勤怠の承認者が休みのとき、保留中の申請を引き継ぐ確認と記録

要点

保留中の申請は、社内で代理として定めた人に、対象の申請を承認できることを確認して引き継ぎます。代理が不明な場合の確認先は、社内の承認経路を管理する担当者です。事務担当者が独自に権限を付けず、申請の所在・回付先・返答・処理状況を記録し、連絡しただけで完了扱いにしない流れにします。

公開：2026年11月3日／情報の確認日：2026年11月3日（出典はこの記事の最後）

この記事は、勤怠の承認者が休みのときに保留中の申請を引き継ぐ小さな会社の事務担当者が、代理の確認と記録の残し方を整理するためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月3日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。制度や規約の内容は出典の公式ページで確かめ、個別の判断は専門家に確認してください。

1．休みの連絡を受けたら、申請の所在をそろえる

承認者の休みが分かったときは、まず保留中の申請を特定します。申請した人、対象の勤務日、申請内容、今どこで止まっているかをそろえ、社内で対応が必要な時期とともに確認先へ渡す準備です。打刻の修正と休暇の申請を、承認者が同じという理由だけでまとめて依頼しない整理にします。

近くにいる上司や、普段から勤怠に詳しい人を、その場で代理と決める運用は避けます。社内で定めた代理の連絡先と、承認経路を管理する担当者の連絡先を分けて持つとよいです。前者には対象申請の対応を、後者には代理の指定や設定の確認を依頼する役割分担です。

代理の連絡先が空欄の案件は、回付先を確認している状態として残します。休みの詳しい理由を引き継ぎ文に広げるより、誰への確認が必要で、返答後に誰が動くかを明確にする構成です。

2．代理への依頼は、対象の承認経路を確認してから

KING OF TIMEでは、申請項目ごとに承認経路を変えられます（確認日：2026-11-03）。同製品では、申請承認フローに登録されていない管理者は、その申請を閲覧・承認できません（確認日：2026-11-03）。

同じ階層に複数の承認者を登録している場合、そのうちの誰かが承認または棄却すると、その階層の処理は完了します（確認日：2026-11-03）。不在時の代理承認については、追加された代理承認者も未承認の申請を承認できると案内されています（確認日：2026-11-03）。ただし、新しく追加された承認者には、既に上がっている申請についてのメール通知はされません（確認日：2026-11-03）。

ここからは当社の整理です。確認の中心は、代理候補の肩書ではなく、今回の申請をその人へ回してよいという社内の確認と、対象申請の承認経路です。代理の指定を確認する人と、設定を確認・変更する人が別の場合も、返答の出所が分かるように記録します。

事務担当者は、代理が未登録の案件を設定の担当者へつなぐ役割にとどめます。引き継ぎを急ぐために独自に権限を付けたり、申請内容を書き換えて処理を通したりする手順にはしません。代理として対応する範囲、対応を始める時期、通常の担当者へ戻す際の確認先も、社内でそろえておくとよいです。

3．回付先と返答を、申請の記録につなげる

引き継ぎの記録は、申請の内容を写し直すためではなく、元の申請と確認先をたどるために残します。対象の申請を見つけられる情報と、その後の連絡の経過を並べる形です。

残す欄	架空の記入例	確かめること
対象の申請	従業員甲の退勤打刻の修正申請	元の申請を取り違えず開ける情報があるか
保留の所在	通常の承認担当者の確認待ち	どの段階で止まっているか
代理の確認先	承認経路を管理する担当者へ照会	誰の返答に基づいて回付先を決めたか
回付先と連絡	指定された代理へ確認を依頼	送付先と、連絡した日時を残したか
受領と対応予定	受領の返答あり、内容を確認中	受け取ったことと処理が終わったことを区別したか
処理後の記録	元の申請で状況を確認して追記	対応者、結果、残った確認先をたどれるか

