個人データの開示請求が会社に届いたら？受付から回答までの事務

1．受付時に押さえる対象と回答方法

確認日：2026年11月4日。

個人情報保護委員会の通則編は、令和８年６月一部改正と記載された版を参照しています。本人が開示を請求できる対象は、当該本人が識別される保有個人データです。開示方法は本人が請求した方法が原則で、その方法による開示に多額の費用を要するなど、対応が困難な場合は書面の交付によります。

事務では、求められた内容と受け取りたい方法を原文から拾い、責任者へ渡す材料にします。自社の受付案内と届いた内容を照合し、様式や連絡先の不足、確認が残る点を分けておくとよいです。本人確認の具体的な照合方法と開示可否の判断は扱わず、受付後の調査と回答の進行に焦点を当てます。

2．案件を登録し、調査先と担当を決める

ここからは当社の整理です。

受付記録には、受け取った日時、請求の原文の保管先、対象の情報、希望する回答方法、連絡先をまとめます。担当を決める際は、調査を取りまとめる人、各保管場所を探す人、回答を承認する人、送付する人の役割を明らかにします。兼務する場合も、どの工程まで終わったかを分けて残す形です。

以下は、進行を管理する表の例です。表の時点は社内作業の目安で、回答までの法定日数を示すものではありません。

調査依頼を送っただけで、その部署の作業を完了扱いにしないことが大切です。依頼先が内容を受け取り、誰が探すかを決めたところまで確認します。担当が不在のまま進まない案件は、取りまとめ担当が責任者へ戻せるようにしておきます。

3．調べた場所と未調査の場所を分けて回収する

公式Ｑ＆Ａでは、対象を特定するために本人へ情報の提示を求める際、特定に役立つ情報を提供するなど、本人の利便を考慮した措置が必要とされています。この特定の手続は、本人に請求範囲の一部への限定を義務付けたり、会社に範囲を限定させる権利を認めたりするものではありません。

依頼には、請求の原文と、社内で読み取った調査対象を対応させます。相手に尋ねたい事項は、社内でまだ探していない事項と分けておくと、質問と調査の順序を相談しやすくなります。

各部署からは、見つかった資料に加えて、調べた保管場所、使った検索条件、調査した人、調査した時点を回収します。資料が見つからなかった場所と、まだ調べていない場所を同じ空欄にしないことが要点です。検索しても見つからなかったという報告だけで、会社全体に対象の情報がないと結論付けず、調査範囲を責任者と照合します。

同じ情報が別の保管場所にもある場合は、どの資料を回答用に使うか分かるように整理します。請求との対応が不明な資料や、他の人の情報が混在する資料には確認事項を添え、回答に含める範囲を専門家に確認します。

4．回答資料と通知文をそろえて承認を受ける

通則編では、全部又は一部を開示しないと決定したとき、対象のデータが存在しないとき、又は本人が請求した方法による開示が困難なときは、遅滞なくその旨を本人に通知する必要があります。また、請求された措置の全部又は一部をとらない旨や、異なる措置をとる旨を通知する際は、理由を説明するよう努める必要があります。

承認者には、請求の各項目、調査結果、回答に使う資料、説明が必要な点を対応させて渡します。回答用の資料と社内の検討メモを分け、相手に渡す版を明らかにしておくとよいです。

開示の可否、情報が存在しないと回答できるか、方法を変更できるかは、原資料と上記の公式資料を示して専門家に確認します。事務担当者が忙しさや資料の量だけで回答範囲を決めず、確認された方針を文面へ反映する流れです。

承認後は、宛先、回答文、添付資料、渡し方をまとめて照合します。本文だけを確認して添付を差し替えると、承認した内容との対応が失われます。送る資料が変わった箇所は承認者へ戻し、送付用の控えをそろえます。

5．滞りを見つけ、送付結果まで追う

公式Ｑ＆Ａは、開示に求められる「遅滞なく」を、理由のない滞りを生じさせない趣旨としています。検索・集約などの作業を要する場合は、通常必要と考えられる作業期間も考慮し、合理的な期間内に開示するという説明です。

取りまとめ担当は、返答待ちの部署、未調査の保管場所、専門家への確認事項、回答案の承認待ちを区別します。社内で置いた予定は進行管理に使い、滞っている理由と次に動く担当を責任者へ共有するとよいです。

送付後は、送った回答文と資料の控え、送付日時、送付方法、送信結果や返送の有無を受付記録に結び付けます。追加の問い合わせは元の請求の記録に追記し、回答済みの項目と確認が続く項目を残します。

個人情報保護法相談ダイヤルは、制度に関する質問にガイドラインやＱ＆Ａ等を基に回答する窓口です。同窓口は、適法性・違法性の判断を求める相談には応じていません。制度の説明で迷う点と、個別案件について専門家に確認する点を分け、相談後の回答方針と修正箇所も残します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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