紹介状と予約票は誰に渡す？医療機関の紹介受付と書類の流れ

1．申込書の送信と、予約票の手渡しを分ける

確認日：2026年11月4日。

ここで取り上げるのは、滋賀県立総合病院が「令和7年1月から」として掲載する紹介手順です。全国の医療機関に共通する手順として使わず、紹介先の案内と照らし合わせるための運用例として読みます。

同院では、紹介元が「診察・検査申込書」を前方連携へFAXで送ります。その後、病院からFAXで予約票が返信され、紹介元は患者さんへ渡して当日持参するよう伝える流れです。この案内は、申込書の送信先と予約票の渡し先を区別する根拠として用いています。

院内の作業を整理する際は、「申込み済み」と「手渡し済み」を同じ完了欄にまとめない形が考えられます。送信を終えた担当者と、予約回答を受け取る担当者が異なる場面でも、残った作業を追いやすくするためです。予約回答を受け取った後には、書類をそろえる作業と、患者さんへ説明して渡す作業を別々に扱います。

2．当日の案内先は、受診と検査で分かれる

同院の紹介手順では、受診の患者さんの案内先は外来ブロック受付です。検査の患者さんは、紹介受付・総合受付が案内先になっています。患者さんに伝える内容を「病院の受付へ」だけで終えず、今回の予約に対応する受付名を控える整理につながります。

また、こども棟の小児こころの診療科、小児発達診療科については、それぞれのページを確認するよう案内されています。一般の紹介手順を、そのまま別の診療科の案内へ転記しないための注意点です。

院内で使う持参案内には、予約回答を受け取った担当者が確認した案内先を残すとよいです。名称が似た受付を事務担当者の推測で置き換えると、引き継いだ人が元の回答と照合しづらくなります。患者さんに渡す書類の束と、口頭で伝える行き先を、同じ予約の情報に基づいて確かめる流れを作ります。

3．元の記録から手渡しまでを、院内の表につなぐ

次の表は、説明のための記入例です。紹介先への提出様式ではなく、院内で書類の所在と残った作業を引き継ぐための考え方を示しています。

表では、書類の内容を長く転記するよりも、「どこまで進んだか」と「次は誰が扱うか」を残します。診療内容を事務担当者の言葉で補ったり、紹介状を書き直したりする用途には使いません。

「準備中」のような短い状態名だけでは、何を待っているのかが分かりません。予約回答を待っているのか、院内で書類をそろえているのか、患者さんへの手渡しが残っているのかを、作業名で区別するとよいです。保管先の欄を設ける際も、控えを増やすことを目的にせず、院内で定めた方法に沿って書類の所在を示します。

4．担当交代では、完了した作業と残った作業を並べる

引き継ぐ側は、送信や受信を終えた事実と、これから行う手渡しを分けて伝えます。引き継ぐ側が「予約の手配を終えた」と考えていても、受け取る側には書類が患者さんの手元にあるかまでは伝わりません。完了の意味を、書類ごとにそろえておく必要があります。

受け取る側は、院内の記録と手元の書類を照らし合わせ、担当者の名前だけでなく次の行動を確かめます。手渡しが残っている案件には、渡す人、用意する書類、患者さんに伝える案内先を結び付けて残すとよいです。未処理の書類をまとめて置くだけでは、後から担当する人が引き取り先を判断しづらくなります。

患者さんへの受け渡しを終えた後も、説明が残っている項目を完了扱いにしない整理が考えられます。渡した書類の有無と、伝えた内容を別に見直すためです。事務の引き継ぎでは、診療内容の判断に踏み込まず、書類の所在と受け渡しの経過を中心に扱います。

5．予約の窓口と、医療上の判断を分けて確認する

滋賀県立総合病院の「地域医療連携について」は、紹介患者の診察予約と検査予約の受付を、前方連携業務として挙げています。前方連携の問い合わせ先として掲載されているのは、地域医療推進室です。このページは、予約に関する連絡先を確認するために引いています。

院内の引き継ぎで判断できない事項は、質問する内容を分けておくと連絡しやすくなります。書類の渡し先や当日の案内先は紹介先の窓口に、紹介状の診療内容や検査に関する医学的な判断は担当医などの専門家に確認します。事務担当者が不足している診療内容を推測して埋める進め方は取りません。

問い合わせを終えた後には、誰が回答を受け、どの案内を更新したかを院内の記録へ戻します。書類を準備する担当者にも回答が届く形にすると、患者さんへ伝える内容と、引き継ぎ記録の内容をそろえやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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