対策例。受付の配置と退出までの確認を考える根拠とし
中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン／IPA 独立行政法人情報処理推進機構：関連資料欄にある自社診断解説編の掲載先の確認に使用。