補助事業の中止・廃止を会社が決めたら？承認申請と記録を残す手順

1．会社の決定後は、事前承認の段取りを確認する

確認日：2026年11月4日。

ここでは、小規模事業者持続化補助金＜創業型＞を手続例とし、公式サイトが掲載する第1回公募以降の資料を使います。会社としてやめる方針を決めたら、決定の理由と希望する時期を、申請を担当する人に共有します。

公式サイトの「各種変更等」は、交付決定後の中止・廃止には、事前に補助金事務局の承認を得る必要があると案内しています。そのため、社内の決定日、申請を提出した日、承認を受けた日を混ぜずに記録する進め方が考えられます。この記事では、経営上やめるべきかという判断、返還額の計算、取引先との契約解除の可否は扱いません。

2．受付回と期限を照合し、入力の材料をそろえる

第1回受付締切分の「補助事業の手引き」に記載された事業実施期限は、2026年7月31日です。これは過去の回の期限です。第3回受付締切分では、補助事業を全部廃止する場合、2027年6月30日までに「補助事業の中止（廃止）申請書」（交付規程・様式第５）を提出するよう案内されています。参照した手引きの版は、2026年7月29日の第3版です。

過去の回の期限を自社に当てはめず、採択された回と手引きの対象を照合し、事前の相談や社内確認に使える時間を確保するとよいです。期限の延長などの扱いがあるかは、自社の案件ごとに事務局へ確かめます。

申請様式と保管期間の根拠には、2026年3月6日改定の交付規程を使います。この規程の第１５条は、中止または廃止しようとするとき、あらかじめ様式第５の申請書を補助金事務局に提出し、その承認を受けると定めています。

入力の説明には、「中止・廃止 Jグランツ申請入力手引き」の2025/12/05の版を参照します。この手引きでは、報告日には申請する日付を入力します。廃止の理由と廃止する時期も、入力項目として示されています。理由の文章は、何が変わり、どの取組を続けられなくなったのかを社内で確認しておくと、担当者の理解をそろえやすくなります。

3．下書き、提出、承認通知を別々に確かめる

入力手引きでは、対象事業の「提出可能な申請」から、「中止・廃止」の「申請する」ボタンへ進みます。一時保存した内容を直す際は、「作成済みの申請」に保存された「下書き中」のデータを編集します。編集する前に、社内で確認した内容と、画面で開いた内容が一致しているかを見ます。

入力手引きは、ステータスが「申請済み」になっていれば申請が完了しているとしています。提出後は、送った内容を担当者以外も確認できる形で保管します。

第3回向けの補助事業の手引きでは、補助金事務局が廃止の理由と内容等の妥当性を考慮して承認し、「中止（廃止）承認通知書」を通知するとしています。社内の管理欄は、提出したことと通知を受け取ったことを別の欄にして、受領した文書の内容を確認してから更新するとよいです。

同じ手引きは、事業廃止の承認を受けた場合、補助金の交付は行わないと案内しています。受け取る予定としていた資金の扱いは、会社の責任者と共有しておきます。

4．社内の担当と、残す記録を決める

ここからは当社の整理です。

担当者が申請から保管までを抱えると、外部から返事を待っているのか、社内の確認が止まっているのかが見えにくくなります。役割と記録を次のように分けておくと、後任者にも状況を伝えやすくなります。これは社内事務の分担案です。

問い合わせの記録には、質問した内容、答え、対応した人、連絡した日を残します。電話で得た説明は、聞き取った内容と会社側の解釈を分けて書くとよいです。認識が合っていない部分は、回答内容を整理して再度確認する項目にします。

社内で共有する一覧には、今の担当者と、返事や確認を待っている相手も記入します。提出前の草稿と提出した内容を区別し、受け取った通知から関連する書類へたどれる保管先にまとめます。

5．廃止後も帳簿を残し、個別の判断は確認する

保管期間の根拠となる交付規程第１１条は、廃止の承認を受けた場合も含め、帳簿と証拠書類を補助事業の完了の日が属する年度の終了後５年間保存すると定めています。通知を受け取った後は、社内の管理欄を更新し、関連書類を残す担当も決めます。保管期限の起点を曖昧にせず、経緯を確認できる状態を引き継ぎます。

公式の電話窓口の受付時間は9:00～12:00、13:00～17:00で、土日祝日と年末年始の休業日を除きます。連絡前に、自社に当てはまる資料と質問事項をまとめておくとよいです。どの手続きに当たるか、どの書類を追加で用意するかは事務局に照会し、契約・法律・税務の判断は専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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