運転者台帳には何を集める？免許・適性診断・乗務歴と元資料の整理

要点

運転者ごとに記載事項をそろえた台帳と写真を用意し、所属営業所に備え置くことが基本です。引き継ぎでは、免許・診断・教育などの記録と元資料の所在を対応づけ、乗務歴の確認待ちは空欄と分けて残します。

公開：2026年11月4日／情報の確認日：2026年11月4日（出典はこの記事の最後）

この記事は、運送会社で運転者台帳を引き継ぐ事務担当者が、記載事項と免許・適性診断・教育・健康状態の元資料、乗務歴の確認待ちの残し方を公式資料で確かめるためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月4日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。制度や規約の内容は出典の公式ページで確かめ、個別の判断は専門家に確認してください。

1．台帳の対象と、記載事項を先に合わせる

確認日：2026年11月4日。

この記事は、貨物自動車運送事業輸送安全規則の「一般貨物自動車運送事業者等」に関する運転者等台帳を扱います。同規則では、運転者等ごとに台帳を作成し、その人が属する営業所に備え置くこととされています。台帳を引き継ぐ前に、自社で使っている様式の欄と、確認対象の記録を並べておくとよいです。

記載事項の確認には、令和８年６月１日更新の『一般貨物自動車運送事業等に係る法令試験条文集』に収録された条文を使います。作成番号・作成年月日と事業者名が記載事項です。本人の氏名・生年月日・住所、雇入れと選任の年月日も記載します。個人情報を入れた記入例を作るより、どの記録を参照するかを先にそろえます。

愛知県トラック協会の帳票ダウンロードページは、様式と記載方法を確認する入口として参照します。配布ファイルを社内で使う際も、欄の名前だけで必要な記録がそろったと扱わず、確認済みの内容と照らし合わせます。

2．免許・診断・教育は、元資料と照合する

免許情報として、運転免許証又は免許情報記録の番号と有効期限を確認します。あわせて、免許の年月日・種類と、付された条件を確認します。見る欄をまとめておくと、期限だけを見て他の欄を飛ばすことを避けやすくなります。

運転者には、規則に基づく指導の実施状況と適性診断の受診状況も記載事項に含まれます。記入担当が確認できた記録と、実施担当へ問い合わせている記録を分け、予定を確認済みの欄へ入れない運用にします。

健康状態については、規定に基づく健康診断個人票又は健康診断結果の通知の写しを添付することで足りるとされています。この添付方法の確認には、最終改正が令和８年６月26日の『貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について』を使います。受け取ったという記録と、添付したという記録を分ければ、担当交代の際に探す先が明らかになります。

写真は、台帳作成前６月以内に撮影した単独・上三分身・無帽・正面・無背景のものが規定されています。書類をそろえる際に、写真の確認も別の項目として残します。

事故を引き起こした場合の概要と、道路交通法に基づく通知を受けた場合の概要も、記載事項に含まれます。記載の要否や内容で迷うものは、元の記録と照らして担当者に確認します。

3．元の記録から保管先までをつなぐ表

次の表は、資料の所在を引き継ぐための記入例です。添付や保存に関する法令の説明は前後の節を参照し、この表の整理方法と分けて扱います。

元の記録	台帳とのつなぎ方	保管・確認の引き継ぎ
本人情報、雇入れ・選任の記録	対応する基本欄と突き合わせる	元資料の保管担当と所在を控える
免許に関する確認資料	記入内容を照合し、変更の有無を確認する	確認に用いた資料と更新担当を結びつける
診断の受診を確認できる資料	予定と確認済みを分けて整理する	受領待ちの資料と問い合わせ先を控える
教育の実施を確認できる記録	実施内容の記録と対応づける	実施担当と記録の保管先を残す
健康状態を確認する資料	添付する資料と受領状況を確認する	添付先と取扱担当を引き継ぐ
乗務歴を確認した記録	確認できた範囲と未確認部分を分ける	誰に何を確認中かを残す

保管先は「担当者が持っている」で終えず、後任が資料を特定できる名前で記録するとよいです。台帳と資料で表記が違うときは、同じ人の記録かを確認し、推測で結びつけないようにします。受領済みでも未照合なら、その状態を残します。

4．乗務歴は確認元と確認待ちを書き分ける

乗務歴を引き継ぐときは、聞き取りの内容、照合した記録、まだ確認していない部分を分けます。「経験あり」の短い記載だけでは、何を根拠に記入したのかが後任に伝わりません。確認した範囲と資料の所在を残すところまでを、事務の作業に含めるとよいです。

空欄には、未受領、受領後の照合待ち、担当者への確認待ちなど、今の状態を添えます。「記録がない」と「出来事がなかった」を同じ扱いにしないことが大切です。問い合わせへの返答を受けたら、元の記録を見ながら内容を直し、誰が確認したかも残します。

資料をそろえる作業と、運転への適性、配置、採用を決める作業は担当を分けます。引き継ぎ担当が行うのは、確認済みの情報を整理し、判断を要する点を関係者へ渡すところまでです。説明のための見本には、個人を特定する内容を入れません。

5．転任・退職の記載と、迷う点の確認先

転任・退職などにより運転者でなくなった場合は、直ちにその年月日と理由を台帳へ記載し、３年間保存する規定です。台帳を引き継ぐ際は、使用中のものと保存に移したものを分け、それぞれの置き場所と確認担当を残します。年数だけをメモするより、どの出来事に対応する保存かを記録しておくと見直しやすくなります。

事故の記録との対応づけは、解釈通達に、記録の写しの添付又は所定の内容と参照情報の記載による方法が示されています。個別の事故の扱いを事務担当だけで決めず、関係する記録と確認したい点をまとめます。

配布様式の記載方法については、愛知県トラック協会のページに問い合わせ先として適正化事業部が掲載されています。適用や記載範囲で迷う点は、営業所を管轄する窓口や専門家に確認します。相談時は、使用中の様式、確認済み資料の一覧、判断を待っている点をそろえるとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	使用中の様式と、確認対象の記載事項を照合したか
□	記入内容を確かめる元資料の所在を残したか
□	予定・受領済み・照合済みを分けたか
□	添付した資料と、その保管先を確認したか
□	乗務歴の確認元と未確認部分を分けたか
□	保存に移した台帳の理由・時点・置き場所を引き継いだか
□	判断が必要な点を、確認先とともに残したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月4日）

一般貨物自動車運送事業等に係る法令試験条文集（令和８年６月１日更新）：収録された輸送安全規則の運転者等台帳の対象・記載事項・写真・営業所への備置き・保存
各種帳票類ダウンロード（愛知県トラック協会）：様式・記載方法の事前確認、問い合わせ先
貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について（最終改正：令和８年６月26日）：健康状態の添付資料、事故の記録との対応づけ