相手から「見ます」と返答があった段階は、受領の記録です。承認の結果まで受け取ったように書かず、返答の内容と、その時点の申請の状態を並べます。代理への依頼文を別の人に転送した場合も、転送先だけを最終の回付先として上書きせず、経過を追記する残し方です。

確認に必要な時期を添える際は、社内の締めや後続作業を根拠にします。返答がない案件は、事前に決めた社内の連絡先へ相談し、誰が追って確認するかを残します。休んでいる本人へ連絡が集中しないよう、窓口をそろえる運用です。

4．引き継ぎ後は、受領と処理結果を別に確かめる

同製品の「私の承認待ち」では、自身に届いた承認待ちの申請を確認できます（確認日：2026-11-03）。「確定済み」には、承認経路に自身が含まれる申請のうち、最終承認者の承認が終わったもの、または棄却されたものが表示されます（確認日：2026-11-03）。処理済み申請の詳細では、承認経路に複数の承認者が設定されている場合の処理者を確認できます（確認日：2026-11-03）。管理者ごとに行った操作を一覧で確認する機能も案内されています（確認日：2026-11-03）。

ここからは当社の整理です。連絡を送った記録、相手が受け取った記録、元の申請で処理結果を確かめた記録を分けます。代理が対応したという返答を受けた後も、対象の申請と結果が合っているかを見てから、引き継ぎの一覧を更新する流れです。

通常の担当者が戻る際は、代理に回した申請、処理が終わった申請、保留が続く申請を渡します。引き継ぎを終える相手と、残件を持つ相手が分かる記録にし、一時的な設定の見直しは、設定の担当者へ確認する範囲として残すとよいです。

5．AIに渡すのは、確認済みの記録をまとめる下書きまで

AIを使う場合の依頼範囲は、人が確認した記録から、回付の依頼文と残件のメモを整えるところまでにします。代理を選ぶこと、権限を決めること、申請を承認することは、人が担う運用です。

渡す資料は、社内で使用を認めた範囲から必要な部分に絞り、氏名を置き換えた確認用の抜粋を使います。元の申請を直接変更する依頼は含めず、出力を原文と照合してから送る形にします。個々の休暇の可否や勤務の扱いなど、労務の判断はこの引き継ぎで決めず、専門家に確認する範囲です。

下書きを依頼する文は、次のように範囲を明示できます。

確認済みの引き継ぎ記録から、回付の依頼文を下書きする依頼です。
使う情報は、提示した記録だけです。
出力は、対象申請、確認済みの回付先、依頼内容、返答待ちの事項です。
資料にない代理の名前、権限、対応期限は補いません。
回付先が空欄のものは、確認先への照会文として分けます。
受領の返答を、承認完了という表現に変えません。
元の記録は変更せず、下書きと参照した箇所を対応させます。
送付と承認の操作は、人が確認して行う前提です。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	保留中の申請を特定し、止まっている段階を確認したか
□	社内で定めた代理と、その指定を確認する担当者を区別したか
□	対象の申請を代理が承認できることを、設定の担当者と確認したか
□	回付先、連絡した日時、返答の内容を申請の記録に結び付けたか
□	受領の返答と処理結果を分け、元の申請で状態を確認したか
□	残る申請の担当者と、通常の担当者へ戻す際の確認先を整理したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、30分の無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月3日）

ワークフロー（申請・承認）：申請項目ごとに承認経路を変えられること。
「申請承認フロー設定」の設定方法：承認経路に登録されていない管理者の制限。
申請承認フローの同階層に2名以上の管理者を設定する方法：同じ階層の承認者による処理の完了。
承認者の不在時に、代理の管理者が承認する方法：追加された代理承認者による未承認申請の処理。
新しく追加した承認者は、すでに申請されている未承認データを処理できますか？：既存の申請について、新しい承認者にはメール通知されないこと。
「申請承認」の操作方法：承認待ちの申請と確定済みの申請の区別。
承認 / 棄却済みの申請一覧を確認する方法：複数の承認者がいる場合の処理者の確認。
管理者権限機能：管理者ごとの操作を一覧で確認できること。