新システムへ入らなかった例外データは誰の確認待ちで残すか

1．手作業で直したデータも確認の範囲に入れる

確認日：2026年11月4日

デジタル庁の公開ページは、「デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン解説書」を、標準ガイドラインを逐条的に解説する参考文書と位置付けています。解説書の「第３編第７章 設計・開発」の表紙の日付は、2026年（令和8年）6月12日です。解説書には、本ガイドラインの対象は政府情報システムである、と書かれています。

同じ章の「８. 移行の実施・管理」には、データを変換・移行した後は、移行後のデータだけでなく、例外データ等についても確認を行い、データの品質の確保を図る、という記載があります。 その解説では、移行手順やツールで移したデータに加え、他の関係者が手作業で投入・変更したデータも、整合性や正確性を確認する対象に含めています。また、複数の関係者が役割を分担して作業する場合などに、データの確認漏れがないよう配慮するとしています。

解説書の説明は、移行したデータと、手作業で投入・変更したデータの確認を対象にしています。この記事では、新システムへ投入できず確認待ちとして残すデータについて、確認の受け渡しを考えます。

2．確認待ちは、答えられる人に割り当てる

ここからは当社の整理です。

保留の担当は、答えてほしい内容から決めます。元の記録が正しいか、どの内容を採用するかという問いは、その業務を把握する担当者に渡す形です。移行先で受け付ける形式や、取り込み時の処理を調べる問いは、システムを管理する担当者や移行作業者に渡します。

窓口になる人は、回答を取りまとめ、次の確認へ回す役割を持ちます。問い合わせの送信者と、内容を判断する人を記録上で区別しておくと、引き継いだ人も連絡先をたどれます。「担当部署へ確認中」とだけ残すより、担当者名と、答えてほしい問いまで書く運用です。

原因の見当がつかない段階は、窓口が調査先を決めるまでを受け持ちます。詳しい人を推測して名前を置くのではなく、引き受けた人を記録する方が、確認の所在を明らかにできます。担当が替わる際は、引き継ぐ相手が受け取ったことも確かめます。

内容確認者と反映確認者を兼ねる運用も考えられます。その場合も、何の返答を待っているのかを分けて書くとよいです。「修正内容の了承待ち」と「移行先で使えるかの確認待ち」を区別しておくためです。

3．対象番号から反映確認までを同じ記録で追う

確認待ちの一覧は、元のデータへ戻れる形で作ります。備品の保管場所が食い違い、新しい管理表へ入れられなかった場面を、短い記入例にしています。

対象番号は、担当者間のやり取りでも共通で使います。表示名が似たデータを取り違えないよう、元の記録の所在も一緒に残す考え方です。新しい管理表で別の識別名が付いた場合は、移行前との対応を書き添えます。

保留理由は、画面の表示と担当者の見立てを分けます。表示された内容は加工せずに控え、調べて分かったことを追記する形です。理由を短くまとめる際も、推測した原因で元の記録を置き換えない運用にします。

次の確認予定は、返答を待ち続けないための目印です。相手と合意した予定を置き、回答が届かなかったときに誰が追うかも記録します。予定を変更した経緯は、保留理由と混ぜずに追えるとよいです。

4．修正の返答を、移行先での確認につなぐ

回答を受け取った窓口は、採用する内容と、その判断をした人を記録してから、移行作業者へ回します。問い合わせの履歴だけでは、どの返答を反映するのかが曖昧になるためです。未回答の問いは、回答済みの問いと分けて残します。

修正や再投入が済んだ段階では、反映確認者が移行先の対象を開き、決まった内容になっているかを見ます。移行作業者から受け取るのは、作業した対象、変えた内容、結果をたどる場所です。受入側では、その対象を業務で使う際に必要な内容まで確かめます。

保留を終える目印は、あらかじめ関係者でそろえておきます。内容の判断が済み、反映後の確認結果を残したところで完了にする運用です。再び取り込めなかったデータは、同じ対象番号で経緯を追い、今度は誰の何の返答を待つかを書き直します。

移行しないと決めた対象も、判断した人と理由を残します。失敗したという理由だけで元データや保留行を削除せず、対象から外す判断と、記録を消す作業を分けて扱う考え方です。保存先や削除の扱いは、社内で決めた管理方法に沿って確認します。

5．AIへの依頼は、保留理由と確認事項の下書きまでにする

AIを使う場合の担当範囲は、保留理由の整理と、確認する問いの下書きまでにとどめます。入力には、社内で扱いを確認した説明用の写しを使い、元データや移行先の表を直接更新させない運用です。個人や取引先を特定する情報を含める前に、その入力先へ渡せる範囲を確認します。

依頼文では、記録にある事実と、判断が要る問いを分けます。担当者の候補を出させる場合も、割当ては人が引き受けを確かめて決めます。情報が足りないところは、推測で補う対象から外します。

対象は説明用に置き換えた保留記録とする。
記録にある保留理由を、元の意味を変えずに短く整理する。
確定している事実と、人に確認する問いを分けて下書きする。
確認者の記載がない箇所は「未割当」とする。
元データの修正、削除、再投入、完了判定は行わない。

人が確認する中心は、原因の推測が事実として混ざっていないか、問いが答えられる形か、回答後の反映確認先まで決まっているかです。下書きを一覧へ採用した後も、回答の受領と完了の判断は担当者が行います。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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