個人情報の利用目的はどこに示す？取得前後の案内を確認する手順

要点

利用目的の案内は、受け取り方から確認します。本人から書面等で直接取得する場合、個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、利用目的を原則として取得前に明示する必要があるとされています。掲載先だけでなく、本人が内容を確認できる状態かを確かめます。

公開：2026年11月3日／情報の確認日：2026年11月3日（出典はこの記事の最後）

この記事は、お客さまなどの個人情報を受け取る小さな会社の担当者が、利用目的をいつ・どこで示すかを公式資料で確かめる流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月3日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．取得の方法から、案内の時期を確かめる

個人情報保護委員会の通則編（令和8年6月一部改正）は、利用目的をあらかじめ公表することが望ましく、未公表の場合は取得後速やかに本人へ通知するか、公表する必要があるとしています。一方、契約書などの書面や入力画面を通じて本人から直接取得する場合は、原則として取得前の明示が必要です。

通則編でいう明示は、利用目的を本人に明確に示し、内容を認識できる合理的かつ適切な方法で行うことです。

ここからは当社の整理です。

受付の流れを整理するときは、先に受け取って後で案内する予定になっていないか、受け取る担当者と掲載する担当者の間で確認します。案内を用意する予定日だけでなく、実際の受付を始める時点と照合することが、見落としを探す手がかりです。

書面の名称だけで分類せず、誰からどのように受け取るのかを書き出すと、確認する原文を探しやすくなります。取得前に見てもらう案内と、取得後に対応する案内は、事務の予定でも区別して扱うとよいです。

2．公表する場所と、本人へ知らせる方法を分ける

通則編では、公表は不特定多数が知ることのできる形で広く知らせることであり、事業の性質や取扱状況に応じた合理的かつ適切な方法が必要です。公表の例には、自社のホームページのトップページから1回程度の操作で到達できる場所への掲載が挙げられています。顧客が訪れると想定される店舗や事務所での掲示、パンフレットの備置き・配布も、公表の例です。

本人への通知は、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法で、本人に直接知らせることを指します。通知の例には、電子メールの送信や文書の郵送があります。

点検では、現在の案内の見出しや掲載先を共有し、相手が見る場所と担当者が確認する場所をそろえておきます。社内で保管する案内の版と、配布中の版を取り違えないよう、使用している資料を基準に確認を進める形です。

掲載先を控えるだけでなく、相手の立場からどこを見れば内容にたどり着けるかを確認すると、修正する箇所が具体的になります。

3．直接受け取る書面や画面は、見える位置まで確認する

通則編では、利用目的を明記した契約書などの書面を本人に手渡し、又は送付する方法が、明示の例として示されています。約款などに利用目的を記載する場合は、裏面に記載があると伝えるなど、本人が実際に確認できる場所や文字の大きさに留意することが望ましいとされています。

オンラインで取得する場合も、送信前などに利用目的が本人の目に留まる配置への留意が望ましいとされています。

紙と画面の案内を点検する際は、内容の有無に加えて、相手が目にする状態も見直します。担当者が保管する原稿と、実際に渡す書面や表示中の内容を並べれば、差し替え漏れを見つけやすくなります。確認用の資料は、社内の原稿だけで終えず、相手に提示するものを用意するとよいです。

4．担当・時点・用意するものを対応させる

案内の点検は、掲載担当者だけで進めるよりも、情報を受け取る担当者と、利用する業務の責任者が同じ資料を見ながら行う形が考えられます。以下は受付業務での確認作業の例です。

誰が	いつ	用意して確認するもの	残す記録
受付担当	受付の準備時	受け取り方の一覧、相手に渡す書面と表示内容	受け取る経路と使用中の案内
業務の責任者	案内内容の点検時	実際の利用内容、現在の説明との対応	説明と業務で食い違う箇所
掲載・配布担当	案内の反映時	公開する内容、配布する資料の確定版	反映先と確認した日
受付担当と責任者	点検の終了時	相手に示す状態の書面や画面	確認した人、判断を保留した点

表の担当は役割を示すもので、別々の人を置くことを想定したものではありません。兼務する場合も、何を点検した作業なのかを分けて記録すると、引き継ぐ人が経緯を追いやすくなります。

まず、受け取る経路を洗い出し、それぞれで使用している案内を集めます。次に、実際の使い道と説明の内容を並べ、食い違いを担当者間で共有します。記録には案内の保存先に加えて、誰がどの状態を確認したのかも残す形です。

差し替えの対象には、現在配布している紙の在庫や、他の担当者が保管する配布用のデータも含めて洗い出します。修正した担当者の手元だけで作業を終えず、受付で使用されているものとの対応を確かめるためです。

案内の修正と掲載先への反映は、作業を分けて扱うと追いやすくなります。修正原稿ができた段階と、相手に見える内容が変わった段階を区別し、保留した点には確認を引き受ける人を添えます。担当が変わった後も、説明内容と使用中の案内を照合できることを目指します。

5．案内を省けるか迷う場合は、事実をそろえて確認する

委員会の公式Q＆Aには、取得状況から利用目的が明らかな場合、例外的に明示が不要となるとの説明があります。ただし、新たなサービスの案内や提携先への提供などは、自明の利用目的に該当しない場合があるという注意も示されています。

個人情報保護法相談ダイヤルは、適法性・違法性の判断を求める相談には応じないと案内しています。

自社で案内を省略できるか、現在の表示で足りるかという個別の判断は専門家に確認します。相談用には、受け取る経路、使用中の案内、実際の使い道をそろえるとよいです。判断が必要な点と、単に掲載先への反映が済んでいない点を分けておけば、確認後に担当者が行う作業も把握しやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	情報を受け取る経路と、相手に示す案内を対応させたか
□	取得前後のどの時点で案内するか、原文と照合したか
□	掲載する場所と、本人へ直接知らせる方法を区別したか
□	相手が実際に見る書面や画面の状態を確認したか
□	実際の使い道と案内の内容に食い違いがないか確かめたか
□	確認した日・担当者・保留した点を記録したか
□	個別の判断が必要な点と、専門家への確認事項を整理したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、30分の無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月3日）

個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）：取得時の通知・公表と事前明示、公表先の例、本人に認識される方法。該当箇所は2-14・2-15・3-3-3・3-3-4。
申込書やホームページ上のユーザー入力画面で連絡先を記入させる場合の利用目的の明示（個人情報保護委員会のQ&A）：利用目的が明らかな場合の例外と、新たなサービスの案内等についての注意。
個人情報保護法相談ダイヤル：制度に関する質問の回答範囲、適法性・違法性の判断には応じない旨。