議事録のテンプレート｜決定事項・担当・期限・未定事項の分け方

要点

議事録は、会議情報、議論、決定事項と理由、未定事項を分け、決定に伴う作業に担当と期限を結び付ける形に整理します。未定事項には、決めるために足りない情報と、次に確認する人・時点を残します。読み返した人が、合意した内容と残っている問いを区別できる欄を用意することが中心です。

公開：2026年11月2日／情報の確認日：2026年11月2日（出典はこの記事の最後）

この記事は、会議の議事録に何を書くかを決めたい事務の担当者が、決定事項・担当・期限・未定事項の分け方と、記録の見本の欄をまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月2日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．発言を並べる前に、記録の目的を決める

この節は当社の整理です。この記事の例は説明のための架空の例です。実在の会社の話ではありません。

参照する「Charity meetings」は、英国のイングランドとウェールズの慈善団体向けの手引きです。同手引きは、議事録を会議で起きたことの逐語的な記録にする必要はないとしています。

ここでは、その考え方を日常の業務会議の欄づくりの参考として読み、日本企業の法定書式としては扱いません。法定の記載事項や保存の判断はこの記事の対象外とし、専門家に確認する事項として切り分けます。

欄を作る出発点は、「話された順番を残すこと」と「決まった内容を追えること」を区別することです。発言の長さと、決定の重要さは同じではありません。意見が多く出た議題にも、結論がまだ出ていないものがあります。反対に、短いやり取りで決まった内容でも、その後の作業を伴うことがあります。議題ごとに、結論の状態を見渡せる構成を考えます。

2．会議の情報と、議題ごとの欄を分ける

この節は当社の整理です。会議名、開催日時、場所、参加者、記録者は、会議全体に関する欄にまとめます。その下に、議題ごとの記録を置く構成です。日時は会議を特定する情報、作業の期限は実行を追う情報として分けます。

議題の記録は、次のように役割を分担させます。見本では備品の補充方法を話し合った場面を使っています。

欄	残す内容	記入の見本
議題	何を検討したか	備品の補充方法
議論の要約	比較した案と主な論点	都度補充する案と、定期確認する案を比較
決定事項	会議で合意した内容	定期確認する方式を試す
決定の理由	選んだ理由と判断の材料	補充忘れへの対応を優先したため
実行する作業	決定を受けて行うこと	確認対象の一覧を作成し、共有場所へ置く
担当・期限	作業を引き受けた人と完了の期日	備品担当者／会議で合意した期日を記入
未定事項	結論が出ていない問いと、不足する情報	補充量は保留。使用状況の確認が必要
次の確認	未定事項の確認担当と、再び扱う時点	確認担当者と、次に判断する会議を記入

欄の名前だけを増やすより、「この文章はどこに入るか」が読み手と書き手の間でそろうことを重視します。未定事項を決定事項の末尾に混ぜず、独立した欄で扱う形です。何も書かれていない欄には、該当がないのか、確認を終えていないのかも添えます。空欄の意味を推測させないための整理です。

3．提案を決定に変えず、理由を隣に残す

この節は当社の整理です。

「Decision-making for charity trustees」は、決定内容と、どのように決めたかを正確に記録するよう示しています。同手引きでは、重要な決定について、より詳しく記録するよう示しています。

これを欄づくりに生かす際は、「提案された内容」「比較した論点」「合意した内容」を別々に読み取れる文章にします。「検討した」「進める方向で話した」という表現から、決定したと読み替えない書き方です。

決定事項には、採用した内容を記します。その理由は、議論の要約に埋めず、決定事項の隣に置きます。後から読む人が、同じ結論を選んだ経緯までたどるための欄です。意見をすべて再現するより、判断の分かれ目になった論点を整理します。

重要さに応じて説明を厚くする際も、結論と理由を混ぜない形を保ちます。参照した資料は題名や版を添えて区別し、何を材料に判断したのかを残す整理です。結論が曖昧な箇所は記録者が補わず、議長や関係者に確認する対象として扱います。確認前の文章には、確定した記録と区別できる表示を添えるとよいです。

4．担当と期限は、決定を実行する作業に結ぶ

この節は当社の整理です。決定事項の文章と、実行する作業の文章を分けます。「方針を採用する」は決定であり、「案内を作る」「対象を確認する」は、その決定を受けて行う作業です。担当と期限は、実行する作業に結び付けます。

担当欄には、引き受けた人を特定できる名前や役割を記します。「関係者」「各自」という書き方より、誰に状況を確認するか分かる表記を考えます。共同で進める作業でも、取りまとめ役と協力する人を区別する形です。記録者が推測で担当を埋めず、会議で確認した内容を残します。

期限は、「早めに」「次回まで」といった表現を、その場で合意した期日へ置き換える整理です。期日が決まっていない作業は、期限の確認が必要な状態として記録します。未定の欄を埋めるために、記録者の都合で期日を設定しない扱いです。

未定事項にも、次の動きを付けます。何が足りないのか、誰が調べるのか、いつ再び判断するのかを残します。「保留」という結論だけで止めず、再検討に向けた確認作業を記す考え方です。

会議後の進み具合を追う場所と、会議で決めた内容を残す場所も区別します。作業の進捗を更新する際は、会議で合意した担当や期限を上書きせず、変更した内容と経緯がたどれる形を考えます。

5．会議ツールでも、欄の意味を先にそろえる

この節は当社の整理です。

Microsoft Teamsの会議メモでは、参加者や主催者が、タグ付けによって特定の人に議題やタスクを割り当てられます。

製品情報の確認日：2026-11-02

ツールの担当表示を使う際も、何を行う担当なのかを文章で残す構成にします。議題全体の担当と、決定を受けて作業する担当は、別の役割として整理する考え方です。

議題を並べる欄に、決定事項と未定事項を混在させないようにします。共同で書く場面では、記録者の補足と会議の合意を区別し、会議後に確認する担当も決めておくとよいです。共有する前に、提案が決定へ置き換わっていないか、未定の担当や期限が埋められていないかを読み直します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	会議名・開催日時・参加者など、会議を特定する情報を残したか
□	議論の要約、提案、決定事項、未定事項を分けたか
□	決定事項に、選んだ理由と判断の材料を添えたか
□	決定を受けて行う作業を具体的に書いたか
□	作業ごとに、合意した担当と期限を結び付けたか
□	未定事項に、不足する情報・確認担当・再び判断する時点を残したか
□	関係者への確認を終えた箇所と、確認中の箇所を区別したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、30分の無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月2日）

Charity meetings：英国のイングランドとウェールズの慈善団体向け。逐語記録でなくてよいという説明。ページの更新表示は2024-07-19
Decision-making for charity trustees：決定内容と決めた経緯の正確な記録、重要な決定を詳しく記録する考え方。同じ地域の慈善団体向け。ページの更新表示は2024-
Take meeting notes in Microsoft Teams：タグ付けによる議題・タスクの担当者への割り当て。取得本文では最終更新日の表示を確認できなかった